5 conseils clés à suivre lors des oraux de secrétaire administratif

A compter du mois d’avril 2020, commencent les épreuves des concours de secrétaire administratif (SA/SACN/SAEN - catégorie B). S’ils semblent être moins attractifs ces derniers temps, ils restent, toutefois, parmi les concours les plus populaires de la filière administrative de la fonction publique de l’État (FPE). Réussir les oraux ne s’improvise pas... pour mettre toutes les chances de votre côté, suivez ces recommandations.

1. Entamez l’oral comme un entretien de recrutement

L’épreuve orale d’admission consiste en un entretien avec le jury, à partir d’un texte court relatif à un sujet de société en rapport avec le rôle des administrations ou portant sur une politique publique comportant une ou deux questions auxquelles le candidat doit répondre, visant à apprécier les qualités personnelles du candidat, son potentiel, son comportement face à « une situation concrète », le cas échéant… « sous forme de mise en situation » (durée : 25 minutes, dont 10 minutes au plus d’exposé, précédée d’une préparation de 25 minutes ; coefficient 4).

Ayez en tête que vous vous présentez au concours externe de secrétaire administratif de classe normale (SA/SACN) car vous souhaitez devenir fonctionnaire, c’est-à-dire un professionnel au service du public. Un agent capable de répondre aux attentes des administrés mais aussi aux enjeux de modernisation de la fonction publique actuels (cf. programme « Action publique 2022 »). Pour ce faire, vous allez être mis en situation de travail.

Les épreuves orales doivent faire ressortir, pour les meilleurs candidats, des capacités de positionnement et de réflexion. Les membres de jury doivent, en effet, mettre la note la plus juste aux candidats et déceler ceux qui correspondent le mieux aux besoins des employeurs publics (ministères, préfectures, rectorat…). Se comporter en « candidat bachoteur », loin des réalités des services administratifs, étranger aux activités exercées dans la vie professionnelle par le secrétaire administratif, vous desservirait. Mais c’est une épreuve particulière avec une contrainte de temps, un formatage strict...

2. Travaillez vos réponses

Même si les concours administratifs sont en perte de vitesse selon le dernier rapport annuel de la fonction publique, le taux de présence aux oraux des concours de secrétaire administratif frôle souvent les 90%. Donc, pour arriver en candidat bien préparé, il faut savoir travailler de manière anticipée sur son attitude et le contenu des réponses. Pour réussir, ce qui compte, c’est de structurer, d’argumenter vos propos, et de prendre un recul critique.

Pour faire son choix, le jury va chercher à en savoir plus sur vous. Mieux vous connaître est un des points essentiels de cette phase du concours. Comment ? En posant des questions relatives à votre formation, votre expérience, ou encore votre motivation. Le jury pourra vous demander : « Pourquoi voulez-vous devenir fonctionnaire ? Avez-vous vu un film récent au cinéma ? Où vous voyez vous dans 5 ans ?... ». Des questions simples en apparence mais en apparence seulement. Ce qui compte ici, ce n’est pas de donner des réponses standardisées qu’il suffirait d’apprendre par cœur, ou pire inventées, mais des réponses sincères.

Par vos réponses, les membres du jury doivent pouvoir se faire une idée précise de votre personnalité : quel type de secrétaire administratif vous serez. Êtes-vous calme, curieux, moderne, quelqu’un qui peut facilement être déstabilisé… Aussi, il faut avoir bien réfléchi à certaines questions avant de se présenter.

Pour vous préparer, vous pouvez consulter aussi le site Internet de l’administration concernée et ses publications. Ils vous permettront, notamment, de cerner au mieux les missions d’un secrétaire administratif.

3. Organisez, en avance, votre programme de révision

Si l’improvisation et les situations non prévues sont aussi de mise lors de ce genre d’épreuves, baser sa prestation uniquement sur ce genre d’attitude ne vous permettra pas de faire la différence.
Votre expérience professionnelle et votre culture administrative constitueront un atout, mais vous devez également réviser, mettre à jour vos connaissances des politiques publiques ministérielles (ex. emploi et insertion des séniors, des jeunes, des personnes handicapées ; lutte contre la dépendance, contre les discriminations (ex. égalité hommes-femmes) ; la réforme territoriale de l’État…) et suivre l’actualité (législative, réglementaire, « politique »…).
Afin d’optimiser votre potentiel, prévoyez une bonne organisation (planning de révisions, soirées de répit…). Adopter une vie saine est aussi indispensable. Par exemple, accordez-vous une sieste pour accroître vos performances et pratiquez un sport. Course à pied, boxe, football, yoga… trouvez celui qui correspond à vos envies ! Avoir une activité physique régulière comporte de nombreux avantages : cela défoule, libère d’une certaine nervosité, améliore le sommeil et augmente l’attention le jour.

4. Entraînez-vous dans le temps imparti

Lors des dernières épreuves, bon nombre de jurys a retenu que l’entretien qui suivait l’exposé du candidat se décomposerait en :

• un entretien portant sur le parcours professionnel de l’intéressé, sur la base de la fiche individuelle de renseignement, afin de permettre notamment au jury d’approfondir tel ou tel point, d’apprécier les capacités, savoir-faire et savoir-être du candidat ;
• des interrogations au caractère très opérationnel permettant de mesurer la capacité de réflexion du candidat, par le biais d’une brève mise en situation.

Cet exposé, associé à la fiche de renseignement, est le catalyseur de la seconde partie de l'entretien constituée de questions sur le parcours professionnel du candidat. Par exemple (extraits du rapport SAEN 2019), un candidat ayant exercé en tant que contractuel en réseau d’éducation prioritaire ne peut méconnaitre cette politique publique ; un responsable de magasin se doit de pouvoir expliquer les bases du management.

Les principales faiblesses relevées lors des dernières sessions par les jurys, résident sur une absence de recul, de prise de hauteur et de curiosité intellectuelle.

Dans les réponses aux questions, vous devez, après avoir amené une réponse documentée, appuyée par quelques données chiffrées, savoir replacer cette question dans une vision plus large en l'articulant avec des politiques publiques. En faisant des réponses complètes, c’est-à-dire avec l’ensemble des informations utiles à votre destinataire, vous montrerez au jury, que lorsqu’une commande vous est faite, en (bon) professionnel que vous êtes, vous allez au bout.

S’agissant de la mise en situation, vous allez devoir faire preuve, dans un temps très restreint, de capacité d'analyse et de synthèse de la problématique contenue dans l'exposé, mais aussi prouver que vous savez aborder un problème sous une multiplicité d'angles (administration, agent, RH, financier, statutaire, hiérarchique, social, humain...). En étant capable d’exposer votre solution avec clarté, précision, en rappelant le cadre juridique, vous marquerez des points précieux.

Pour cela, préparez-vous avec des exercices. Connaître la réalité de l’épreuve, vous permettra de ne pas être surpris ou décontenancé le jour J. Les conditions matérielles ce jour-là seront le plus souvent rudimentaires et toujours moins confortables que celles que vous pourriez avoir à la maison : néanmoins, gardez à l’esprit que ces conditions sont les mêmes pour tous les candidats.

Vous pouvez faire appel à un coach avec qui vous vous sentirez rapidement en confiance, ou bien suivre une préparation et réaliser des simulations d’oral. Écoutez bien les conseils qui vous sont donnés au moment du débriefing en cherchant non pas à vous justifier mais à vous améliorer : vers une expression de qualité et claire, une écoute active, une bonne gestion de l’interactivité, etc.

5. Le jour J, en cas de question déstabilisante, gardez le sourire 

Le jury pourra aussi vous conduire à défendre votre solution, parfois en vous déstabilisant. D’une façon générale, ce type de questions joue consciemment ou non sur la provocation. Il faudra alors savoir s’en tirer avec le sourire. Le principe essentiel est de garder son self-control. Le jury est souverain, ne le braquez pas contre vous.

Dernier conseil : soignez la sortie, n’oubliez pas de remercier les personnes présentes avant de quitter la salle. En partant, le jury devra être convaincu que c’est vous, et pas un autre secrétaire administratif, qu’il doit choisir !