3 astuces pour structurer vos réponses à l'oral

Admissible à l’oral d’un concours ou d’un examen professionnel de la fonction publique, comment décrocher le précieux sésame ? Comment assurer face aux questions les plus exigeantes du jury ? Pour être certain de convaincre, voici 3 manières habiles mais essentielles de formuler vos réponses.

Avant de vous lancer…

Soyez convaincus que le jury de votre concours (fonction publique d’État, territoriale ou hospitalière) ou de votre examen professionnel est bienveillant. C’est une règle d’or. Son rôle n’est pas de vous piéger, mais bien de réussir à cerner le meilleur de vous-même, ce qui fera de vous la personne à recruter de toute urgence. Inutile d’interpréter les attitudes du jury. Il vous paraît froid et impassible ? Il s’agit ici de respect et la marque d’une volonté de ne pas vous déstabiliser afin de vous évaluer justement.

Quelles questions peut poser le jury ?

Le jury peut vous poser toutes les questions (cf. Réussir à répondre aux 7 types de questions posées aux oraux de concours de la fonction publique en 2021) qu’il estime nécessaires pour juger des compétences mais aussi de l’intelligence sociale du candidat en face de lui.

Le jour de l’oral, le jury n’attend pas seulement des réponses à des questions fermées où un oui ou un non suffit, il va vous posez des questions ouvertes. Par ce moyen, il ne cherche pas à savoir si vous avez un avis sur tout, ni réponse à tout, mais si vous avez les informations nécessaires pour vous forger une opinion.

Vous avez alors la possibilité de répondre que vous ne savez pas ou que la question vous surprend. Vous pouvez aussi, avec prudence, reformuler la question : « Je crois comprendre que vous me demandez si… ». Si vous vous cachez derrière une réponse scolaire en attendant que sonne le minuteur de fin d’épreuve, le jury le sentira et reviendra vers vous pour en savoir plus.

Enfin, soyons clair : un membre de jury verra dans sa journée 10 à 12 candidats pendant 30 minutes en moyenne. Il aura des moments de fatigue, parfois il posera des questions et parfois il sera plus en retrait.

Donc, prenez les devants, montrez votre intérêt pour la question et veillez à apporter une réponse construite, réfléchie avec de vrais éléments de réponse.

Le jury vous laissera alors vous exprimer sans essayer de vous coincer.

Bien sur, recourir à la technique « Tout d’abord…première idée, Ensuite…deuxième idée… ainsi …d’un point de vue, enfin… » est utile. Cette technique de réponse structurée se prête d’ailleurs très bien aux réponses aux questions de culture générale, d’actualité ou encore, de connaissance / technique en rapport avec vos compétences professionnelles (ex. « Les fonctionnaires sont tenus au secret professionnel mais dans quels cas doivent-ils s’en affranchir ? A quoi sert le référent déontologue ?... »). Il faut alors avoir le réflexe de prendre 3 ou 4 secondes de respiration pour structurer votre réponse.

Mais il existe d’autres façons pour apporter des réponses qui nécessitent une pensée complexe et qui se doivent d’être traduites en idées simples.

Astuce n°1 : Mettre en valeur votre expérience et faire la preuve que vous êtes un professionnel de qualité

La première méthode consiste à parler de votre expérience professionnelle ou personnelle pour répondre aux questions type « entretien d’embauche ».

Exemples de questions : Parlez-moi d’une situation compliquée que vous avez dû gérer et ce que vous en avez conclu ? Ou encore,…vous devez concevoir un plan d’évacuation d’urgence pour une crèche, comment procédez-vous ? Les vraies questions ici sont : savez-vous résoudre les problèmes ? Êtes-vous capable de chercher des solutions, d’être force de propositions ? Avez-vous de la ténacité, le sens du travail en équipe, de l’humilité ?...

Pour une réponse de qualité, utilisez les outils d’évaluation d’une démarche projet (type REX – retour d’expérience) en indiquant le contexte, les objectifs, les moyens et les résultats/apports…Vous aurez ainsi l’occasion de mettre en valeur vos savoir-faire, vos compétences, votre expérience et vos qualités (ex. capacité d’écoute, persévérance, franchise…).

Astuce n°2 : Structurer votre pensée en montrant au jury que votre vision n’est pas linéaire 

La deuxième astuce va vous permettre de répondre en traitant la question sous différents angles : politique, économique, social, écologique, éthique…

Par exemple : « Que pensez-vous des moyens mis en place dans la lutte contre l'intensification et l'extension du risque incendie ? ». Vous allez pouvoir commencer par indiquer le contexte (intensification actuelle des feux dans les zones à risques), puis le volet juridique (un arsenal juridique très complet, mais peu appliqué – cf. respect des obligations légales de débroussaillement - insuffisamment mises en œuvre) puis indiquer « je retiens… » (ex. la prévention reste faiblement développée), puis partager votre point de vue (ex. écologiquement, laisser faire la nature en forêt vs monoculture et les questions que cela suscite), et finir par indiquer, les mesures d’accompagnement (technologiques, de valorisation de la forêt…).

Cette astuce peut aussi être très utile en cas de question déstabilisante du genre « Vous vous croyez plus intelligent que les autres ? ». Ici, le jury vise à mesurer comment en tant que futur fonctionnaire, vous pourriez vous comporter face à l’imprévu. Ayez en tête que déstabiliser systématiquement les candidats n’est cependant pas une pratique ni souhaitable ni répandue. Mais pour le cas où cela arriverait, vous devrez alors essayer de jouer le jeu et de répondre structurant une réponse qui vous permettra de botter en touche avec élégance et respect : « Je crois que la notion d’intelligence fait beaucoup débat même chez les chercheurs… C’est un critère discuté et discutable. On en distingue neuf formes… Sincèrement, comment voulez-vous que je me fasse une conviction précise vis-à-vis de gens que je ne connais pas ?...Mais je ne me sens pas plus bête qu’un autre non plus. »

Astuce n°3 : Apporter une réponse d’analyse stratégique…qui sera une aide à la décision

La troisième astuce est d’utiliser un autre outil de la démarche projet, celui de l’analyse. En apportant une réponse type SWOT (strengths, weaknesses, opportunities, threats) ou FOFM, en français (forces, opportunités, faiblesses, menaces), vous allez prouver au jury que vous êtes capable d’analyser la situation, de poser un diagnostic et de construire un plan d’action opérationnel.

Cette dernière permettra de répondre à des questions comme celle-ci : « Que pensez-vous de la mise en place des 1607 heures dans les collectivités territoriales ? »  Ce qui est attendu ce n'est pas une simple opinion mais une analyse circonstanciée. Il convient de faire en un premier temps un point sur : les forces et les atouts, internes (ex. Durant la crise sanitaire liée à la COVID19, mise en œuvre de la continuité du service public et du principe d’adaptabilité : ouverture de centres de vaccination, harmonisation des pratiques…) puis les faiblesses, internes (ex. menace de perte d’un bien-être au travail), les opportunités (ex. mise en place possible d’une organisation plus « agile », progression possible dans certaines domaines : service à la personne, QVT (qualité de vie au travail)), les risques, externes (ex. mise en concurrence des collectivités territoriales, renforcement de la perte d’attractivité de la fonction publique, dans un contexte d’évolution faible de la rémunération, remise en cause de la libre administration des collectivités...).

A chaque idée avancée, vous devrez rester précis et concis bien sûr. Pour enfin, conclure en une phrase soit pour donner le bilan de l'analyse, et/ou présenter un plan d’action ou au moins, quelques propositions opérationnelles.

Astuce « Bonus » : Une fois l’attention du public captée, vous aurez alors la possibilité de l’obliger à tendre l’oreille pour une anecdote intéressante. Pour cela, employez des phrases courtes et rebondissez sur les mots ou appuyez longuement sur certaines syllabes pour insister sur l’importance de ce que vous dites.

Comment bien gérer son temps le jour J ?

Le jury attend que vous soyez capable de distinguer l'essentiel de l'accessoire, de ne pas vous perdre dans les détails, afin de bien gérer votre temps.

Maintenant que vous avez toutes ces astuces, préparez-vous avec des exercices.

Il est important de connaître la réalité de l’épreuve pour ne pas être surpris ou décontenancé le jour de l’oral.

Vous pouvez suivre une formation en communication orale. Des organismes proposent également des oraux fictifs (cf. Carrières Publiques :"entrainement à l'oral").  Mais vous pouvez aussi vous organiser des entraînements avec des amis ou d’autres préparants, en recourant à des enregistrements, avec ou sans webcam, pour observer votre comportement…

Dernier conseil : Faites le point régulièrement sur les progrès que vous avez réalisés. Cela participera à développer votre confiance en vous.

Bonne préparation !

Retrouvez toutes les préparations aux concours de la fonction publique de Carrières Publiques.