La prise de notes pendant les épreuves écrites

Lors des épreuves écrites, de cas pratique ou de note de synthèse, le jury attend de vous que vous sélectionnez les informations essentielles contenues dans le dossier, que vous les organisiez dans un plan clair et structuré ; que vous les qualifiez, les illustriez ; et enfin, que vous rédigiez un devoir abouti. Comment être efficace en 3 ou 4 heures ? Un des points clés est de savoir gérer son temps, grâce notamment, à une prise de note efficace…Voici 7 conseils pour y parvenir.

Avant de commencer votre prise de notes…

Conseil n°1 - Ayez en tête que votre copie doit au final, informer votre destinataire pour l’aider à prendre une décision et répondre à une commande 

Lors de l’épreuve de note de synthèse des concours (externes, internes, 3e voie – de catégorie A, B : concours d'attaché territorial, d'administration hospitalière ou de l'éducation nationale, ingénieur, inspecteur des finances publiques, rédacteur territorial...) ou de cas pratique (ex. concours externes, internes, catégorie A, B : technicien territorial, secrétaire administratif de classe normale, de la mairie de Paris, des officiers de police) de la fonction publique (État, territoriale, hospitalière), vous allez être noté sur vos capacités :

• à analyser un dossier soulevant, le plus souvent, un problème (d’organisation ou de gestion) ;
• à restituer les informations données les documents en appliquant une méthodologie.

Pour ce faire, les thèmes sur lesquels vous serez invité à réfléchir s’inspirent de l’activité effective des services où vous travaillerez une fois recruté. 

Par leur caractère concret, les thèmes retenus, doivent vous permettre de faire valoir votre capacité à comprendre une situation et à l’analyser. Il ne s’agit pas de vérifier vos connaissances sur un sujet ou une thématique (même si c’est néanmoins, en partie, le cas pour les concours d’entrée aux IRA) mais de détecter votre capacité à traiter une situation professionnelle. 

Pour l’épreuve de cas pratique par exemple, le sujet de l’épreuve est rédigé de façon à vous donner tous les éléments d’information essentiels. L’épreuve étant professionnelle, elle inclut l’intelligence des situations. Elle fait en effet appel à votre capacité à identifier les acteurs susceptibles d’intervenir ou d’influer sur la situation, à hiérarchiser les réponses et à produire les documents les plus adaptés à la commande. 

Il s’agit donc de produire, à partir d'un dossier de l’ordre d’une vingtaine de pages minimum à une soixantaine de pages et d’une dizaine de documents, un texte clair de 4 à 5 pages maximum, structuré, avec un plan, qui répond à une demande précise, formulée dans le sujet.

La note rédigée « exclusivement à l’aide des documents joints » selon l’expression consacrée, n’a rien à voir, avec la dissertation. Aucun élément extérieur au dossier ne doit figurer dans votre devoir. Il faut se limiter aux faits, aux informations qui sont dans le dossier. La synthèse n’est pas non plus un résumé où le rédacteur organise les informations en fonction de son propre plan.

Dans un cas pratique ou une note de synthèse tout doit être utile. Votre écrit doit contenir uniquement des informations essentielles. 

Conseil n°2 – Prenez le remps de réfléchir à l’objectif de votre écrit et à votre plan

Aussi, avant même de commencer la lecture des documents fournis dans le dossier et prendre des notes efficacement, il faut savoir ce que vous cherchez…pour ensuite, pouvoir le restituer et répondre à la commande posée dans le sujet.  

Dans l’épreuve de note de synthèse, le sujet est assez vaste, il reprend le contexte national et/ou international, les enjeux, les causes et les conséquences, les perspectives, mais aussi les risques que le sujet génère. Et face à ces risques, en général, une action publique va être présentée. 

Dans une épreuve de cas pratique, la commande est souvent bien détaillée. Le sujet va vous demander de répondre à une situation dans un contexte précis en formulant très souvent des propositions. 

Donc prenez bien soin de poser par écrit le but, l’objectif de votre copie. En général, il s’agit de présenter un problème décrit dans les documents, les causes, les conséquences d’un phénomène ou d’un problème et de présenter en suivant, l’action publique « phare » qui a été mis en place pour y répondre. 

Avec cet objectif, vous avez de quoi commencer un brouillon de plan. Un plan qui va vous aider tout au long de votre prise de notes. Lors de vos entrainements, vous pouvez suivre le plan suggéré dans le sujet mais si vous voulez une excellente note (plus de 15/20), le jour J, vous aurez tout intérêt à trouver un plan plus dynamique.

Bien entamer l’exploitation des documents du dossier …

Conseil n°3 – Lisez le sommaire et utilisez les techniques de lecture rapide

Vous tâtonnez encore à trouver votre plan, l’objectif de votre écrit ? Lisez le sommaire du dossier. Cela pourra vous aider à faire ce travail. Pourquoi et comment ? Parce que dernier comporte des titres porteurs des mots-clés, et grâce à eux, vous allez pouvoir cerner ce que le rédacteur du sujet a voulu mettre derrière son sujet. 

Ensuite, il va falloir commencer la lecture du dossier. Concrètement, après avoir parcouru et lu le dossier, il va vous falloir sélectionner les informations indispensables contenues dans les documents. A l’intérieur, vous allez trouver des textes juridiques, des graphiques, des tableaux, des résumés d’actions publiques en cours ou déjà réalisées…Vous allez donc devoir lire les documents pour trouver les points importants, et… prendre des notes. 

Cela peut paraitre fastidieux surtout quand le dossier fait 50 ou 60 pages mais comme vous savez ce que vous cherchez, autrement dit que vous avez un but, votre lecture sera constructive et soutiendra efficacement votre prise de notes. 

En 3 ou 4 heures, difficile de tout lire dans le détail. Pour être efficace, utilisez les techniques de lecture rapide. Faites attention aux titres. Un titre introduit le contenu du texte, en donne le ton et quelques mots-clés et indique les éléments principaux (par exemple : le contexte historique, l'approche théorique et l'idée-force).

Lisez bien aussi les débuts de paragraphe qui servent à attirer votre attention sur une idée, à donner une première impression d’un sujet. 

Souvent les candidats se demandent s’il faut suivre l’ordre des documents ? En règle générale, c’est recommandé. Seule exception, si le dossier contient des articles juridiques (loi, de règlement, décret ou arrêté, ou bien encore une circulaire). Laissez-les de côté dans un premier temps. Repérez s’il y a un article au sujet de ces textes, qui sera plus pédagogique et priorisez le. 

Dans le cas où votre dossier fait un maximum de 20 voire 30 pages, vous pouvez tout lire mais en variant votre vitesse de lecture. Certains éléments vont être lus rapidement, et d’autres moins. 

Une bonne prise de notes, c’est réussir à utiliser de manière optimale les documents 

Conseil n°4 – Votre prise de notes doit vous aider à structurer votre argumentation

Le « survol » fait, vous allez commencer à lire plus lentement, à vous attarder sur les éléments qui répondent aux questions que l’on se pose lorsque l’on fait une note de synthèse ou que l’on résout un cas pratique. C’est-à-dire : Quel est le phénomène ? Ses causes ? Ses conséquences ? Quelle(s) action(s) a/ont été mise(s) en place par les pouvoirs publics ?...

Ces questions servent à construire une argumentation type sur lequel vous pouvez construire un plan. 

Attardez-vous sur les documents qui vont présenter des facteurs explicatifs (sociaux, environnementaux,…) par exemple. Ces éléments où vous allez essayer de comprendre ce que vous pouvez en tirer, vont vous aider à structurer votre argumentation. C’est précieux. 

En revanche, oubliez les séries de chiffres. Souvent les chiffres clés vont figurer dans les titres des documents. Ne vous attardez pas non plus sur les exemples redondants. Il est important d’en citer un ou deux dans votre note. Inutile de lire les autres.

Surlignez les éléments qui vous intéressent et notez-les dans la marge par exemple (ex. contexte, facteur explicatif, conséquences, définitions, enjeux, risques, pistes pour les surmonter, exemple d’action…). Les éléments, avec leurs mots clés, morceaux de partie, idées, vont nourrir le plan que vous avez construit au brouillon. C’est pour cela qu’il est essentiel de structurer au maximum votre plan (type : deux parties I & II, sous parties I A I B II A II B ,…). Soyez toujours rationnel.

Choisissez bien vos mots et mettez en forme vos idées issues du dossier sur votre brouillon. Ne détaillez pas, vous n’avez pas le temps. 

Conseil n°5 – Appuyez-vous sur chaque document au moins une fois? 

Tout au long de l’épreuve, travaillez votre plan en faisant des allers-retours avec les documents. 

Aujourd’hui, dans les concours de la fonction publique, exit les dossiers avec des « documents piège ». Pour apporter de la plus value à votre note, vous avez intérêt à utiliser tous les documents au moins une fois. Même si un des documents peut vous paraitre anecdotique, il contient certainement une information utile : un chiffre, une illustration d’action publique réalisée. Servez-vous-en. 

Pour vous faciliter le travail, commencez par reprendre les documents où vous avez porté des mots clés dans la marge (ex. causes, conséquences, action publique, exemple) puis vérifiez que votre brouillon de plan reprend bien les éléments notés (ex. comme étant des conséquences) puis structurez au maximum ces idées toujours sur votre brouillon de plan, pour les organiser de la façon la plus rationnelle possible. Par exemple, vous allez pouvoir trouver des thèmes (exemple : conséquences économiques, écologiques, sociales, de court terme, de plus long terme…) et mettre en évidence que certaines conséquences (ou causes) sont sociales et d’autres économiques…C’est grâce à ce travail de structuration des idées que votre écrit aura de la plus-value.

S’agissant des chiffres clés et des exemples : ne les détaillez pas dans votre brouillon, mais référerez-vous à ces derniers au moment de la rédaction. Pour y penser mettez-vous une note au brouillon (exemple : « cf. chiffres page XX » ou « ex. doc XX ») lors de votre prise de notes. 

Conseil n°6 - Soyez précis dans la reprise des éléments contenus dans les documents juridiques 

Un point difficile dans ce type d’épreuve reste l’exploitation des documents juridiques (lois, décrets, circulaires, etc.). Veillez à reprendre le vocabulaire qui est dans le dossier. Ce ne sera pas de la paraphrase mais de la précision. En matière juridique, un mot est un mot. Il a rarement un synonyme.

Par ailleurs, soyez précis. Par exemple, un fonctionnaire est un agent public, mais tout agent public n’est pas forcément fonctionnaire (il peut être contractuel). Vous devez y être attentif.  

Sur la forme, il n’est pas question de recopier au brouillon des articles en intégralité mais, de bien retenir les notions clés figurant dans le texte et de les indiquer in fine dans votre note ou rapport, à votre destinataire. 

S’il y a de nombreux éléments (ex. critères d’attribution d’un dispositif ; des exceptions nombreuses), et qu’il sera difficile de les citer tous, l’idée n’est pas de les tronquer mais, soit de les regrouper, soit citer les plus importants. Dans ce dernier cas, vous devrez le signifier expressément à votre lecteur.  

Faites attention, il ne faut pas citer toutes les sources sauf si l’avis est différent des pouvoirs publics, comme par exemple, le point des organisations syndicales. Dans ce cas, vous devez mentionner l’auteur. Autre exception, si un dispositif fait débat, ne rentrez pas dans le débat, synthétisez-le et citez alors votre source (ex. « L’association représentant des consommateurs xx indique / critique / craint / reproche… »). Enfin, si un auteur va dans le sens du constat porté sur un phénomène, vous pouvez le citer (ex. « La Cour des comptes critique la gestion du dispositif... »). 

Conseil n°7 – Avant de passer à la rédaction, vérifiez que parties et sous-parties de votre copie seront équilibrées 

Le temps défilant, voici venu le moment de la rédaction. Avant cela, prenez le temps de revenir à votre plan. Structurez-le au maximum ! Quitte à reprendre du brouillon et à le recommencer. Votre premier plan a été construit au vu des éléments glanés au fil de votre lecture mais il vous faut un plan réfléchi, équilibré au niveau des parties et sous-parties. Ce temps pris n’est pas du temps de perdu car votre prise de note vous a permis de hiérarchiser vos idées et en plus, elles sont dans l’ordre. 

Une fois votre plan définitivement arrêté, prenez le temps de réfléchir aux titres de vos parties et sous-parties (cf. plus haut sur le rôle d’un titre) et à votre introduction. 

Et maintenant ? Vous voilà paré pour vous lancer tranquillement dans la rédaction de votre écrit.

Et s’il vous reste des doutes ? 

Des travaux dirigés ou encore une formation intensive, par exemple, vous offrira l’opportunité d’acquérir une méthode qui a fait ses preuves. Sous forme d’entraînements, ces préparations spécifiques proposent un suivi rapproché. 

En bonus, elles vous permettront de demander des conseils en direct aux intervenants (ex. « Comment construire un plan contentant des actions opérationnelles ?... »).

Bonne préparation avec Carrières Publiques !