Comité de pilotage, groupe de travail, conduite de réunion, des méthodes et techniques pour le chef de projet

La constitution d'instances de production d'idées, de travail et de validation est couramment proposée dans les épreuves avec propositions des concours administratifs et techniques. Connaître le rôle et la composition de ces différentes organisations est un atout pour démontrer de réelles capacités à la conduite de projets lors des épreuves écrites et orales. Le management en mode projet suppose la mise en oeuvre d'organisations transversales.  

LES ACTEURS D'UNE CONDUITE DE PROJET RÉUSSIE

1. Le comité de pilotage

Pour améliorer le suivi d'un projet et valider des choix stratégiques, il se constitue une équipe transversale au projet : le comité de pilotage. Ce groupe de travail chargé de veiller au bon fonctionnement d'un projet est une structure décisionnelle, et un relais de la volonté politique. Il va impulser la dynamique à l'ensemble des acteurs.

Il est généralement constitué d'un représentant d'un service, d'une direction, d'un secteur de compétence ou d'un métier impliqué dans le projet. On retrouvera fréquemment :

• si possible l'élu dirigeant la structure (maire/président), au moins lors de la réunion de démarrage ; 
• un élu référent porteur du projet ;
• le chef de projet qui joue, en général, le rôle de référent et d'animateur ;
• le directeur général des services ;
• le ou les directeurs des services concernés (techniques, urbanisme, éducation, etc.) ;
• les services à compétences particulières (communication, cabinet, juridique, marchés publics, hygiène et sécurité, finances, informatique, etc.).

Ce comité de pilotage va assurer, tout au long du projet, les choix stratégiques : la communication autour du projet, le lien avec les institutionnels, la validation des choix et les étapes essentielles, la surveillance du bon déroulement du projet, le travail préparatoire et la remontée d'information à l'assemblée délibérante. Il va également permettre l'identification des investissements nécessaires, la planification des dates clés du projet. Il produira aussi l'analyse des options proposées par le chef de projet et présentera la décision sur les orientations stratégiques.

2. Le comité de suivi

Après le lancement du projet, un comité de suivi et/ou d'évaluation peut être mis en place pour suivre l'adéquation des actions entreprises avec le programme retenu initialement.

Il a pour mission d'assurer le bon déroulement de la mise en oeuvre du projet, de définir les objectifs du chef de projet, de proposer et suivre les jalons et outils de reporting du projet, d'analyser les tableaux de bord, les indicateurs et de comparer les résultats obtenus avec les objectifs fixés et aussi de proposer les actions correctives nécessaires au respect du programme du projet arrêté par le comité de pilotage et l'assemblée délibérante (qualité, coûts, délais).

3. Les groupes de travail et le chef de projet

Comme toutes les actions d'une administration constituent des projets, une méthode pour les mener à bien est donc nécessaire. Il convient de voir, de juger pour agir mais aussi d'analyser, de planifier et de contrôler.

La gestion de projet est un art difficile dans lequel le chef de projet, responsable de l'animation des groupes de travail, doit agir au mieux en faisant preuve de créativité, de dynamisme, de diplomatie et de persévérance.

Les principales missions du chef de projet sont l'organisation, le pilotage et la coordination du projet. Un management transversal permettra de mettre en relation et en collaboration différentes compétences nécessaires à l'avancement de projets complexes.

Le bon déroulement du projet lui incombe ; il va donc composer les équipes projet qui seront constituées de représentants des différentes directions et entités, des acteurs extérieurs à l'administration ou la collectivité qu'il convient d'associer, et éventuellement d'experts ou d'assistants au maître d'ouvrage. Il va devoir faire travailler ensemble ces différents acteurs du projet au sein de groupes de travail et/ou d'équipes projet thématiques, en faisant preuve de réactivité, voire de pro-activité et d'autonomie. Ces groupes de travail vont se voir attribuer tel ou tel aspect/problématique du projet. Il va falloir, dans un premier temps, qu'ils apprennent à travailler ensemble pour atteindre les objectifs fixés. En effet, participer à un projet ouvre de nouveaux horizons aux contributeurs. Ainsi, dans le cadre d'un projet, le spécialiste va confronter son expertise, c'est-à-dire les normes, les règles, les points de vue et les contraintes de son métier à ceux des autres intervenants.

Le rôle du chef de projet sera de définir l'objectif/la problématique/la question à traiter par le groupe de travail. Il a pour rôle d'animer et de fédérer les membres de ces équipes projet pour produire un travail collaboratif générateur de compromis et de solutions.

Pour atteindre les objectifs confiés à l'équipe projet, le chef de projet pourra proposer différents outils de pilotage et de programmation tels que : plan de travail, organigramme d'organisation du projet, liste et affectation des tâches à effectuer, planning.

Il devra en outre s'appuyer sur des outils et savoir-faire méthodologiques tels que des tableaux de bord et de synthèse, des tableaux de suivi du projet (statistiques, indicateurs, avancement, consommation de crédits), des comptes ou revue de projet.

LA CONDUITE DE RÉUNION, UN OUTIL INDISPENSABLE POUR MENER À BIEN TOUT PROJET

La conduite de réunion fait partie des tâches courantes d'un chef de projet. Pour être efficace une réunion doit être préparée et conduite selon une méthodologie précise.

Avant chaque réunion, il convient de prévoir un ordre du jour (liste des points à aborder), préparer les documents à diffuser (compte rendu précédent, ordre du jour, calendrier prévisionnel avec disponibilités de chacun).
La réunion doit être préparée en amont : conditions matérielles, temps de la réunion, choix des participants, préparation du sujet (ordre du jour), convocation.
Son déroulement doit être sous contrôle du chef de projet : ouverture de la réunion (tour de table, présentation de l'ordre du jour), état d'avancement par rapport au calendrier, ajustement éventuel du calendrier, discussion et travail collaboratif.
Le rôle d'animateur s'avère donc essentiel : questionner, recadrer autour d'un thème, noter les points d'accord, faire participer l'ensemble du groupe, reformuler et surtout mettre fin aux débats et conclure en fixant le travail individuel de chaque participant à réaliser la prochaine réunion ou à diffuser dans un délai donné.

À la fin du projet, le comité de pilotage, le comité de suivi, les groupes de travail sont dissous et le directeur de projet retrouve ses attributions propres. 

En savoir plus http://www. iaat.org/telechargement/guide_methodo/guide_methodo_complet.pdf

http://www.dsi.cnrs.fr/conduite-projet/

http://www.cedip.equipement.gouv.fr/IMG/pdf/conduite_de_projet_cle54dffa.pdf