Concours de secrétaire administratif de classe normale : 10 conseils clés pour arriver bien préparé aux épreuves

Cas pratique, questions à réponse courte, les épreuves des deux concours - externe et interne - interministériels et déconcentrés de secrétaire administratif de classe normale de la fonction publique d’État demandent une bonne préparation. Comment optimiser vos révisions, gagner des points le jour J ? Et au final, convaincre le jury à l’oral ? 10 conseils clés pour être lauréat.

1. Le concours de secrétaire administratif de classe normale est-il un concours « difficile » ?

Il existe deux concours d’accès au grade de secrétaire administrative de classe normale (SAENE - externe et interne- catégorie B – fonction publique d’État - FPE) : le concours externe sur titres avec épreuves et le concours interne, ouvert aux fonctionnaires.

Ils sont, de plus en plus souvent, organisés de manière déconcentrée et interministérielle. Le ministère de l’Éducation nationale (Rectorat de l’académie) peut donc être chargé d’organiser les épreuves pour le compte du ministère de l’Économie, de l’Intérieur, de la Justice, des Affaires sociales... La réussite à ces concours donne accès à des postes relevant du ministère organisateur et des autres administrations participant à ce recrutement.

Avec 339 inscrits pour le concours externe de SAENE seulement en 2022 (contre 420 en 2021) sur l’académie de Dijon, l’attractivité du concours en région et au niveau national, est en forte baisse. Une diminution qui se constate également quand on compare le nombre de présents aux épreuves d’admissibilité. Le ratio est de 52,51% en 2022 contre 94,29% en 2021. Cela étant, seuls 31,46 % des présents (moins d’un candidat sur 3) ont été admissibles. Un taux de sélectivité qui ne laisse donc pas de place au hasard et à l’improvisation mais qui demande une excellente préparation personnelle.

2. Quelles sont les épreuves des concours de secrétaire administratif de classe normale ? 

Dans chaque concours, on retrouve des épreuves d'admissibilité :

• une épreuve de cas pratique avec une mise en situation à partir d'un dossier documentaire (de 20 pages maximum) pouvant comporter des graphiques ainsi que des données chiffrées. Le dossier doit relever d'une problématique relative aux politiques publiques et comporter plusieurs questions destinées à vous mettre en situation de travail (Durée : 3 heures, coef. 3) ;
• en externe, en plus de l’épreuve de cas pratique, une épreuve constituée d'une série de 6 à 9 questions à réponses courtes portant, au choix exprimé lors de votre inscription au concours, sur l'une des options suivantes : gestion des ressources humaines dans les organisations ; comptabilité et finances ; problèmes économiques et sociaux ; enjeux de la France contemporaine et l'Union européenne. Pour chaque option, le questionnaire à réponse courte (QRC) comporte des questions communes et des questions propres à l'option choisie (Durée : 3 heures, coef. 2).

Exemple de QRC - concours SAENE externe commun - 2023 : « En quoi les Jeux Olympiques et Paralympiques Paris 2024 se veulent « durables » ? Jeux Olympiques et Paralympiques Paris 2024 et égalité : qu’en pensez- vous ? À l’ère des Jeux Olympiques et Paralympiques Paris 2024, que pensez-vous de la devise de Pierre de Coubertin « Plus vite, plus haut, plus fort » ? »

L'épreuve d'admission consiste en un entretien avec le jury visant à apprécier votre personnalité, vos aptitudes ainsi que votre motivation.

En externe, l’entretien avec le jury se fait à partir d'un texte court relatif à un sujet de société en rapport avec le rôle des administrations ou portant sur une politique publique comportant une ou deux questions auxquelles vous devez répondre, visant à apprécier vos qualités personnelles, votre potentiel, votre comportement face à une situation concrète, le cas échéant sous forme de mise en situation (Préparation : 25 minutes ; Durée : 25 minutes dont 10 minutes au plus d'exposé, coef. 4), et en interne, à reconnaître les acquis de votre expérience professionnelle. Au cours de l’entretien vous pouvez être interrogé sur des questions relatives aux connaissances administratives propres à l'administration, la collectivité ou l'établissement dans lequel vous assurez vos fonctions (Durée : 25 minutes, dont 10 minutes au plus d'exposé, coef. 4).

3. RAEP, fiche individuelle de renseignement, de quoi parle t-on ? Quels sont les points de vigilance ?

Pour l’épreuve d’entretien au concours interne, le jury dispose du dossier que vous aurez constitué en vue de la reconnaissance des acquis de l'expérience professionnelle (RAEP).

Pour que l’élaboration de cette « introspection professionnelle » donne l’impression au jury d’un dossier solide et convaincant, il est important de faire des efforts de structuration, de dégager compétences/savoir-faire et connaissances, et de démontrer de manière sincère, que vous avez été force de propositions dans vos différentes expériences ou activités extra-professionnelles (associations…).

Pour les candidats admissibles en externe, une fiche individuelle de renseignement au service gestionnaire du concours devra être adressée à une date fixée par le service et avant le début des épreuves d'admission. Le jury dispose de cette fiche de renseignement pour la conduite de l'entretien qui suit l'exposé. Cette fiche ayant vocation à éclairer le jury sur votre parcours, les expériences dans la fonction publique sont un passage à valoriser mais aussi toutes activités permettant de mettre en valeur vos compétences, savoir être et savoir-faire.

4. Quel plan de charge de révisions vous préparer ? Pourquoi faut-il anticiper ?

A chaque épreuve de ces concours, le jury cherche à savoir si le candidat a des connaissances et s’est déjà projeté vers ses futures fonctions.

Il est donc vivement conseiller de préparer, bien en amont de la publication de la liste des admissibles, les attendus de l’oral en suivant de près l’actualité, en lisant les documents relatifs aux missions des secrétaires administratifs, et… concours interministériel oblige, en faisant preuve de curiosité à l’égard des autres administrations et ministères ouvrant des postes, préfecture et différents services de rattachement.

5. Comment optimiser votre temps de préparation ?

Pour mettre toutes les chances de votre côté, il faut compter une bonne année scolaire de préparation.

Au préalable, prenez connaissance des documents remis par l’organisateur au moment de l’inscription : règlement, calendrier, lieu, déroulement mais aussi le programme des épreuves. Il est également indispensable de lire les rapports établis pour les concours des années précédentes par le jury. Cela vous permettra de comprendre les exigences et les attentes des membres de jury, aussi bien pour les épreuves écrites ou orales, et donc, notamment de savoir si vous avez les connaissances nécessaires ou si des efforts de remise à niveau dans une ou plusieurs matière(s) sont à produire.

Pour compléter, il est bon d’aller chercher sur Internet : les annales, les ouvrages et les contenus détaillés des matières au programme ou encore la bibliographie. Histoire d’acquérir, grâce à la lecture des ouvrages recommandés, une « culture maison », toujours très appréciée à l’écrit, comme à l’oral.

Puis, il faut vous entraîner. Encore et encore. S’approprier les outils pédagogiques, la méthodologie de rédaction du cas pratique, construire un plan adapté… par exemple, sont des points de passage obligés qui permettent de prendre confiance. Même si les débuts peuvent faire peur, tant la logique intellectuelle peut paraître éloignée de vos habitudes, il faut garder le cap et vous rappeler que les règles méthodologiques ont fait la preuve de leur efficacité par le passé.

6. Quels ingrédients sont utiles pour ne pas baisser les bras en cours de route ?

Pour maintenir votre équilibre et ne pas chuter avant la ligne d’arrivée, la première clé indispensable est de bien connaître vos motivations.

Ensuite, soufflez ! Si prévoir des soirées ou des week-ends dédiés à la lecture et à l’entraînement « grandeur nature » est indispensable, il est important de garder un rythme de vie sain : vous offrir des plages de détente pour sortir, faire du sport, etc.

7.  Comment rester mobilisé ?

Et si vous craignez qu’une préparation solo ne risque de vous saper le moral, faire appel à un organisme peut être salvateur. Le jury encourage d’ailleurs cette solution en rappelant que «  S’engager dans un concours ne se résume pas à se présenter à une épreuve, il s'agit aussi et surtout de s'y préparer : lecture (…) des exemples de sujets, réalisation d’exercices « blancs », etc. » (source : rapport de jury SA classe normale externe 2022). 

Une formation à distance peut être une option avantageuse. A la clé : des conseils, une écoute, et bien sur, une méthodologie, des cours, des devoirs à la maison, à votre rythme, avec des corrections personnalisées.

Le fait est que les candidats ayant suivi une préparation au concours détiennent plus d’outils pour parfaire leur admission et obtenir l’inscription sur liste d’aptitude dès la première tentative. 

8. A l’écrit, comment gagner des points facilement ? 

Le jour J des épreuves écrites et, notamment, celle de la rédaction du cas pratique est arrivé.

C’est une épreuve professionnelle qui s'appuie sur un dossier documentaire traitant généralement des politiques publiques. Vous allez donc devoir convaincre que vous savez répondre à plusieurs questions ou rédiger une fiche ou encore écrire un courriel : soignez le fond et la forme.

S’agissant de l’épreuve de QRC, les meilleurs candidats sont ceux qui savent présenter et développer leurs connaissances et proposer une analyse pertinente en s’appuyant sur une rédaction fluide, aérée. En revanche, les copies les plus faibles s’appuient sur des expériences personnelles plutôt que de valoriser des connaissances générant des réponses pauvres et vagues dans leur contenu.

Les correcteurs requièrent des postulants une prestation écrite claire, structurée qui dégage un esprit de synthèse et qui fait preuve de facultés d’analyses basiques.

Autre erreur à ne pas commettre : se contenter d’un « copier/coller » dans les réponses.  Rédhibitoire. Les membres du jury attendent de vous que vous exprimiez un regard sur l’actualité du thème.

Il est pour le moins attendu d’un cadre de la catégorie B, une orthographe et une grammaire d'un bon niveau avec un document concis et lisible qui réponde aux attentes institutionnelles. Veillez à terminer l’épreuve pour disposer de quelques minutes pour la relecture. C’est indispensable pour vérifier l’orthographe mais aussi l’aspect de la copie.

Un bon test : si vous relisez votre copie avec plaisir, si vous estimez que la structure du devoir est équilibrée, vous pouvez alors supposer qu'il en sera de même pour le correcteur.

Par ailleurs, il faut avoir à l'esprit que les correcteurs se mettent à la place des recruteurs, et qu'en tant que tels, les membres du jury sont à la recherche de collaborateurs pour leurs services, capables d'occuper des fonctions d'expertises ou parfois d'encadrement intermédiaire. Ainsi, en externe, les correcteurs valorisent la référence au corpus juridique et règlementaire. « La construction d’une note autour d’un texte juridique dénote une bonne compréhension d’une administration se fondant sur des textes à portée législative ou réglementaire » (cf. rapport SIEC 2021). Une faculté qui trouvera naturellement à s’appliquer dans les missions confiées à un SAENE.

9. A l’oral, comment persuader le jury que vous êtes le meilleur ?

Lors de l’oral d'admission, globalement, l’objectif poursuivi est le même que vous passiez le concours interne ou externe : cerner votre motivation et apprécier votre aptitude à exercer les missions dévolues à un secrétaire administratif de classe normale.

Par exemple, les membres du jury sont en droit d’attendre d’un futur lauréat qui affirme vouloir devenir gestionnaire d’établissements publics locaux d'enseignement, des connaissances en matière de comptabilité budgétaire et financière. 

10. En externe, maturité et opérationnalité, clés de réussite de votre oral ! 

S’agissant du concours externe, il est logique pour le jury que votre expérience soit plus académique que professionnelle. Pour autant, il est attendu que vous fassiez preuve d’un minimum de maturité et d’opérationnalité dans votre réflexion et vos réponses.

Vous vous devez en conséquence, de présenter un projet professionnel réfléchi et construit s’appuyant sur une connaissance des fonctions exercées par les secrétaires administratifs dans le cadre du ministère souhaité.

Enfin ultime conseil : il n’y a pas de modèle idéal que les membres de jury pourront prendre comme référence. Mais les lauréats sont ceux qui auront su mettre en avant leur motivation, avec des qualités personnelles fortes et plus particulièrement : de la curiosité réelle pour l'organisation des systèmes administratifs et les réformes en cours.

Retrouvez les Préparations au concours de secrétaire administratif de Carrières Publiques.

Bonne chance !