Note de synthèse : Comment j’exploite les documents du dossier ?

Lors de l’épreuve de note de synthèse, le jury attend de vous que vous sélectionniez les informations essentielles contenues dans le dossier, que vous les organisiez dans un plan clair et structuré et que vous les qualifiez, les illustriez et enfin, que vous rédigiez un devoir abouti. Comment être efficace en 3 ou 4 heures ? Un des points clés est de savoir utiliser de manière optimale les documents du dossier…Voici 8 conseils pour décrocher une bonne note.

Avant de commencer…

1. Ayez en tête que votre note doit contenir uniquement des informations essentielles

Lors de l’épreuve de note de synthèse des concours (externes, internes, 3e voie – de catégorie A, B : concours d'attaché territorial, d'administration hospitalière ou de l'éducation nationale, ingénieur, inspecteur des finances publiques, rédacteur territorial...) de la fonction publique (État, territoriale, hospitalière), vous allez être noté sur vos capacités à :
- analyser un dossier soulevant, le plus souvent, un problème (d’organisation ou de gestion) ;
- restituer les informations données les documents en appliquant une méthodologie.
Il s’agit donc de produire, à partir d'un dossier de l’ordre d’une trentaine de pages et d’une dizaine de documents, un texte clair de 4 à 5 pages maximum, structuré, avec un plan, qui répond à une demande précise, formulée dans le sujet.

Dans une note de synthèse tout doit être utile. La note rédigée « exclusivement à l’aide des documents joints » selon l’expression consacrée, n’a rien à voir, avec la dissertation. Aucun élément extérieur au dossier ne doit figurer dans votre devoir. Il faut se limiter aux faits, aux informations qui sont dans le dossier.
La synthèse n’est pas non plus un résumé où le rédacteur organise les informations en fonction de son propre plan.

2. Les documents du dossier sont une ressource pour votre prise de notes

Pour réussir cette épreuve, après avoir parcouru et lu le dossier, il va vous falloir sélectionner les informations essentielles contenues dans les documents qui constituent le dossier. A l’intérieur, vous allez trouver des textes juridiques, des résumés d’actions publiques en cours ou déjà réalisées…Vous allez donc devoir lire les documents pour trouver les points importants, et prendre des notes.

Aussi, avant même de commencer la lecture des documents fournis dans le dossier et prendre des notes efficacement, il faut savoir ce que l’on cherche. Dans l’épreuve de note de synthèse, le sujet est assez vaste, il reprend le contexte national et/ou international, les enjeux, les causes et les conséquences, les perspectives, mais aussi les risques que le sujet génère. Et face à ces risques, en général, une action publique va être présentée.

Prenez le temps avant de commencer de réfléchir à l’objectif de votre note.

Bien entamer l’exploitation des documents du dossier

3. Utilisez les techniques de lecture rapide

Ensuite, commencez la lecture du dossier. En règle générale, l’ordre de lecture est celui du dossier. Seule exception, si le dossier contient des articles juridiques (loi, de règlement, décret ou arrêté, ou bien encore une circulaire). Laissez-les de côté, dans un premier temps. Repérez s’il y a un article au sujet de ces textes, qui sera plus pédagogique et priorisez-le.

En 3 ou 4 heures, difficile de tout lire dans le détail. Pour être efficace, utilisez les techniques de lecture rapide. Faites attention aux titres, qui présentent l’essentiel. Lisez bien aussi les débuts de paragraphes.

Réussir à utiliser de manière optimale les documents

Ensuite, vous allez commencer à vous attarder sur les éléments qui répondent aux questions que l’on se pose lorsque l’on fait une note de synthèse. C’est-à-dire : Quel est le phénomène ? Ses causes ? Ses conséquences ? Quelle(s) action(s) a/ont été mise(s) en place par les pouvoirs publics ?...

4. Exploitez les documents qui vont vous aider à structurer votre argumentation

Attardez vous alors sur les documents qui vont présenter des facteurs explicatifs (sociaux, environnementaux…) par exemple. Ces éléments vont vous aider à structurer votre argumentation.

En revanche, oubliez les séries de chiffres. Souvent les chiffres clés vont figurer dans les titres des documents. Ne vous attardez pas non plus sur les exemples redondants. Il est important d’en citer un ou deux dans votre note. Inutile de lire les autres.

Surlignez les éléments qui vous intéressent et notez-les dans la marge, par exemple (ex. contexte, facteur explicatif, conséquences, définitions, enjeux, risques, pistes pour les surmonter, exemple d’action…). Les éléments, avec leurs mots clés, morceaux de partie, idées, vont nourrir le plan que vous avez construit au brouillon. C’est pour cela qu’il est essentiel de structurer au maximum votre plan (type : deux parties I & II, sous parties I A I B II A II B…). Soyez toujours rationnel.

Choisissez bien vos mots et mettez en forme vos idées issues du dossier. Ne détaillez pas, vous n’avez pas le temps.

5. Utilisez chaque document au moins une fois?

Aujourd’hui, dans les concours de la fonction publique, exit les dossiers avec des « documents piège ». Pour apporter de la plus value à votre note, vous avez intérêt à utiliser tous les documents au moins une fois. Même si un des documents peut vous paraître anecdotique, il contient certainement une information utile : un chiffre, une illustration d’action publique réalisée. Servez-vous-en.

6. Soyez précis dans la reprise des éléments contenus dans les documents juridiques

Exploiter les documents juridiques (lois, décrets, circulaires, etc.) du dossier est certainement ce qu’il y a de plus difficile dans l’épreuve de note de synthèse. Veillez à reprendre le vocabulaire qui est dans le dossier. Ce ne sera pas de la paraphrase mais de la précision. Dans le juridique, un mot est un mot. Il a rarement un synonyme.

Par ailleurs, soyez précis. Par exemple, un fonctionnaire est un agent public, mais tout agent public n’est pas forcément fonctionnaire (il peut être contractuel). Vous devez y être attentif. 

Sur la forme, il n’est pas question de recopier des articles en intégralité mais de bien retenir les notions clés figurant dans le texte et de les indiquer à votre destinataire. S’il y a de nombreux éléments (ex. critères d’attribution d’un dispositif ; des exceptions nombreuses), et qu’il est difficile de les citer tous, l’idée n’est pas de les tronquer mais, soit de les regrouper, soit citer les plus importants. Dans ce dernier cas, vous devez le signifier expressément à votre lecteur.

Au moment de rédiger votre note de synthèse…

7. Ne citez pas les documents?figurant dans le dossier 

Dans une note de synthèse, le dossier est la matière première de votre note ; les rédacteurs ont choisi les documents qui vont vous servir à structurer votre devoir, mais les documents ne sont pas à citer (ex. article de presse…), les pages du dossier non plus (ex. « page xx du dossier »). Le lecteur de la note ne doit pas avoir le numéro des documents (ex. « cf. doc n°x » - sauf pour le concours de greffier).

Il faut savoir prendre le contenu des documents et faire « comme si » le dossier n’existait plus. C’est pour cela que votre note ne doit pas être allusive. Concrètement, si un rapport de la Cour des comptes critique la gestion de tel ou tel dispositif, vous devez non pas écrire « Comme indiqué dans un rapport récent », mais « Comme indiqué par la Cour des comptes dans son rapport du XX XX 2021…».

Seule exception, lorsque le dossier comporte un document pédagogique (ex. Guide de l’encadrante et de l’encadrant dans la fonction publique ) qui peut servir à la réalisation d’un guide interne pour contribuer à un plan d’actions (RH par exemple). Il sera alors utile de le citer dans votre note.

8. Citez les auteurs avec parcimonie 

Il ne faut pas citer toutes les sources sauf si l’avis est différent des pouvoirs publics, comme, par exemple, le point des organisations syndicales. Dans ce cas, vous devez mentionner l’auteur. Autre exception, si un dispositif fait débat, ne rentrez pas dans le débat, synthétisez-le et citez alors votre source (ex. « L’association représentant des consommateurs xx indique / critique / craint / reproche… »). Enfin, si un auteur va dans le sens du constat porté sur un phénomène, vous pouvez le citer (ex. « La Cour des comptes signale que la gestion du dispositif... »).

Et s’il vous reste des doutes ?

Des travaux dirigés, par exemple, vous offrira l’opportunité d’acquérir une méthode qui a fait ses preuves. Sous forme d’entraînements, ces préparations spécifiques proposent un suivi rapproché avec des corrections personnalisées de vos devoirs.
En bonus, elles vous permettront de demander des conseils en direct aux intervenants (ex. « A quoi doit servir le brouillon ? Comment construire un plan contentant des actions opérationnelles ?... »).

Retrouvez toutes les préparations aux concours de la fonction publique de Carrières Publiques.

Bonne préparation !