Lors de l’épreuve de note, pourquoi utiliser un surligneur peut vous être utile ?

Lors de l’épreuve de note sur dossier ou de note de synthèse, comment être efficace en 3 ou 4 heures ? Cela commence par une bonne méthode de prise de notes. A cette étape, pourquoi surligner le dossier peut vous permettre de décrocher au final, une bonne note ?

Avant de commencer…

A quoi sert votre écrit dans l’épreuve de note ? 

Lors de l’épreuve sur dossier – et ce, quelle que soit l’appellation de votre copie – note de synthèse, note administrative, rapport – des concours (externe, interne, de 3e voie ou examen professionnel  – de catégorie A, B : concours d'attaché territorial, d'administration hospitalière ou de l'éducation nationale, ingénieur, inspecteur des finances publiques, technicien ou rédacteur territorial...) de la fonction publique (État, territoriale, hospitalière), votre écrit est supposé avoir une visée opérationnelle et professionnelle. 

Il s’agit donc de produire, un texte clair de 4 à 5 pages maximum en général, structuré, à partir d'un dossier documentaire pouvant contenir entre dix et quarante pages (soit une dizaine de documents au maximum), avec un plan, qui répond à une demande précise, formulée dans le sujet. 

Tout dans votre écrit doit être utile. Par exemple, pour l’épreuve de note rédigée « exclusivement à l’aide des documents joints » selon l’expression consacrée, aucun élément extérieur au dossier ne doit figurer dans votre devoir. Il faut se limiter aux faits, aux informations qui sont dans le dossier. 

Vous allez être noté sur vos capacités à :

• analyser un dossier soulevant, le plus souvent, un problème (d’organisation ou de gestion) ;
• restituer les informations données les documents en appliquant une méthodologie.

Savoir s’appuyer sur le dossier documentaire est donc fondamental pour réussir cette épreuve.

Les documents du dossier sont une ressource pour votre prise de notes

Après avoir parcouru et lu ce dernier, il va vous falloir sélectionner les informations essentielles contenues dans les documents qui constituent le dossier. A l’intérieur, vous allez trouver des textes juridiques, des résumés d’actions publiques en cours ou déjà réalisées…Vous allez donc devoir lire les documents pour trouver les points importants, et prendre des notes. 

Prendre des notes cela veut dire :

• d’une part, saisir l’information pour ne pas la perdre ;
• d’autre part, la traiter efficacement, autrement dit l’approfondir, la qualifier, la ranger à sa place, y réfléchir sur un brouillon, la présenter correctement. 

Vous l’avez donc compris, avant même de commencer la lecture des documents fournis dans le dossier, il faut savoir ce que l’on cherche. 

Dans ce type d’épreuve, le sujet est souvent assez vaste, il reprend le contexte national et/ou international, les enjeux, les causes et les conséquences, les perspectives, mais aussi les risques que le sujet génère. Et face à ces risques, en général, une action publique va être présentée. Prenez le temps avant de commencer de réfléchir à l’objectif de votre copie. 

Pendant l’épreuve… Réussir à utiliser de manière optimale les documents 

Comment rendre la lecture du dossier efficace ? 

Ce travail effectué, commencez la lecture du dossier. Classiquement, l’ordre de lecture est celui du dossier. Seule exception, si le dossier contient des articles juridiques (loi, de règlement, décret ou arrêté, ou bien encore une circulaire), laissez-les de côté, dans un premier temps. Repérez s’il y a un article au sujet de ces textes, qui sera plus pédagogique et priorisez-le. 

En 3 ou 4 heures, difficile de tout lire dans le détail. Il faut véritablement optimiser cette partie du travail (comptez 1H30 – 1h45/1h50 en fonction) au risque de rédiger à la va vite. Pour être efficace, utilisez les techniques de lecture rapide : faites attention aux titres, qui présentent l’essentiel, et lisez bien aussi les débuts de paragraphe.

Comment saisir l’information utile pour ne pas la perdre ? 

Pendant ce travail de lecture, il est fondamental que vous organisiez et saisissiez l’information strictement utile et nécessaire. Pour cela, surligner le dossier va vous être d’une grande aide. Grâce à ce travail, vous allez gagner du temps sur l’organisation de vos idées et leur hiérarchisation…si vous savez dans le même temps, utiliser votre brouillon et annoter le dossier.  

Pourquoi seulement surligner le dossier ne suffit pas ? 

Si surligner ne suffit pas (cf. ci-dessous), souligner est vraiment indispensable car ce travail va vous permettre de mettre en évidence des parties des documents qui vont être particulièrement utiles pour répondre au sujet.

Comment procéder ? Tout simplement, commencez par lire les documents dans l’ordre. Certes pour certains concours, dans lesquels les documents sont très nombreux (plus de 40 pages), regarder le sommaire et aller chercher un document qu’on appelle un document « pivot », c’est-à-dire celui qui couvre le maximum le champ du sujet est préférable ; pour tous les autres concours, prendre les documents dans l’ordre… avec votre « arme magique » (ou celle qui va le devenir) qu’est le surligneur est une bonne méthode. 

Ensuite, il vous faut repérer dans les documents, les éléments qui répondent véritablement à la commande du sujet posé : les éléments qui vous permettent de donner une définition ; ceux qui rappellent les enjeux, les acteurs essentiels, les leviers, mais aussi les éléments qui correspondent à des points de vigilance, des « irritants », des risques, des difficultés qui vont vous permettre de dynamiser votre plan. 

Maintenant, surligner ne suffit pas. Tout d’abord, il faut surligner « avec modération ». Si vous surlignez la moitié des documents, cela ne sert à rien. Souvenez-vous que les correcteurs demandent une note qui peut faire 4 / 5 maximum 6 pages. Il faut donc faire un travail de synthèse et ce travail de synthèse, consiste à sélectionner les éléments qui sont dans le dossier, qui répondent aux questions que l’on se pose lorsque l’on fait une note ou un rapport. C’est-à-dire : quel est le phénomène ? Ses causes ? Ses conséquences ? Quelle(s) action(s) a/ont été mise(s) en place par les pouvoirs publics ?...

Il vous faut donc vous habituez à faire des choix, à lire en vous posant la question véritablement de l’utilité des éléments que vous surlignez. Exit les redondances. Vous n’allez pas surligner deux fois la même information. Pour vous prémunir de cela, un autre outil va vous être utile : c’est le brouillon. Il va recenser les idées que vous allez ensuite mettre de côté pour être, dans la phase de rédaction, capable de les reprendre rapidement. 

Au cours de votre travail de prises de notes, il peut être aussi utile d’annoter synthétiquement le dossier et d’y mettre par exemple, des numéros qui correspondent à des idées. 

En pratique, surlignez les éléments qui vous intéressent et notez-les dans la marge par exemple (ex. contexte, facteur explicatif, conséquences, définitions, enjeux, risques, pistes pour les surmonter, exemple d’action…). Les éléments, avec leurs mots clés, morceaux de partie, idées, vont nourrir le plan que vous avez construit au brouillon. C’est pour cela qu’il est essentiel de structurer au maximum votre plan (type : deux parties I & II, sous parties I A I B II A II B ,…). Soyez toujours rationnel.

Mais là encore, si surligner ne suffit pas surtout si c’est pour tout surligner, annoter dans la marge demande également de la discipline. Pour allier les deux, utiliser différentes couleurs (3 à 4 maximum) peut vous faciliter la tâche. Attribuez dès le début de l’épreuve une couleur à la nature de l’information que vous allez surligner (exemple : une couleur pour ce qui va concerner la première partie de votre plan, une autre pour la deuxième et encore une autre couleur pour la définition du sujet ou les enjeux). Veillez bien sûr à ne pas multiplier les couleurs, au risque de vous perdre. Une astuce consiste à écrire avec le surligneur le numéro de la partie concernée ou donner une lettre à l’information concernée (exemple : E pour enjeux, D pour définition, A pour acteurs…). 

En résumé, bien maitriser surligner et annoter vont de pair ! Et ces deux outils sont au service de… votre brouillon. 

Évidemment pour maitriser tout ça…il faut s’y entraîner avant le jour J 

Vous l’avez compris, ce ne sera pas au moment de l’épreuve que vous allez découvrir les vertus du surlignage, de l’annotation en marge du dossier et d’une manière générale, de la prise de notes. Comme tous les outils, cela se travaille. Et pour cela, l’entrainement avec des annales est un passage obligé. Donnez-vous deux heures pour faire une prise de notes avec un plan détaillé et, à la fin, comparez par exemple aux bonnes copies. Tout cela pour vous habituer à avoir une prise de notes efficace. 

Et si vous maximisiez vos chances d’être lauréat ?!

Des travaux dirigés ou encore une formation intensive, par exemple, vous offrira l’opportunité d’acquérir une méthode qui a fait ses preuves. Sous forme d’entraînements, ces préparations spécifiques proposent un suivi rapproché.

En bonus, elles vous permettront de demander des conseils en direct aux intervenants (ex. « A quoi doit servir le brouillon ? Comment construire un plan contentant des actions opérationnelles ?...»).

Bonne préparation avec Carrières Publiques !