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Faire un stage dans la fonction publique ?! Un atout supplémentaire

mai 2016

Effectuer un stage dans un des trois versants de la fonction publique[1] peut être un vrai plus : côté stagiaire, il permet de valider son projet professionnel, mais aussi d'augmenter ses chances de réussite aux concours et de trouver un premier emploi ; côté administration d'accueil, c'est l'occasion de mieux faire connaître le secteur public, de motiver de nouveaux talents, et de créer un vivier. Pour réussir ? Suivre les étapes-clé et les règles juridiques renforcées depuis 2006 dans ce domaine (extension de l'obligation de gratification...).

Stage dans la fonction publique, qui est concerné ?

Depuis 2006, les modalités d’accueil des étudiants en stage (gratification…) ont été harmonisées afin d’en assurer le bon déroulement.

Véritable tremplin professionnel, le stage permet de valider une formation ou d’accéder à un premier emploi. Le Conseil économique, social et environnemental a estimé le nombre de stages à 1,6 millions par an en 2012, contre 600 000 en 2006. L'Etat, les collectivités territoriales et les établissements hospitaliers accueillent depuis des années de nombreux étudiants stagiaires. Selon une enquête IPSOS réalisée en 2012, 73% des « 15-30 ans » se disaient attirés par la fonction publique[2]. Y faire un stage est donc un bon moyen de se confronter à la réalité. Il est apparu, ces dernières années, comme une condition sine qua non de professionnalisation d’une filière de l’enseignement supérieur.

Bon nombre de catégories de personnes peuvent faire un stage dans la fonction publique. Tout d'abord, les stagiaires de l’enseignement secondaire. Il s’agit des élèves de moins de 16 ans qui effectuent des visites d’information ou des stages d’initiation et d’application pour ceux d’entre eux qui ne suivent pas un enseignement alterné ou professionnel. Ensuite, on trouve les stagiaires hors cursus scolaire ou universitaire. Cela concerne essentiellement des personnes qui suivent des stages dans le cadre de la formation professionnelle continue. Il s'agit par exemple :

- des « moins de 26 ans non scolarisés ». Via les « mini-stages » (1 à 30 jours ouvrés) des Missions locales agréées par le ministère du Travail, ils deviennent « stagiaires de la formation professionnelle non rémunérés ». Une convention tripartite est signée entre l'administration, le jeune et la mission locale[3]. Utilisé par de nombreux jeunes, ce dispositif (commun au secteur privé) permet de découvrir la fonction publique hospitalière ou territoriale et de vérifier sur le terrain leur choix professionnel.

- de demandeurs d'emploi « en formation ». L'engagement en formation est obligatoire, pour obtenir une convention de stage dans une administration. Formations courtes, longues, en alternance, à distance, par correspondance… la plupart des formations sont permises, dès lors qu’elles sont agréées et que le stagiaire peut établir un rapport entre la formation et l’activité du stage. Il est possible également de faire un stage d’une durée de 3 à 10 jours sans être en formation - même si dans les faits, trouver une administration d’accueil pour une période si courte peut s'avérer parfois difficile – avec l'« Évaluation en milieu de travail ». Grâce à l'EMT, son bénéficiaire peut vérifier ses compétences et ses capacités professionnelles par rapport à l’emploi qu’il recherche, ou encore découvrir les conditions d’exercice d’un métier qu’il n’a jamais exercé.

S'agissant des étudiants stagiaires, depuis 2006, le législateur intervient régulièrement pour mieux encadrer cette période particulière d'activité (ex. loi n°2006-396 du 31 mars 2006 sur l'égalité des chances, loi n° 2013-660 du 22 juillet 2013 relative à l’enseignement supérieur...). Selon la loi n° 2014-788 du 10 juillet 2014, il s‘agit « des périodes temporaires de mise en situation en milieu professionnel au cours desquelles l’élève ou l’étudiant acquiert des compétences professionnelles et met en oeuvre les acquis de sa formation en vue d’obtenir un diplôme ou une certification et de favoriser son insertion professionnelle ».

Peuvent proposer leur candidature, les étudiants en début ou en fin de cycle, quelle que soit la filière : diplôme professionnalisant (BTS, DUT, CAP, BEP), formation professionnelle continue ou formation générale (master, doctorat...). Il existe deux catégories :

- le stage libre : laissé à l'initiative de l'étudiant, il n’est pas inscrit dans son cursus et son établissement de formation peut refuser de lui procurer une convention de stage ;

- le stage obligatoire : partie intégrante du cursus de formation, il est nécessaire à l’obtention du diplôme. Il donne lieu à la rédaction d’une convention de stage tripartite (stagiaire, école ou université et administration d'accueil).

Une recherche ciblée pour de meilleurs résultats

Pour trouver son stage, certaines administrations publient leurs offres de stages (ex. pour la FPE : le site de la bourse interministérielle de l'emploi public (BIEP)[4] ou encore celui du ministère des affaires étrangères et du développement international qui propose des stages à l'administration centrale (Paris/Nantes) ou à l'étranger, mais la candidature spontanée est possible. Dans tous les cas, mieux vaut commencer par se procurer tout ce qui a trait à l’employeur public visé (ex. site web, plaquettes de présentation, brochures externes, rapports d'activité ou magazines d'information), identifier le bon interlocuteur et contacter l’administration sollicitée. Avant d’envoyer sa candidature - par lettre de demande et non un courriel impersonnel - il est également important de valider le fait que le type de poste ciblé est bien représenté au sein de l’établissement. Enfin, la personnalisation du courrier de demande n'est pas à négliger (nom du DRH, service à intégrer souhaité,...). Certaines collectivités territoriales (ex. régions, départements...) reçoivent quotidiennement des demandes de stage, la lettre doit donc être explicite, préciser l’objet du stage, son importance et sa cohérence dans le parcours de formation, les dates pouvant convenir, etc. et refléter la motivation de l'élève, sachant que la notion de « service public » est une valeur essentielle. Enfin, certaines administrations demandent à leur DRH de faire une première sélection avant d'envoyer les candidatures dans les différents services et de recevoir in fine les étudiants en entretien. Ce dernier doit donc être préparé.

Établir et signer une convention de stage tripartite

Une fois retenu par une administration intéressée, des obligations de fond et de forme s'imposent au stagiaire mais aussi à l'établissement et à l'organisme d'accueil. En effet, si le régime juridique renforcé, mis en place pour les stagiaires étudiants de l'enseignement supérieur, vise d'abord les entreprises, les employeurs publics ne sont (plus) pas épargnés. Auparavant, les administrations disposaient de larges latitudes, mais depuis 2006, et encore plus fortement depuis 2013, avec la loi du 22 juillet 2013 qui rénove la loi du 31 mars 2006 et la loi du 10 juillet 2014 qui la renforce, un changement radical est intervenu. Ainsi, la loi rappelle expressément aux administrations que le recours à un stagiaire pour remplacer un agent (absent ou suspendu), pour exécuter une tâche régulière correspondant à un emploi permanent[5], pour faire face à un accroissement temporaire d’activité ou pour occuper un emploi saisonnier est interdit. Ensuite, un délai, correspondant au 1/3 de la durée du stage précédent, doit être respecté entre 2 stages. Par exemple, après un stage de 6 mois, l'administration doit attendre 2 mois avant d'accueillir un nouveau stagiaire sur le même poste[6]. Par ailleurs, les stages[7] font obligatoirement l’objet d’une convention tripartite entre le stagiaire, l'administration d’accueil et l’établissement d’enseignement supérieur. La convention de stage détermine les droits et obligations des parties mais n’est pas assimilable à un contrat de travail.

La convention de stage comporte des clauses obligatoires qui sont les suivantes :

- la définition des activités confiées au stagiaire en fonction des objectifs de formation (cf. infra) ;
- les dates de début et de fin de stage sachant que la durée du ou des stages effectués par un même stagiaire dans un même organisme d'accueil ne peut excéder six mois par année d'enseignement sauf dérogations[8] ;

- la durée hebdomadaire maximale de présence du stagiaire et, le cas échéant, la nuit, le dimanche et les jours fériés ;

- la liste des avantages offerts (ex. tickets-restaurant, restaurant administratif, remboursement de frais de déplacement…) ;
- le régime de prestation sociale dont bénéficie le stagiaire, y compris la protection en cas d’accident de travail ainsi que, le cas échéant, l’obligation qui lui est faite de justifier d’une assurance couvrant sa responsabilité civile ;

- les conditions dans lesquelles les responsables de stage – l’un représentant l’établissement, l’autre l'administration – assurent l’encadrement du stagiaire (cf infra) ;

- les conditions d’attribution de délivrance d’une attestation de stage et, le cas échéant, les modalités de validation de stage pour l’obtention du diplôme préparé ; les conditions de suspension et de résiliation de stage ;

- les clauses du règlement intérieur de l'administration d'accueil lorsqu’il existe ;

- les conditions dans lesquelles le stagiaire est autorisé à s’absenter, notamment dans le cadre d’obligations attestées par l’établissement d’enseignement ;

- enfin, pour les stages dont la durée est supérieure à 2 mois, la convention doit prévoir la possibilité de congés et d’autorisations d’absence ainsi que le montant de la gratification et les modalités de son versement.

Versement d'une gratification ? Obligatoire pour les stages d'au moins 2 mois

Signe que la fonction publique offre de « bons» stages : en 2012, plus de 80% des stagiaires se sentent « utiles », même si la gratification reste plus faible que dans le privé.

Avant la loi du 22 juillet 2013, on observait en effet, des disparités entre le secteur public et privé dans l’accueil des stagiaires et leur indemnisation. Selon le rapport annuel de 2010 sur l’état de la fonction publique, le secteur privé indemnisait 49 % des jeunes pour leur stage contre 35 % dans la fonction publique. Le montant était, lui aussi, inégal : 70 % des jeunes, dont le stage s’est déroulé dans la fonction publique, ont un niveau d’indemnisation inférieur à 400 euros, contre 53 % des jeunes dans le privé. La loi du 22 juillet 2013, renforcée par la loi du 10 juillet 2014, a « bouleversé » [9] la donne en instaurant une gratification obligatoire pour les stages d’une durée égale ou supérieure à 2 mois[10] et facultative pour les stages d’une durée inférieure. Une obligation qui, aujourd’hui, n’est pas sans poser difficulté surtout aux étudiants dans le domaine de la santé et du social car toutes les structures n’ont pas budgété le coût de la gratification et bon nombre d'entre elles refusent, en conséquence, les stages depuis un an[11]. Pour trouver une issue, une instruction interministérielle du 31 mars 2015[12] permet de découper les stages de 6 mois en plusieurs d’une plus courte durée, souvent moins de 2 mois (ce qui dans les faits, annule la gratification). Par ailleurs, Marisol Touraine, ministre des Affaires sociales et de la Santé, s’est engagée, en février 2014, à développer les lieux de stage dans les services de l’État[13].

Juridiquement, la gratification est due au stagiaire à compter du premier jour du premier mois de la période de stage. Elle n'a pas le caractère d'un salaire. En application des dispositions du décret n°2014-1420 du 27 novembre 2014, pour toutes les conventions de stage signées à compter du 1er décembre 2014, son montant mensuel est forfaitaire (fixé à un niveau minimal de 13,75% du plafond horaire de la sécurité sociale pour les conventions de stage signées entre le1er janvier et le 31 août 2015 – soit 3,30€ de l'heure – et de 15 % pour celles qui seront signées à compter du 1er septembre 2015 – soit 3,60€ / heure de stage ou 523€) et n'est pas fonction du nombre de jours ouvrés dans le mois : le montant est calculé en fonction du temps de présence et non sur la base de 154 heures ou 151,67 heures. La gratification due par une administration, un établissement public ou tout organisme de droit public, ne peut être cumulée avec une rémunération versée par ce même organisme d'accueil au cours de la période concernée. Dans certaines conditions, cette gratification est exonérée et bénéficie d'une franchise de cotisations sociales. Si la rémunération versée ne dépasse pas le montant horaire minimal, elle est exonérée de charges sociales à la fois pour l'organisme d'accueil et pour le stagiaire (la CSG et la CRDS ne sont pas dues). Une gratification conventionnelle supérieure au minimum légal est en revanche soumise à cotisations et contributions sociales au-delà du seuil de franchise, calculées sur la fraction excédentaire[14].

Une triple implication, clé de voûte d'un stage de qualité

Pour que le stage soit réussi, tout d'abord, l'accueil d'un stagiaire doit présenter un triple engagement. Non écrit auparavant, les textes obligent désormais les parties à fixer leur niveau d'implication par la convention. Ainsi, l'établissement d'enseignement, en lien avec l'administration d'accueil et le stagiaire, définit les compétences à acquérir ou à développer au cours de la période de stage et la manière dont ce temps s'inscrit dans le cursus de formation. Il désigne un enseignant référent au sein des équipes pédagogiques qui doit être le relais et le garant du bon déroulement du stage et du respect des stipulations de la convention. En retour, les stagiaires doivent respecter les règles (horaires, règles de sécurité, hygiène, exigences de confidentialité, de neutralité et de discrétion...) et les missions (au regard de la fiche de poste ou de stage remise, par exemple) qui lui seront confiées par l'administration d'accueil. De son côté, l’organisme d’accueil désigne un tuteur chargé de l'accueil et de l'accompagnement du stagiaire qui est garant du respect des stipulations pédagogiques de la convention.

Mais un stage de qualité va au-delà. Pour l'administration d'accueil, il est porteur d’enjeux immédiats mais également bénéfique à plus long terme. En effet, durant cette période, l’étudiant a vocation à se former mais aussi à contribuer aux missions et projets de la structure en apportant une aide et une expertise auprès du service dans lequel il effectue son stage. À plus long terme, le recours aux stagiaires, permet de préparer et former des futurs professionnels et de repérer des jeunes diplômés à fort potentiel. Pour parvenir à cet objectif, la rédaction d’un rapport de stage ou mémoire (si prévu) dans les délais impartis n’est pas suffisant, le stagiaire devra se montrer disponible pour les tâches qui lui seront confiées, montrer de l’appétence, être curieux de l’environnement professionnel dans lequel il évoluera tout au long du stage...
De même, l'accompagnement par le tuteur aura du sens, s'il prend connaissance des objectifs de la formation, met à sa disposition les moyens matériels nécessaires à la bonne réalisation du stage (bureau, téléphone, accès informatique...), garantit l'accès aux informations nécessaires ainsi qu’aux locaux indispensables au bon déroulement du stage bien sûr, mais surtout, s'il sait favoriser l'intégration du stagiaire au sein du service, échanger avec lui, le guider, le conseiller... Faire des points réguliers au bout de deux ou trois semaines afin de faire un point d’étape est recommandé. Cela permettra éventuellement de recadrer le stage conformément au projet pédagogique, de répondre à certaines difficultés rencontrées. Enfin évaluer le stage et le stagiaire est également indispensable afin de faire de cette première immersion professionnelle un moment profitable pour l’étudiant.

Faire du stage un point d’accès à l’emploi public

Les recrutements dans la fonction publique sous statut de fonctionnaire concernent 16 % des anciens stagiaires.

La formation, la professionnalisation et l'accompagnement vers l'emploi des jeunes sont des enjeux forts pour l'ensemble des partenaires (écoles, étudiants, administrations). Le stage est un moyen pour les structures d'accueil, « d'attirer les talents de demain ». 16 % des recrutements dans la fonction publique sous statut de fonctionnaire[15] concernent des anciens stagiaires. Il ressort d'une des dernières enquêtes « Génération » du CEREQ[16] que 20 % des entrants sur le marché du travail avaient déjà travaillé, pendant leurs études, lors d'un stage, chez leur premier employeur. Et les jeunes, dont le dernier stage s’est déroulé durant leur formation dans le domaine de la santé et du social au niveau bac + 2, se distinguent tout particulièrement : plus d’un tiers d’entre eux (39 %) sont retournés travailler dans l’établissement d’accueil. Autres enjeux pour les employeurs publics : contribuer par des stages de qualité, à réduire le manque d’information et la distance dans la relation d’emploi entre les jeunes diplômés et leurs employeurs potentiels, valoriser la diversité et la richesse de leurs emplois, présenter les perspectives de carrière, les valeurs de service public et…promouvoir une fonction publique attractive.

Pour aller plus loin :

- Loi n° 2006-396 du 31 mars 2006 pour l’égalité des chances

- Loi n° 2011-893 du 28 juillet 2011 pour le développement de l’alternance et la sécurisation des parcours professionnels

- Loi n° 2013-660 du 22 juillet 2013 relative à l’enseignement supérieur et à la recherche

- Loi n° 2014-788 du 10 juillet 2014 tendant au développement, à l’encadrement des stages et à l’amélioration du statut des stagiaires

- Décret n° 2006-1093 du 29 août 2006 pris pour l’application de l’article 9 de la loi n° 2006-396 du 31 mars 2006 pour l’égalité des chances

- Décret n° 2006-1627 du 18 décembre 2006 relatif à la protection contre les accidents du travail et les maladies professionnelles des stagiaires mentionnés aux a, b et f du 2° de l’article L. 412-8 et modifiant le Code de la Sécurité sociale (deuxième partie : décrets en Conseil d’État)

- Décret n° 2009-885 du 21 juillet 2009 relatif aux modalités d’accueil des étudiants de l’enseignement supérieur en stage dans les administrations et établissements publics de l’État ne présentant pas un caractère industriel et commercial

- Décret n° 2014-1420 du 27 novembre 2014 relatif à l'encadrement des périodes de formation en milieu professionnel et des stages

- Arrêté du 29 décembre 2014 relatif aux conventions de stage dans l'enseignement supérieur

- Note d'information du 1er décembre 2014 du ministère de l'Éducation nationale, de l'Enseignement supérieur et de la Recherche relative à la réglementation sur les stages des étudiants

- Circulaire DGESIP A1 n°2013-0803 du 25 octobre 2013 relative à la gratification des stages des étudiants dans les collectivités territoriales, les établissements publics de santé et les établissements publics du secteur médico-social

- Instruction interministérielle N° DGCS/SD4A/DGESIP/2015/102 du 31 mars 2015 relative au nouveau cadre réglementaire de mise en oeuvre de l'alternance intégrative pour les formations diplômantes du travail social

- Code de l’éducation (articles L. 612-8 à L. 612-14)

- « La fonction publique comme mode de professionnalisation des jeunes : usages et conditions des stages étudiants », rapport du centre d’études et de recherche sur les qualifications (CEREQ), 2012

1 Etat, hospitalière (hôpitaux et leurs établissements) et territoriale (collectivités territoriales : régions, départements, communes et leurs établissements : établissements public de coopération intercommunale (EPCI : syndicats ; communautés de communes, d'agglomération, urbaines, métropoles))...

2 Enquête IPSOS/Logica Business Consulting pour Emploipublic.fr et Le Monde, mars 2012, réalisée auprès de 601 personnes

3 La couverture sociale du jeune est ainsi assurée.

4 Source : www.biep.gouv.fr

5 Les emplois permanents de l'administration sont ceux, normalement occupés par des fonctionnaires.

6 Exception au délai de carence : cette obligation ne s'applique pas si le stage est interrompu à l'initiative du stagiaire.

7 Article L. 124-1 al. 1er du Code de l'éducation

8 Décret n° 2014-1420 du 27 novembre 2014 relatif à l’encadrement des périodes de formation en milieu professionnel et des stages et fixant la liste des formations concernées par la dérogation

9 « Stages en collectivité : se repérer dans le maquis des règles applicables », la Gazette des communes, 5 mai 2014, p. 48-50

10 Article L.612-11 du Code de l'éducation : 22 jours équivaut à un mois – et 1 jour : 7 heures de présence

11 « Travail social : les étudiants courent désespérément après les stages », Isabelle Raynaud, La Gazette des communes, juin 2015

12 Instruction interministérielle N° DGCS/SD4A/DGESIP/ 2015/102 du 31 mars 2015 relative au nouveau cadre réglementaire de mise en oeuvre de l'alternance intégrative pour les formations diplômantes du travail social

13 « Adoptée par le Sénat, la loi sur les stages inquiète les formateurs », Sophie Le Gall, La Gazette des communes, juin 2014

14 Source : https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F20559 - Article L124-6 du Code de l'éducation - juin 2015

15 Après recrutement – en principe par concours – l’agent est placé en période stage et à l’issue de ce dernier il devient « fonctionnaire » et il est « titularisé ». Celui qui n’est pas recruté par concours est appelé « non titulaire » (ex. contractuel).

16 « La fonction publique comme mode de professionnalisation des jeunes : usages et conditions des stages étudiants », rapport du centre d’études et de recherche sur les qualifications (CEREQ), 2012

Sandrine BOTTEAU