Épreuve sur dossier : comment bien exploiter le dossier documentaire ?

Lors de l’épreuve sur dossier, le jury attend de vous que vous sélectionnez les informations essentielles des documents joints, que vous les organisiez dans un plan clair et structuré, que vous les qualifiez, les illustriez et enfin, que vous rédigiez un devoir abouti. Comment être efficace en 3 ou 4 heures ? Un des points clés est de savoir utiliser de manière optimale les documents du dossier…Voici 8 conseils pour décrocher une bonne note.

Avant de commencer…

1. Ayez en tête que votre copie doit contenir uniquement des informations essentielles

Lors de l’épreuve sur dossier – et ce, quelle que soit l’appellation de votre copie – note de synthèse, note administrative, rapport – des concours (externe, interne, de 3e voie ou examen professionnel – de catégorie A, B : concours d'attaché territorial, d'administration hospitalière ou de l'éducation nationale, ingénieur, inspecteur des finances publiques, technicien ou rédacteur territorial...) de la fonction publique (État, territoriale, hospitalière), vous allez être noté sur vos capacités à :

• analyser un dossier soulevant, le plus souvent, un problème (d’organisation ou de gestion) ;
• restituer les informations données les documents en appliquant une méthodologie.

L’épreuve sur dossier se veut une épreuve plus démocratique que la dissertation, faisant moins directement appel à votre culture générale ou vos connaissances personnelles. Ce n’est ni une dissertation, ni un résumé où vous organisez les informations en fonction de votre propre plan, ni un cas pratique. 

Elle repose sur le principe que votre écrit est censé avoir une visée opérationnelle et professionnelle. Il s’agit donc de produire un texte clair de 4 à 5 pages maximum, structuré, à partir d'un dossier documentaire pouvant contenir entre dix et quarante pages (soit une dizaine de documents au maximum), avec un plan, qui répond à une demande précise, formulée dans le sujet. 

Tout dans votre écrit doit être utile. Par exemple, pour l’épreuve de note rédigée « exclusivement à l’aide des documents joints » selon l’expression consacrée, aucun élément extérieur au dossier ne doit figurer dans votre devoir. Il faut se limiter aux faits, aux informations qui sont dans le dossier. 

2. Les documents du dossier sont une ressource pour votre prise de notes

Savoir s’appuyer sur le dossier documentaire est donc fondamental pour réussir cette épreuve. Après avoir parcouru et lu ce dernier, il va vous falloir sélectionner les informations essentielles contenues dans les documents qui constituent le dossier. A l’intérieur, vous allez trouver des textes juridiques, des résumés d’actions publiques en cours ou déjà réalisées…Vous allez donc devoir lire les documents pour trouver les points importants, et prendre des notes. 

Prendre des notes, cela veut dire :

• d’une part, saisir l’information (en surlignant, annotant le dossier) pour ne pas la perdre ;
• d’autre part, la traiter efficacement, autrement dit l’approfondir, la qualifier, la ranger à sa place, y réfléchir sur un brouillon, la présenter correctement. 

Vous l’avez donc compris, avant même de commencer la lecture des documents fournis dans le dossier, il faut savoir ce que l’on cherche. 

Dans ce type d’épreuve, le sujet est souvent assez vaste, il reprend le contexte national et/ou international, les enjeux, les causes et les conséquences, les perspectives, mais aussi les risques que le sujet génère. Et face à ces risques, en général, une action publique va être présentée. 

Prenez le temps avant de commencer de réfléchir à l’objectif de votre copie. 

Bien entamer l’exploitation le dossier documentaire

3. Utilisez les techniques de lecture rapide 

Ce travail effectué, commencez la lecture du dossier. En règle générale, l’ordre de lecture est celui du dossier. Seule exception, si le dossier contient des articles juridiques (loi, de règlement, décret ou arrêté, ou bien encore une circulaire). Laissez-les de côté, dans un premier temps. Repérez s’il y a un article au sujet de ces textes, qui sera plus pédagogique et priorisez-le. 

En 3 ou 4 heures, difficile de tout lire dans le détail. Pour être efficace, utilisez les techniques de lecture rapide. Faites attention aux titres, qui présentent l’essentiel. Lisez bien aussi les débuts de paragraphe. 

Réussir à utiliser de manière optimale les documents 

Ensuite, vous allez commencer à vous attarder sur les éléments qui répondent aux questions que l’on se pose lorsque l’on fait une note de synthèse ou un rapport. C’est-à-dire : quel est le phénomène ? Ses causes ? Ses conséquences ? Quelle(s) action(s) a/ont été mise(s) en place par les pouvoirs publics ?...

4. Exploitez les documents qui vont vous aider à structurer votre argumentation

Attardez vous alors sur les documents qui vont présenter des facteurs explicatifs (sociaux, environnementaux,…) par exemple. Ces éléments vont vous aider à développer votre raisonnement et structurer votre argumentation. C’est précieux. 

En revanche, oubliez les séries de chiffres. Souvent les chiffres clés vont figurer dans les titres des documents. Ne vous attardez pas non plus sur les exemples redondants. Il est important d’en citer un ou deux dans votre note. Inutile de lire les autres.

Surlignez les éléments qui vous intéressent et notez-les dans la marge par exemple (ex. contexte, facteur explicatif, conséquences, définitions, enjeux, risques, pistes pour les surmonter, exemple d’action…). Les éléments, avec leurs mots clés, morceaux de partie, idées, vont nourrir le plan que vous avez construit au brouillon. C’est pour cela qu’il est essentiel de structurer au maximum votre plan (type : deux parties I & II, sous parties I A I B II A II B ,…). Soyez toujours rationnel.

Choisissez bien vos mots et mettez en forme vos idées issues du dossier. Ne détaillez pas, vous n’avez pas le temps. 

5. Utilisez chaque document au moins une fois? 

Aujourd’hui dans les concours de la fonction publique, exit les dossiers avec des « documents piège ». Pour apporter de la plus-value à votre écrit, vous avez intérêt à utiliser tous les documents au moins une fois. Même si un des documents peut vous paraitre anecdotique, il contient certainement une information utile : un chiffre, une illustration d’action publique réalisée. Servez-vous-en. 

6. Soyez précis dans la reprise des éléments contenus dans les documents juridiques 

Exploiter les documents juridiques (lois, décrets, circulaires, etc.) du dossier est certainement ce qu’il y a de plus difficile dans l’épreuve sur dossier. Veillez à reprendre le vocabulaire qui est dans le support documentaire. Ce ne sera pas de la paraphrase mais de la précision. Dans le juridique, un mot est un mot. Il a rarement un synonyme.

Par ailleurs, soyez précis. Par exemple, un fonctionnaire est un agent public, mais tout agent public n’est pas forcément fonctionnaire (il peut être contractuel). Vous devez y être attentif.  

Sur la forme, il n’est pas question de recopier des articles en intégralité mais, de bien retenir les notions clés figurant dans le texte et de les indiquer à votre destinataire. S’il y a de nombreux éléments (ex. critères d’attribution d’un dispositif ; des exceptions nombreuses), et qu’il est difficile de les citer tous, l’idée n’est pas de les tronquer mais, soit de les regrouper, soit de citer les plus importants. Dans ce dernier cas, vous devez le signifier expressément à votre lecteur. 

Sur la forme … 

7. Ne citez pas les documents?figurant dans le dossier  

Dans un rapport, une note administrative ou une note de synthèse (sauf pour le concours de greffier), le dossier est la matière première de votre copie ; les rédacteurs ont choisi les documents qui vont vous servir à structurer votre devoir, mais les documents ne sont pas à citer (ex. article de presse, …), les pages du dossier non plus (ex. page xx du dossier). Le lecteur de la note ne doit pas avoir le numéro des documents (ex. cf doc n°x). 

Il faut savoir prendre le contenu des documents et faire « comme si » le dossier n’existait plus. C’est pour cela que votre note ne doit pas être allusive. Concrètement, si un rapport de la Cour des comptes critique la gestion de tel ou tel dispositif, vous devez non pas écrire « comme indiqué dans un rapport récent », mais « comme indiqué par la Cour des comptes dans son rapport du XX XX 2021»…

Seule exception, lorsque le dossier comporte un document pédagogique (ex. Guide de l’encadrante et de l’encadrant dans la fonction publique) qui peut servir à la réalisation d’un guide interne pour contribuer à un plan d’actions (RH par exemple). Il sera alors utile de le citer dans votre écrit.

8. Citez les auteurs avec parcimonie  

Il ne faut pas citer toutes les sources sauf si l’avis est différent des pouvoirs publics, comme peut l’être par exemple, le point de vue des organisations syndicales. Dans ce cas, vous devez mentionner l’auteur ou les auteurs. Autre exception, si un dispositif fait débat, ne rentrez pas dans le débat, synthétisez-le et citez alors votre source (ex. « l’association représentant des consommateurs xx indique / critique / craint / reproche… »). Enfin, si un auteur va dans le sens du constat porté sur un phénomène, vous pouvez le citer (ex. « La Cour des comptes soutient l'idée de mettre en place des dispositifs de mise en réserve financière... »). 

Et si vous maximisiez vos chances d’être lauréat ?!

Des travaux dirigés ou encore une formation intensive, par exemple, vous offrira l’opportunité d’acquérir une méthode qui a fait ses preuves. Sous forme d’entraînements, ces préparations spécifiques proposent un suivi rapproché.

En bonus, elles vous permettront de demander des conseils en direct aux intervenants (ex. « A quoi doit servir le brouillon ? Comment construire un plan contentant des actions opérationnelles ?...»).

Bonne préparation avec Carrières Publiques !