Rapport ou note : le mode projet dans les propositions

Lors de l’épreuve de rapport ou de note de synthèse, le sujet peut ou va vous demander des propositions opérationnelles. Pour réussir, on attend que vous soyez force de proposition mais aussi que vous maîtrisiez la méthodologie de projet. Quelle est la stratégie à adopter pour réussir son plan d’action avec cette méthode ? Quelles sont les étapes fondamentales à décliner ? En quoi être créatif et moderne vous donnera de sérieux atouts pour décrocher au moins une excellente note ? Voici en 6 points, les clés menant au succès !

Le mode projet, un outil à maîtriser dès le concours pour bien travailler demain

Un attaché (territorial, d’administration – catégorie A) ou un rédacteur territorial (ex. principal 2ème classe – catégorie B – Fonction publique territoriale) pourra, au cours de sa carrière, être chef de service, chef de projet, chargé de mission, conseiller,… Ses responsabilités l’amèneront à prendre des décisions ou être une aide à la décision des autorités (élus, directeurs...) et donc, force de proposition. Pour être efficace, il est nécessaire de connaître bien évidemment, le mode projet…Aussi, pourquoi ne pas commencer à le mettre en pratique dès maintenant ? Une fois nommé, cet outil vous servira régulièrement.

D’ailleurs, il est intéressant de souligner que la DGAFP a publié en 2019 un guide « Diffuser la culture du mode projet dans la fonction publique » à la suite de la parution de la circulaire du 5 juin 2019 relative à la transformation des administrations centrales et aux nouvelles méthodes de travail et que dès 2016, le CNFPT publiait un livret intitulé « Conduite de projet : les fondamentaux » pour sensibiliser les cadres de la Territoriale. C’est dire toute la place qu’a la méthode en cette période animée par les transformations et par les attentes fortes des usagers et citoyens « en matière d’évolution et de réactivité des services publics » (source : « Diffuser la culture du mode projet dans la fonction publique » - DGAFP - novembre 2019).

« Mode projet » ? De quoi parlons-nous ? Qu’attend le jury dans votre rapport / votre note ?

Mais un projet au fait, c’est quoi ? Et bien, il existe plusieurs définitions du concept. Ici, on peut retenir qu’il s’agit :

• d’un processus unique : il s’agit de répondre à un besoin spécifique, ponctuel, dans un contexte donné ;

• mis en œuvre en vue d’atteindre un ou plusieurs objectif(s) précis. Le projet va pouvoir se développer avec plusieurs corps de métiers. Coordination des acteurs et pilotage de l’action sont donc nécessaires ;

• en mobilisant des ressources variées (en moyens matériels et humains) et adaptées (ndlr. on y reviendra plus tard) à l’objectif ou aux objectifs recherché(s) ;

• réalisé dans un délai donné : le projet est obligatoirement limité dans le temps avec des dates de début et de fin.

L’organisation, la façon de travailler en mode projet diffère de l’organisation des services opérationnels quotidiens car dans le premier cas, les activités sont non récurrentes, dans le second, elles sont récurrentes (par exemple, celles de gestion).

Le jury s’attend à ce que vous indiquiez les objectifs attendus (le but / la cible), que vous prévoyez le pilotage, l’organisation du projet : avec des livrables, un calendrier,..., ses conditions de réussite (ex. mobilisation de certains acteurs, …) et les éventuels freins et/ou risques. Prenez bien le temps de lire le sujet, vous y trouverez des indices précieux (ex. le « mode opératoire » demandé,…) pour définir spécifiquement votre plan d’action à la commande qui vous est faite.

Comment construire un plan d’action cohérent et gagnant ? Suivez les étapes !

La première étape à suivre, est de rappeler la cible ancre de lien  https://www.carrieres-publiques.com/actualite-fonction-publique-rapport-technique-et-la-partie-propositions-comment-faire-d-3056, les objectifs, décliner éventuellement, ensuite, les sous-objectifs. Au cours de votre développement, remettre le but (ex. avant l’entrée en vigueur d’une nouvelle loi, d’un nouveau décret ou d’une circulaire) avant de présenter le rétroplanning sera peut-être également, nécessaire.

Ensuite, la deuxième étape importante est d’indiquer comment est définie la gouvernance ; autrement dit, qui décide, qui pilote opérationnellement. Il vous faut une instance : un comité de direction (CODIR), à qui seront associés un comité de pilotage (COPIL), technique (COTEC), en fonction de l’importance du projet. Vous pouvez proposer de compléter cette organisation par la mise en place d’une équipe projet.

Dans ce cas, vous devez aborder la composition de cette équipe, traiter la question du reporting (avec ou sans tableau de bord), des livrables, des compte-rendus et de leurs destinataires…

L’élaboration d’un calendrier pour le projet est structurante. Prévoir des indicateurs de suivi des actions, quantifier la charge de travail (ex. via un diagramme de Gantt pour coordonner l’action des uns et des autres, des feuilles de temps,…) est toujours apprécié par les correcteurs.

Autre point important : les livrables. Résultat d'un jalon ou d'une échéance, le livrable s’inscrit dans le planning du projet. Ce peut être un cahier des charges, une étude de faisabilité, un logiciel, un guide de procédures, un programme de formation ou tout autre élément (ex. compte-rendu), produit ou résultat requis dans le retroplanning. Les livrables marquent l’évolution du projet.

Dans ce mode projet, il vous faut aussi bien sûr, définir une méthode. Par exemple, vous allez indiquer si l’équipe projet travaillera sur l’élaboration d’un diagnostic, des questionnaires, ou des bonnes pratiques.

Quant à la mise en œuvre opérationnelle, au-delà du calendrier, votre destinataire doit pouvoir prendre connaissance des principaux axes que vous proposez, des moyens (humains, budgétaires…) dont vous avez besoin et la manière d’évaluer vos actions.

Le plan d’action doit également être argumenté et comporter des recommandations (avantages, inconvénients, conditions de réussite). Il vous faut envisager tous les aspects : juridiques, sociétaux, environnementaux, économiques, financiers, managériaux… y compris les principes déontologiques relatifs au service public (intérêt général) et maîtriser les notions de planifications.

Toutefois, même en 4 heures et encore moins en 3 heures, vous n’avez pas beaucoup de temps pour le faire, aussi, définissez les grandes lignes. Ce que l’on vous demande c’est de voir ce qu’il y a à faire et pas forcément de faire.

Enfin, il faut prévoir l’accompagnement au changement par :

• un plan de communication en interne et en externe. En externe, vis à vis des usagers de l’administration et/ou des partenaires ; en interne, pour informer, mobiliser sur les objectifs les équipes ;

• de la formation. Dès le départ du projet, il faut prévoir un budget, du contenu et des objectifs de formation des personnes qui sont impactées par le projet.

Pour obtenir une bonne note : faites des propositions « adaptées »…

Ce qui compte pour réussir ce n’est pas seulement de décrire les étapes mais de prendre en compte les spécificités de votre sujet, c’est-à-dire les clés de réussite du projet que vous avez recensées en première partie, les enjeux que vous aurez trouvés, etc.

Exit un portrait uniforme de ce qu’est la méthode projet. Vos étapes, la mise en œuvre concrète du projet, doivent être adaptées à la commande indiquée dans le sujet.

Là encore, vu le temps contraint, une fois les grandes lignes posées, prenez un axe de propositions et détaillez-le. Par exemple, cela pourra être de réfléchir à l’équipe dédiée, à la gouvernance et aux acteurs concernés au projet posé par le sujet de la note ou du rapport. En étudiant les parties prenantes (ex. agents, associations, élus, comité d’usagers, partenaires financiers, État, organisations syndicales…), en identifiant que chacune a un rôle différent, vous offrirez aux correcteurs de quoi vérifier vos capacités et votre maîtrise de la méthode projet.

…Innovantes et modernes

Dernier ingrédient pour faire grimper votre note, savoir apporter une touche de créativité. Votre écrit gagnera en qualité si vous introduisez des solutions qui mettent en avant de façons de travailler différente (ex. de méthodes innovantes : laboratoire d’innovation, design de services, intelligence collective, sciences comportementales, participation citoyenne, efficacité opérationnelle, culture de la reconnaissance des agents pour accompagner le changement, etc.) ; ou encore, qui utilisent des moyens de communication nouveaux (ex. mises en place de webinaires interactifs ; plateforme de coaching en ligne …). 

Si cela n’est pas (encore) naturel pour vous, prenez le temps pendant votre préparation de lire régulièrement, des rapports et des articles sur la transformation publique et les façons de travailler des acteurs des politiques publiques. Cela vous permettra d’acquérir le vocabulaire approprié et de vous familiariser avec l’innovation publique.

Le jour J, vous serez alors plus à l’aise pour émettre des propositions qui sortent de l’ordinaire et rendre une copie qui se distingue qualitativement.

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Bonne préparation !

Pour aller plus loin :

• Circulaire du 5 juin 2019 relative à la transformation des administrations centrales et aux nouvelles méthodes de travail.

• Guide "Diffuser la culture du mode projet dans la fonction publique"