5 pièges à éviter lors de l’épreuve de cas pratique de secrétaire administratif

Les concours externes de secrétaire administratif (SA/SACN/SAEN - catégorie B -) sont parmi les concours les plus populaires de la filière administrative de la Fonction publique de l’État (FPE). Si le nombre de candidats admis augmente ces dernières années - 1 lauréat pour 14 candidats présents en 2016 (contre 1 reçu pour 25 en 2015) – réussir l’épreuve écrite de cas pratique ne s’improvise pas. Voici les principaux faux-pas à éviter pour mettre toutes les chances de votre côté.

1. Cas pratique : ni une dissertation ni un résumé de texte

L'épreuve écrite de cas pratique du concours externe de secrétaire administratif de classe normale (SA/SACN) est une des deux épreuves d’admissibilité avec l’épreuve de questions à réponse courte (durée 3 heures, coef. 3).

Ayez en tête que les correcteurs de l’épreuve du cas pratique ont une commande : mettre la note la plus juste aux copies et déceler par leur écrit, les candidats qui correspondent le mieux aux attentes et aux besoins des employeurs publics (ministères, préfectures…).

Pour ce faire, vous allez être mis en situation de travail. « A partir d'un dossier documentaire d’une vingtaine de pages remis (…) pouvant comporter des graphiques ainsi que des données chiffrées. Le dossier doit relever d'une problématique relative aux politiques publiques et comporter plusieurs questions précédées d'une présentation détaillée des attentes du jury ».

Le cas pratique n’est donc ni une dissertation, ni un résumé de texte, ni un exercice de style littéraire loin des réalités des services administratifs, étranger aux activités exercées dans la vie professionnelle par le secrétaire administratif, mais c’est une épreuve particulière avec une contrainte de temps, un formatage strict...

2. Se placer en situation professionnelle

Vous vous présentez au concours externe de secrétaire administratif de classe normale (SACN) car vous souhaitez devenir fonctionnaire, c’est-à-dire un professionnel au service du public. Un professionnel capable de répondre aux attentes des administrés mais aussi aux enjeux de modernisation de la fonction publique actuels (cf. programme Action publique 2022).

L’épreuve de cas pratique doit donc permettre aux correcteurs d’évaluer vos capacités à :

• vous mettre en situation professionnelle. Pour cela, le sujet fournit des indications de contexte (identification du destinataire et des préoccupations, attentes/mention de l’administration) qui doivent vous permettre de sélectionner de façon pertinente les informations valorisées et communiquées au destinataire et de respecter les exigences formelles de présentation de la note (timbre, mentions administratives, objet, références, destinataire…).
• proposer une réponse appropriée et adaptée à la commande. Chaque sujet commande d'informer son supérieur hiérarchique. Votre note doit être une aide à la décision, c’est-à-dire : un document d'information, à usage interne, devant permettre au destinataire/commanditaire de prendre rapidement et précisément connaissance des éléments essentiels d'un dossier ; un document de proposition pour l'action.  

3. Ne pas apporter des informations extérieures au dossier

Autre piège à éviter : l'épreuve n’a pas pour objectif de vérifier vos connaissances, mais votre aptitude à traiter une commande à l’aide d’un dossier documentaire. L'élaboration du cas pratique exige donc la maîtrise de la synthèse, la capacité à opérer un travail de regroupement et d'ordonnancement des informations utiles du dossier. Il s'agit de mettre en évidence les idées essentielles, de prouver votre capacité à faire œuvre de généralisation, d'abstraction. Il s'agit également, à partir d'un sujet et d'un dossier composé d'éléments hétérogènes et dispersés, d’analyser ces documents et de proposer des réponses appropriées.

Vous devez dégager un état des lieux à partir du dossier sans apporter de commentaires personnels, ni des informations extérieures.

Attention, cela ne signifie pas pour autant que vous êtes dispensé de réviser, de mettre à jour vos connaissances des politiques publiques ministérielles (ex. emploi et insertion des séniors, des jeunes, des personnes handicapées ; lutte contre la dépendance, contre les discriminations (ex. égalité hommes-femmes) ; la réforme territoriale de l’État …) et de suivre l’actualité (législative, réglementaire, « politique »…). Au contraire, votre expérience professionnelle et votre culture administrative constitueront un atout pour la bonne compréhension du dossier documentaire et du contexte de la commande.

4. Formalisme et structure

Ne pas respecter le formalisme de l’écrit posé par le cas pratique que cela soit la note (cf. supra), la lettre (en forme administrative ou en forme personnelle), le rapport, une fiche de synthèse (d’analyse, technique…)… est un autre « faux-pas » à éviter absolument.
Parmi les erreurs classiques que commettent bon nombre de candidats, les jurys trouvent également trop de (mauvaises) copies sans plan apparent.

Votre écrit doit respecter un plan structuré, c’est-à-dire proposer des parties avec des titres et sous-titres, des chapeaux introductifs, des sous-titres, mais également, une phrase de transition entre les grands titres. Chaque point compte. Pensez à numéroter les parties et à faire une conclusion (facultative dans le cadre d’une note mais obligatoire dans le cadre d’une lettre).

5. Gérer son temps et rendre un devoir fini

En présentant une copie achevée, c’est-à-dire complétement rédigée, et complète, c’est-à-dire avec l’ensemble des informations utiles à votre destinataire, vous montrerez à votre correcteur, que lorsqu’une commande vous est faite, en (bon) professionnel que vous êtes, vous allez au bout de la commande.

Pour y arriver, entraînez-vous en temps limité dans les conditions de l'épreuve.

Trois heures passent très vite. Au démarrage, lisez attentivement (10 minutes) la commande et repérez les éléments importants. Ensuite, faites une lecture rapide (10 minutes) qui facilite le repérage des informations essentielles, classer et hiérarchiser les documents en fonction des questions posées, identifier les informations visuelles mises en évidence dans chaque document. Inutile en revanche, de parcourir les documents dans le détail.

Puis, vient l’étape de la lecture détaillée (65 minutes). Ce travail sert à repérer les idées essentielles et à les classer en fonction de chaque question posée. La prise de notes est essentielle. Évitez de tomber dans le piège consistant à recopier des extraits de documents. Vous devez extraire les idées essentielles et les éléments de réponse aux questions posées. Pour passer le cap avec brio, vous devez savoir recourir à la reformulation.
S’engage en suivant l’étape la plus longue de rédaction de la réponse (90 minutes). Soignez votre expression écrite en respectant les codes d’usage et en utilisant un langage administratif. Rappelez-vous : vous devez proposer un écrit structuré, aéré (saut de lignes, retrait en début de paragraphe…), concis, clair. Astuce : Utilisez des mots connecteurs (ex. premièrement, ainsi, enfin…) afin de lui donner de la cohérence et de la fluidité.
Enfin, prévoyez du temps pour la relecture de votre copie (5 minutes). Fini ? Bravo. Un dernier survol pour éradiquer les dernières fautes d’orthographe qui se seraient glissées dans votre copie et vous pouvez la remettre aux surveillants, l’esprit léger.
Dernier piège à éviter : Ne signez jamais votre copie au risque d’être sanctionné pour rupture de l’anonymat et éliminé du concours.