Épreuve sur dossier avec propositions : comment formuler des solutions opérationnelles ?

Lors de l’épreuve sur dossier (note ou rapport) assorti de propositions opérationnelles, comment dégager un plan d’action pertinent ? Comment adopter la meilleure stratégie ? Comment être efficace en 3 ou 4 heures ? Quels sont les secrets de ceux qui obtiennent au moins 15/20 ?  6 Conseils clés sur ce « classique » des épreuves écrites des concours de la fonction publique.

Conseil n°1 : Ayez en tête que vous devez répondre à une commande professionnelle

L’épreuve de note ou de rapport technique assorti(e) de propositions opérationnelles est une épreuve phare de l’admissibilité des concours (externe, interne ou troisième voie) de la fonction publique, notamment de la fonction publique territoriale, comme, par exemple, ceux de technicien territorial principal (catégorie B – filière technique – FPT) ou d’attaché territorial (catégorie A – filière administrative – FPT).

L’épreuve vise à évaluer vos capacités d’analyse, de diagnostic, d’organisation méthodique des informations nécessaires à la rédaction, dans un temps limité, d’un document (rapport) synthétique. Concrètement, il s'agit en 3 ou 4 heures, de rendre, de façon claire et concise, une note informationnelle - 5/6 pages suffisent – avec des solutions pertinentes, stratégiques contenant des axes, des moyens, un calendrier de déploiement, etc.

Pour réussir l’épreuve, vous devez d’une part, être en capacité de repérer les informations essentielles, de les synthétiser de manière à informer un destinataire n’ayant pas connaissance du dossier ; d’autre part, de mobiliser vos connaissances des missions, compétences et moyens d’action des collectivités territoriales en vous projetant en tant que futur fonctionnaire.

La partie « propositions » va donc servir au jury à vérifier que vous savez valoriser des informations du dossier, comme par exemple : des expériences éclairantes conduites par différents établissements et collectivités territoriales, mobiliser vos connaissances et donc que vous serez capables une fois en poste, au final, d’assurer sur le terrain, par exemple, la direction des travaux, le contrôle des chantiers, d’exercer des missions d’études, de participer à l’élaboration de projets, de programmation ou encore d’être un bon manager.

Conseil n°2 : Vous devez démontrer vos capacités d’analyse du dossier : définir un cadre, poser un diagnostic

Quel que soit le concours, pour réussir cette épreuve avant de pouvoir faire des propositions opérationnelles, vous allez devoir présenter la situation posée par le sujet.

La note ou le rapport avec propositions comporte donc, systématiquement, une première partie, rédigée à l’aide exclusivement des éléments du dossier, qui informe le destinataire - directeur général de services, des services techniques, maire, président d’EPCI… par exemple, pour ce qui concerne les concours de la Territoriale - sur les problématiques essentielles du sujet en lien avec l’actualité territoriale et la spécialité de votre concours.

Dans cette première partie, vous allez faire ressortir l’analyse que vous faites du cas posé. Pour cela, vous allez définir le cadre du sujet avant de poser un diagnostic. Typiquement, dans le cadre ou le contexte, vous allez définir le sujet si cela n’a pas été fait en introduction, présenter les enjeux globaux (environnementaux, économiques…), les contraintes sociales et financières, le contexte juridique éventuellement, et très souvent, les objectifs des politiques publiques (ex. feuille de route gouvernementale).

Ensuite, vous allez réaliser un diagnostic de la situation. Autrement dit, vous allez faire un état des lieux, présenter les leviers, les bonnes pratiques si le dossier les présente, et les écueils, les difficultés, les points de vigilance éventuels.

Conseil n° 3 : Intégrez que la deuxième partie de votre écrit est un véritable plan d'action

Viens maintenant, le temps de rédiger les propositions. Les solutions opérationnelles ne sont pas une sous partie. Pour viser une excellente note à l’épreuve, le destinataire de votre écrit a des besoins ; il attend donc des propositions, un plan d’action, dans toute la deuxième partie.

Il faut donc vous demandez si le cas posé vous appelle à faire des propositions ciblées ou un véritable plan d’action global. Par exemple, le cas posé par le sujet de la note peut vous conduire à proposer un plan de communication, c’est-à-dire un livrable très précis ; mais il peut aussi vous être demandé un plan d’action global avec alors des objectifs. Très souvent, il s’agira de mettre en place (en œuvre) une réforme. Vous avez à décrire un dispositif nouveau ou une réforme et votre destinataire vous demande de le décliner au niveau global.

Dans la deuxième hypothèse, vous êtes plus libre dans ce que vous allez apporter comme éléments à votre destinataire. Le sujet vous impose donc de sortir de votre « zone de confort », de la note classique où le candidat présente un dispositif, les cas dans lesquels il s’applique. Il oblige également à sortir de la règle de la note de synthèse où aucune information sauf celles issues du dossier ne doit être donnée.

Le plan d’action doit être argumenté et comporter des recommandations (avantages, inconvénients, conditions de réussite). Il vous faut envisager tous les aspects : juridiques, sociétaux, environnementaux, économiques, financiers, managériaux… y compris les principes déontologiques relatifs au service public (intérêt général) et la maîtrise des notions de planifications.

Rassurez-vous, il n’y a pas de piège. Dans cette partie, les idées à présenter sont toujours les mêmes : d’une part, la stratégie ; d’autre part, la mise en œuvre « opérationnelle » des mesures proposées.

Conseil n°4 : Utilisez la méthodologie de projet pour gagner des points 

S’agissant de la stratégie, le jury s’attend à ce que vous indiquiez les objectifs attendus, que vous prévoyez le pilotage, l’organisation du projet, ses conditions de réussite (ex. mobilisation de certains acteurs …).

Au quotidien, un fonctionnaire titulaire de catégorie B ou A, est force de propositions. Il est un conseiller, une aide à la décision des autorités (élus...). Dans ce cadre, pour être bon, il est nécessaire de connaître bien évidemment, la méthodologie de projet. En l’appliquant dès le concours, vous serez déjà plus efficace, une fois en poste. 

Quant à la mise en œuvre opérationnelle, votre destinataire doit pouvoir prendre connaissance des principaux axes que vous proposez, des moyens (humains, budgétaires…) dont vous avez besoin, du calendrier (dans les grandes lignes) envisagé. Et n’oubliez pas de prévoir une évaluation des actions. Il faut vous donc mentionner les outils, les indicateurs d’évaluation.

Conseil n°5 : Liez diagnostic et propositions, votre copie sera meilleure

En respectant tous les conseils précités, vous vous assurez la moyenne. Mais il s’agit d’un concours. Il faut aussi être tactique et astucieux !

Si viser une copie parfaite est impossible, vous pouvez envisager de rendre la meilleure copie. Pour cela, veillez à lier les éléments d’analyse (première partie) à vos propositions. Cela paraît évident mais il arrive que les correcteurs ne voient pas toujours le rapport entre les points de vigilance, les bonnes pratiques et les propositions faites par le candidat. 

Travaillez le lien entre le diagnostic et le plan d’action. Celui-ci ne doit pas arriver comme un cheveu sur la soupe. Une bonne transition entre la première et votre seconde partie vous facilitera le travail.

Chaque point compte. Le rapport ou la note avec propositions est un document synthétique qui doit être parfaitement compréhensible.

Dans cette épreuve, on ne vise pas l’exhaustivité, on vise l’efficacité ! Pensez à hiérarchiser vos arguments. En mettant en avant, les idées importantes, des mots clés, des principes (d’adaptabilité, de continuité de service public…), vous allez vous distinguer des autres copies.

Par exemple, en mettant en avant en première partie des points de vigilance, puis en seconde partie, des indicateurs d’évaluation prenant en compte ces points, votre rapport se transformera en véritable document à caractère stratégique

Conseil n°6 : Sur la forme, soignez les intitulés, le style et l’en-tête

Côté rédaction, il faut soigner les intitulés, être concis et précis. Les membres du jury déplorent trop fréquemment un manque de titres qualifiants ou de structuration.

Le correcteur sera sensible à la forme de votre écrit. La lecture de votre rapport doit être facile : les titres et sous-titres doivent être en quelque sorte la synthèse de la note, aérez la présentation, utilisez un vocabulaire précis et simple mais évitez le style télégraphique. Pensez également aux phrases de transition.

Derniers rappels : la note ou le rapport doit adopter un formalisme précis et reprendre les informations que vous trouvez en première page du sujet dans la commande et la liste signalétique des documents au dossier (cf. la note de cadrage du concours que vous préparez). Il se formalise par une entrée en matière, une reformulation du sujet, la présentation de la problématique dans son contexte et l’annonce de plan. Le plan doit être matérialisé et découpé en sous-parties et paragraphes (type I. A. 1. et 2 / B….).

En 3 ou 4 heures d’épreuve, vous n’aurez pas le temps de rédiger au brouillon. Donc rédigez directement sur la copie vos propositions. Seule exception : l’introduction. L’accroche, les premières phrases de votre copie doivent en effet, être préparées soigneusement.

Et pour finir… prévoyez 5 minutes pour vous relire.

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