De la secrétaire à l'assistant(e)

Vous souhaitez intégrer la fonction publique. Les métiers relatifs à la gestion administrative vous intéressent. Ils ont connu de profonds changements ces dernières décennies imputables, pour une grande majorité d'entre eux, à l'introduction des nouvelles technologies.

Jean-Paul Cadet, chercheur au Cereq, vous présente les évolutions majeures de ces métiers. Il a participé en 2006 aux travaux d'élaboration du RIME (Répertoire interministériel des métiers) qui ont permis d'appréhender la réalité des fonctions de secrétaire et d'assistant(e) aujourd'hui au sein de la fonction publique d'État. La rédaction des fiches métiers de secrétaire et d'assistant(e) de direction s'est faite avec la participation de représentants des ministères et d'organisations syndicales.  

Comment les secrétaires de la fonction publique ont-elles réagi à l'omniprésence de l'ordinateur depuis les années 80 ?

Jean-Paul Cadet : L'outil informatique a enrichi leurs activités et ne les a pas remplacées comme elles auraient pu le craindre un temps. Là où elles assuraient entièrement hier la mise en forme des documents, elles aident aujourd'hui les uns et les autres à utiliser à bon escient les outils bureautiques. Elles ont acquis un rôle d'assistance technique au service des équipes.  

Y a-t-il d'autres déplacements de responsabilités ou de compétences ?

Jean-Paul Cadet : Les secrétaires sont devenues plus polyvalentes et ont diversifié leurs fonctions. Dans certains services, elles prennent une part plus grande à la gestion et au suivi du budget, ailleurs, à l'instruction des dossiers ou la gestion de conventions entre organismes publics. Et cela est encore plus vraie pour les assistant(e)s de direction (catégorie B) que pour les secrétaires (catégorie C).

Comment ont évolué pour leur part les missions des assistant(e)s de direction ?

Jean-Paul Cadet : Ces dernières, qui ont pour mission d'assister un responsable dans l'organisation quotidienne de son travail, sont de plus en plus impliquées dans l'organisation même du service. Cela se traduit par le fait que les assistant(e)s ont une très bonne connaissance des missions du service et de son fonctionnement. La connaissance de l'environnement professionnel l'amène à traiter des dossiers techniques ou à suivre des échanges très pointus. 

Va-t-on vers une spécialisation de ces fonctions ?

Jean-Paul Cadet : Pas encore pour les emplois de catégorie C, mais effectivement pour les emplois de catégorie B. Les assistant(e)s administratifs sont désormais plus spécialisés, comme par exemple le gestionnaire des ressources humaines ou le gestionnaire financier et comptable au sein des universités. En reconnaissant la spécificité de ces métiers, le but est de reconnaître les qualifications nécessaires pour les exercer et d'accroître leur attractivité. Outre une mission « gestionnaire » bien plus importante, les missions se sont complexifiées du fait de l'utilisation d'outils spécifiques ou de connaissances juridiques pointues.

Comment évoluent en nombre les fonctions de secrétaires et d'assistant(e)s de direction ?

Jean-Paul Cadet : Il y a d'une manière générale une tendance à la diminution des emplois de secrétaires et à l'augmentation des emplois d'assistant(e)s de direction. Il n'y a cependant pas une connexion parfaite entre le grade et les missions. Les emplois de secrétaires et d'assistant(e)s sont aussi construits en fonction de la personne qui les occupe. Il y a des secrétaires de catégorie C qui peuvent occuper les missions d'un assistant(e) de direction à part entière..  

Propos recueillis par Barbara Pasquier

À consulter dans le répertoire interministériel des métiers : http://www.fonction-publique.gouv.fr/IMG/Fiches_emplois_reference_domaines_fonctionnels.pdf Secrétaire : p. 404 Assistant de direction : p. 406 Assistant administratif : p. 410