Qu'est-ce que le benchmarking ? Ou comment s'améliorer en apprenant des autres

Afin de moderniser l'action publique et pour tendre vers une plus grande efficience des services publics, les services des trois fonctions publiques ont de plus en plus recours à la technique du Benchmarking. La maîtrise de ce concept peut se révéler précieuse pour appuyer un argumentaire dynamique dans le cadre des épreuves écrites ou orales des différents concours.

Mais qu'est-ce que le Benchmarking ?

Ce terme anglais traduit l'action de se comparer à d'autres organisations, d'évaluer la concurrence ou de se situer par rapport à des activités similaires afin de dégager de nouvelles idées et de stimuler de nouvelles forces génératrices de progrès.  

Le Benchmarking est une méthode d'analyse comparative utilisée en marketing. Transposée à la sphère des politiques publiques, cette méthode est destinée à éclairer les décideurs sur les bonnes pratiques et les meilleurs choix, dans le cadre de l'établissement d'un diagnostic ou de la conception de nouvelles politiques publiques.  

Comment s'approprier le Benchmarking dans la fonction publique ?

Les trois fonctions publiques sont traversées par de multiples mouvements : déconcentration, décentralisation, RGPP (Révision générale des politiques publiques), responsabilisation, souci de la performance, recherche de la rationalité dans les procédures... Ces mutations constituent autant de champs d'évolution qui contrarient les comportements routiniers et obligent à modifier les cultures organisationnelles.  

Pour répondre à ces différents défis, il peut s'avérer précieux de faire appel aux réseaux, d'observer ce que les autres administrations ou collectivités confrontées aux mêmes problématiques ont mis en oeuvre, de collecter des retours d'expériences et d'enseignements ou de procéder à des études comparatives. C'est du Benchmarking.  

Dans le secteur public, il est utilisé comme un outil puissant d'amélioration et d'introduction des changements nécessaires à des services publics modernes.  

Quelles sont les techniques du Benchmarking ?

En premier lieu, le Benchmarking repose sur une veille qui peut être une veille juridique ou technique. Il s'agit d'un processus continu de gestion de l'information. Cette pratique permet de collecter, traiter et stocker de l'information pour soutenir la prise de décision. Elle doit permettre d'identifier et d'évaluer les bonnes pratiques.  

La veille est une fonction qui s'inscrit dans une pratique de gestion et de diffusion de l'information pour rendre l'organisation plus intelligente et compétitive  

À quoi va-t-elle servir ?  

• À transformer les informations en renseignements.
• À aider le décideur dans sa prise de décision.
• À réduire les incertitudes.
• À saisir les opportunités.
• À augmenter la collaboration entre individus et unités.
• À agir plus rapidement.  

Puis, le Benchmarking va se concrétiser par la mise en oeuvre de principes qui peuvent être résumés comme suit :  

Le Benchmarking implique l'apprentissage, le partage d'informations et l'adoption des meilleures pratiques pour introduire des changements dans les performances. Ainsi, et tout simplement, le Benchmarking signifie : S'améliorer en apprenant des autres.  

« Le Benchmarking est tout simplement le processus par lequel une organisation se compare à d'autres organisations et au terme duquel elle tire des leçons ».  

Enfin, en pratique, le Benchmarking englobe :

• une comparaison régulière des aspects résultats (fonctions et processus) avec les meilleurs praticiens ;
• l'identification des écarts de résultats (gap) ;
• la recherche de nouvelles approches pour introduire des améliorations dans les résultats ;
• le suivi avec la mise en place des améliorations ;
• le suivi avec le contrôle des progrès et l'étude des avantages.  

Le Benchmarking est l'un des moyens donnant naissance à un nouvel élan pour le changement, au niveau des activités principales et autres ainsi que pour élever les normes du service public par la diffusion des bonnes pratiques.  

Le processus de Benchmarking peut être illustré par le cycle suivant :

• OBSERVER
• ANALYSER
• ADAPTER
• METTRE EN OEUVRE
• EVALUER
• RECHERCHER

Un exemple récent de Benchmarking

Le Sénat a récemment rendu public une étude comparative (note de Benchmarking) de l'organisation territoriale dans douze pays membres de l'Union européenne basée sur la technique du Benchmarking.  

L'objectif de cette note de Benchmarking était d'offrir, à l'aide d'informations claires et précises, un éclairage sur la situation dans douze pays européens. En présentant les chiffres et les données clefs, une rapide synthèse de chaque politique nationale, des éléments de comparaison européenne et des éléments d'analyse, cette note a permis d'identifier les lignes de force de la meilleure réforme possible et les bonnes pratiques qui pourront l'inspirer.    

Laurent Martin