« Étudiant cherche stage dans l'administration... désespérément ! » Ce qu'il faut savoir avant de postuler

Depuis dix ans, la hausse du chômage ou encore la professionnalisation des universités font que le stage est devenu une étape essentielle dans le parcours de formation des étudiants.

 Pour permettre son développement de façon bénéfique à la fois pour les jeunes et pour les employeurs, tous les acteurs, dont l'État, ont décidé en 2006, d'en sécuriser la pratique en rédigeant la « charte des stages étudiants en entreprise »[1]. Après avoir mis en place cet été la rétribution des étudiants universitaires accueillis en stage dans ses administrations[2], harmonisant ses pratiques sur celles du secteur privé[3], le gouvernement recommande, par une circulaire du 4 novembre 2009[4], aux collectivités territoriales et à leurs établissements publics de suivre son exemple.

Un rappel nécessaire : une circulaire est un texte à valeur hiérarchique interne qui dicte à une administration donnée la manière d'appliquer un texte législatif (une loi) ou réglementaire (décret ou arrêté). L'administration concernée a donc l'obligation d'appliquer le texte, comme pour tout ordre reçu de sa hiérarchie.  

La circulaire du 4 novembre 2009 s'adresse aux préfets afin qu'ils « sensibilisent » les collectivités territoriales (commune, conseil général, conseil régional) et leurs établissements « publics non industriels et commerciaux » (CCAS : centre communal d'action sociale, SDIS : services départementaux d'incendie et de secours...) à respecter la « charte des stages étudiants en entreprise » du 26 avril 2006. Elle n'a donc pas force obligatoire. Un maire, par exemple, pourrait faire écarter l'application de ce texte, notamment en justice, s'il l'estime non conforme au droit. Mais ce dernier permet de rappeler aux employeurs territoriaux, les principes à respecter en matière d'accueil de stagiaires.  

Des recommandations de bonnes pratiques

Le stage se définit généralement comme une période de courte durée qui a pour objet de parfaire une formation, par l'acquisition d'une expérience pratique en milieu professionnel... Si en droit, le stage ne peut se résumer à sa brièveté ou encore à son objectif pédagogique, il doit donc se définir par rapport au public concerné : élèves, étudiants ou personnes en formation professionnelle dans le cadre de leur cursus scolaire ou d'une formation initiale ou continue.  

Les recommandations de la circulaire du 4 novembre 2009 ne concernent que les stages dits « obligatoires » (c'est-à-dire ceux qui s'inscrivent dans un processus de scolarité ou de formation). En effet, l'État a reconnu le principe selon lequel le stage est « associé à un parcours de formation » [5].  

En outre, les étudiants accueillis sont ceux qui, « dans le cadre d'un cursus universitaire », ont à effectuer des stages aux fins de compléter leur formation. Plus précisément, les stages mis en place devront avoir pour objet principal « la familiarisation avec le milieu professionnel ». Cela signifie que les personnes ayant achevé leur formation universitaire n'ont pas vocation à être accueillies. De même, un stage ne peut être conclu pour un remplacement provisoire ou pour un emploi saisonnier ou permanent ou encore pour un surcroît d'activité.  

Convention et attestation de stage non obligatoires mais vivement recommandées

Le stage en collectivité ou en établissement public territorial ne donne pas lieu à un contrat de travail, contrairement à une formation en alternance. D'un point de vue juridique, il y a donc deux possibilités selon qu'il s'agisse d'un stage non conventionné ou d'un stage conventionné :

• le stage non conventionné est le fruit de l'initiative de l'étudiant (hors cursus scolaire obligatoire), et ce dernier doit souscrire une assurance individuelle ;
• dans le cadre d'un stage conventionné, le stagiaire reste sous le statut scolaire ou étudiant (avec maintien du bénéfice de sa couverture sociale spécifique pour les risques maladie - maternité ou accident du travail - accident de trajet).  

Dans ce dernier cas, si l'étudiant est en stage dans les administrations et les établissements publics de l'État, pour être valable le stage doit obligatoirement, depuis le décret du 21 juillet 2009, donner lieu à la signature d'une convention. Mais cette obligation ne concerne pas les collectivités ou établissements territoriaux. En pratique, cependant, même sans formalisme réel, la pratique de la convention est répandue car elle offre bon nombre d'avantages à chacune des parties (collectivité ou établissement territorial d'accueil, établissement d'enseignement et étudiant).  

Tout d'abord, la convention va permettre de définir posément, avant le début de stage, les principales conditions de déroulement de celui-ci.  

S'agissant des rubriques du contrat, on y trouvera par exemple :

• l'objet ou la définition des activités confiées au stagiaire en fonction des objectifs de formation. Cerner la mission du stagiaire en amont, permettra par exemple à l'étudiant, d'indiquer qu'il ne veut pas faire un « stage photocopie » ; seront ainsi évitées des tâches qui ne correspondent pas à sa mission... Le cas échéant, celui-ci serait en droit de les refuser sans être considéré comme fautif ;
• le cadre dans lequel se déroule le stage (nature de la formation, dispositif juridique, etc.) ;
• les dates et la durée du stage ;
• le nom de la personne chargée du suivi du stagiaire et son rôle ;
• le statut auquel est soumis l'étudiant pendant le stage pratique (notamment le fait de savoir comment est assurée la protection en matière d'accidents de travail) ;
• les conditions d'accueil (horaires, remboursements...) ;
• les engagements particuliers de l'administration d'accueil et ceux du stagiaire (confidentialité, exploitation des résultats, propriété des créations éventuelles, etc.)
• les modalités d'évaluation du stage.  

A noter que pour optimiser le bon déroulement des stages, nombreuses sont les collectivités qui ont mis en place des procédures :

• envoi d'une lettre de motivation indiquant période et service de stage souhaités + CV obligatoires ;
• soumission du début de stage à la condition que la convention soit signée par l'établissement d'enseignement et l'administration.  

Des délais entre le dépôt de la demande et la date de début de stage (de six semaines généralement) sont souvent également prévus, de façon à ce que les services disposent du temps nécessaire pour répondre sur leurs capacités d'accueil en fonction des dates demandées.  

Enfin, lorsqu'un étudiant réalise un stage, le ministère rappelle qu'il est bon de lui délivrer une attestation récapitulant les principales activités confiées. Cela permet de valider l'expérience de l'étudiant et peut lui être également utile lors de ses recherches d'emploi.  

Un tuteur, des conditions d'accueil et de stage personnalisées, gages d'un stage de qualité

La durée moyenne des stages, dans le cycle supérieur, est d'environ quatre mois voire six mois. Généralement, la durée maximale est égale à l'année scolaire. Afin de prévenir tout abus, les textes prévoient, s'agissant du stage conventionné en entreprise, qu'il doit être limité à six mois (renouvellement compris) sauf s'il s'inscrit dans un cursus pédagogique. Dans ce contexte, la circulaire recommande une durée de stage « raisonnable » (inférieure à six mois) sauf cas exceptionnels.  

Un responsable de stage garant de son bon déroulement

Afin de garantir au stagiaire un stage de qualité, les employeurs auraient tout intérêt à désigner de façon systématique un responsable de stage ou une équipe tutoriale et ce, lors de l'arrivée du stagiaire dans la structure. Pour convaincre à défaut de contraindre, le ministère soutient que la présence d'un encadrement permet de « guider » l'étudiant, de « favoriser son intégration dans le service », de « l'aider dans l'acquisition des compétences nécessaires » et d'évaluer la qualité du travail effectué.  

Des moyens mis à disposition

Ensuite, s'agissant des conditions d'accueil : celles-ci doivent offrir au stagiaire les moyens matériels (ordinateur, téléphone, accès à internet, documentation, archives, médias, accès aux locaux, etc.) nécessaires à l'accomplissement de sa mission et au bon déroulement de son stage, « dans le respect des restrictions particulières découlant des règles de confidentialité et de discrétion professionnelle ».  

Un stage qui doit être probant

Enfin, le stage doit être pour l'étudiant l'occasion de démontrer ses capacités à s'adapter à la vie professionnelle. Mais, afin de ne pas pénaliser certains stagiaires, le ministère préconise que les horaires prennent en compte leur situation personnelle (domicile, situation familiale, activités bénévoles ou salariées exercées par ailleurs, etc.).  

La mairie de Paris - qui déclare accueillir 3 000 stagiaires chaque année - n'a pas attendu la publication de la circulaire pour s'engager. Ainsi, sur son site internet[6], elle dit se donner les moyens pour entre autres :

• accueillir convenablement chaque stagiaire en lui donnant le temps nécessaire et les moyens matériels de rédiger son rapport de stage ;
• veiller à l'objectif pédagogique pour chaque stage ;
• accueillir les étudiants étrangers dans les mêmes conditions que les étudiants français ;
• proposer des aménagements horaires aux étudiants salariés ;
• favoriser un accès égal à toutes les filières de l'enseignement supérieur...  

Indemnisations et gratifications suggérées, non imposées

Côté rémunération, la collectivité ou l'établissement territorial ne sont pas obligés de rétribuer le stagiaire. En effet, depuis la loi n° 2006-396 du 31 mars 2006 relative à « l'égalité des chances » et ses décrets d'application, l'encadrement juridique des gratifications accordées aux stagiaires « en entreprise » a changé. La loi impose donc aux employeurs privés de prévoir une gratification dès lors que le stage dépasse une durée de trois mois[7]. Dans ce cas, cette gratification mensuelle est octroyée à partir du premier mois de stage. Cependant, les collectivités et les établissements territoriaux, sous réserve de l'appréciation des juges, ne sont pas concernés par ces textes car la loi et le règlement visent explicitement les « entreprises » (au sens économique).  

Une liberté laissée aux employeurs territoriaux

Toutefois, en dehors du contexte de cette loi, pour aider les jeunes à s'insérer dans la vie active, une gratification peut tout à fait être accordée par l'organe délibérant (conseil municipal, conseil général...), en vertu du principe de libre administration des collectivités territoriales.    

Une indemnité de stage et non un salaire

Sur le montant à allouer : il faut savoir qu'au-delà de 12,5 % du plafond horaire de la Sécurité sociale (soit environ 400 euros/mois sur la base de 35 heures/semaine), les indemnités de stages sont considérées comme des rémunérations (salaires) et donc soumises à des cotisations sociales. Afin d'éviter le risque que le juge requalifie la « gratification » en salaire, en cas de litige, la circulaire préconise que le montant de la gratification n'excède pas le montant précité. Et, à l'instar de ce qui est prévu depuis juillet dernier pour les stagiaires de l'État, le ministère invite les collectivités à réserver cette gratification aux stagiaires passant plus de deux mois dans la même collectivité ou établissement.  

Des défraiements possibles

Par ailleurs, les collectivités et établissements peuvent accorder aux stagiaires, et ce, quelles que soient la nature et la durée du stage, un défraiement pour les frais engagés à l'occasion du stage et prendre en charge les frais de déplacements ou de transport. De même, quand l'administration ne dispose pas de cantine, les stagiaires peuvent bénéficier de tickets restaurants. Mais ce n'est pas une obligation légale.  

Une exception : le stage appelant au versement d'un salaire

Enfin, pour les stages consistant en la réalisation d'une tâche clairement identifiée, ou au cours desquels l'intéressé est investi de véritables responsabilités, avec un ensemble d'attributions qui lui est propre, l'étudiant doit être pris en charge comme s'il était agent public. Il est alors régi par des garanties et des obligations équivalentes (protection sociale, congés, devoirs incombant à tout agent public...), y compris en matière de rémunération c'est-à-dire au moins sur la base du Smic (soit près de 7 euros nets par heure). Il s'agira alors non d'une gratification mais d'un salaire versé en contrepartie d'un service réalisé pour le compte de la collectivité territoriale ou de l'établissement public. Le versement de cette rémunération devra alors être prévu dans le cadre d'un contrat de travail distinct de la convention de stage.  

Aujourd'hui, vu les spécificités des collectivités territoriales (principe de libre administration, d'autonomie financière...) et la valeur des circulaires, les employeurs territoriaux ne peuvent être contraints par le texte du 4 novembre 2009. Si dans les faits, nombreuses sont les collectivités qui de manière volontariste, ont décidé d'appliquer les bonnes pratiques souhaitées et se montrer généreuses, les intéressés doivent donc s'attendre à tout. En tout cas, une chose est sûre : le gouvernement est décidé à harmoniser le régime juridique des stages. Les collectivités territoriales et leurs établissements publics ne peuvent donc l'ignorer, le Parlement sera saisi pour faire évoluer dans ce sens la législation...    

Sandrine BOTTEAU  

Les recommandations de la circulaire - reprenant la « charte des stages » - ont pour objectifs d'encadrer les stages en mairie, conseil général, régional... et de sécuriser le parcours des étudiants.

Principe fondamental : un stage, de par sa finalité, est associé à un parcours de formation et ne peut donc être considéré comme un emploi.

Si côté rétribution, la loi prévoit une obligation de gratification pour les stagiaires en entreprise au-delà de trois mois, les collectivités et les établissements territoriaux, sous réserve de l'appréciation des juges, ne sont pas concernés.  

[1] Charte des stages étudiants en entreprise du 26 avril 2006 rédigée par les services de l'Etat, les représentants des entreprises, des établissements d'enseignement supérieur et des étudiants.

[2] Décret n° 2009-885 du 21 juillet 2009 dont les dispositions ont été précisées par la circulaire du 23 juillet 2009 relative aux modalités d'accueil des étudiants de l'enseignement supérieur en stage dans les administrations et les établissements publics de l'Etat ne présentant pas un caractère industriel et commercial.

[3] Loi du 31 mars 2006 pour l'égalité des chances - Décret n° 2008-96 applicable à compter du 2 février 2008.

[4] Circulaire (Intérieur) du 4 novembre 2009, relative aux modalités d'accueil des étudiants de l'enseignement supérieur en stage dans les collectivités territoriales et leurs établissements publics ne présentant pas un caractère industriel et commercial. Cf. www.circulaires.gouv.fr. 

[5] Circulaire du 23 juillet 2009 précitée.

[6] www.paris.fr rubrique Recrutement et concours - apprentissage et stage.

[7] Ce régime devrait changer. En effet, le Parlement devrait prochainement adopter un texte rendant obligatoire la gratification des stagiaires en entreprise dès deux mois de stage.