Rapport technique : Quelles spécificités ?

Lors de l’épreuve de rapport technique, le jury cherche - via vos capacités rédactionnelles - à vérifier votre esprit d’analyse, de synthèse, votre aptitude à situer le sujet traité dans son contexte général afin, le cas échéant, de dégager des… solutions opérationnelles appropriées. A quoi doit vous servir l’analyse faite en première partie ? Comment dégager un plan d’actions efficace ? Comment adopter la meilleure stratégie en 3 ou 4 heures ? En bref…Quels sont les secrets de ceux qui obtiennent au moins 15/20 ?

7 points clés sur les spécificités de ce « classique » des épreuves écrites des concours de la fonction publique territoriale de catégorie A et B.

1. Quels sont les objectifs du rapport technique ? Répondre à une commande professionnelle !

L’épreuve de rapport technique est une épreuve phare de l’admissibilité des concours (externe, interne ou troisième voie, le cas échéant) de technicien territorial ( filière technique – catégorie B – fonction publique territoriale - FPT - rapport technique) ou de technicien principal de 2e classe (rapport avec propositions) « rédigé à l’aide des éléments contenus dans un dossier portant sur la spécialité au titre de laquelle le candidat concourt » ou « portant sur la spécialité au titre de laquelle le candidat concourt, assorti de propositions opérationnelles ». 

Mais on retrouve aussi cette épreuve aux concours interne et de 3ème voie d’attaché territorial (filière administrative – catégorie A – FPT).

La commande comporte une mise en situation qui vous doit permettre de connaître les attentes précises du destinataire. 

Le contexte du sujet correspond strictement aux missions confiées à un technicien territorial, à un technicien territorial principal ou à un attaché territorial.

Exemple - concours interne et troisième concours de technicien territorial - spécialité : espaces verts et naturels – 2022 : « Vous êtes technicien territorial, en charge de la gestion du patrimoine arboré urbain et forestier au sein de la direction des Parcs et jardins de Techniville, commune de 65 000 habitants. Les canicules des dernières années ont renforcé les attentes de la population en matière de « Nature en ville », relayées par les élus qui souhaitent une végétalisation accrue du territoire. L’un des axes de cette végétalisation vise à lutter contre le phénomène d'îlot de chaleur, en recourant, entre autres, à l’implantation de forêts urbaines. Dans ce contexte, le directeur des Parcs et jardins vous demande de rédiger à son attention, exclusivement à l’aide des documents joints, un rapport technique sur les forêts urbaines ».

Pas de piège. L’épreuve vise à évaluer vos capacités à organiser méthodiquement les informations nécessaires à la rédaction d’un rapport et à produire en temps limité un document synthétique. Concrètement, il s'agit en 3 ou 4 heures, de rendre de façon claire et concise, une note informationnelle bien structurée - 5/6 pages suffisent – avec, en sus, pour le rapport « avec propositions », des solutions pertinentes.

2. Répondre à une commande, une demande « à l’attention de… » ? C’est d’abord répondre à un supérieur ou un élu 

Pour réussir cette épreuve de rapport, le deuxième élément, c’est de centrer votre analyse et le cas échéant, les propositions sur les besoins du destinataire de votre rapport. En effet, votre écrit s’adresse à quelqu’un dans le sujet (ex. maire, directeur général de services ou dans le cas de l’exemple précité, le directeur des Parcs et jardins). 

Dans tous les sujets vous trouverez la personne qui passe la commande du rapport. L’énoncé précise aussi votre poste, donc votre rapport hiérarchique avec cette personne et il est très important de bien prendre en compte ces informations pour rédiger votre rapport.

3. Que faut-il comprendre par le « contexte » du sujet ? 

Ensuite, le sujet comprendra des informations sur votre environnement professionnel (ex. les besoins de la population en matière de « Nature en ville », de végétalisation, de forêts urbaines). Vous saurez aussi dans quelle collectivité territoriale vous êtes censé travailler (ex. commune de 65 000 habitants), votre fonction (ex. technicien territorial, en charge de la gestion du patrimoine arboré urbain et forestier au sein de la direction des Parcs et jardins de Techniville). 

Mais vous serez aussi informé du contexte de la décision à venir. Votre rapport prépare cette dernière. Votre responsable hiérarchique vous commande un rapport parce qu’il a une décision à prendre. Son besoin c’est d’avoir un support pour la prendre. Votre écrit doit pouvoir l’appuyer sur des éléments précis, des éléments factuels, mais aussi une analyse voire une proposition donc une stratégie, un plan d’actions. 

Autre point à prendre en compte à ce stade : le public visé. Par exemple, il peut vous être demandé une note pour le directeur des ressources humaines qui doit intervenir auprès des directeurs de services opérationnels. Vos propositions seront alors différentes, si le DRH doit assurer une conférence sur le sujet précité auprès d’étudiants universitaires. Le public de votre destinataire est donc un point essentiel. 

Donc en résumé, avant même de vous lancer, de commencer à lire les documents, il est très important de relever dans le sujet, les informations qui permettent, sur le brouillon, de répondre à ces 3 questions : A qui est destiné le rapport ? Quel est son objectif ? Que doit-il contenir (ex. « un rapport technique sur les forêts urbaines ») ? 

4. Pourquoi vous devez suivre le plan-type du rapport technique pour réussir ? 

Une autre des spécificités pour réussir le rapport technique est de savoir organiser votre prise de notes en fonction… d’un plan type. Car oui, il y a, bien sûr, des plans type de rapports. Ils fonctionnent tous sur la même architecture ou presque selon deux axes/parties et s’agissant du rapport technique avec propositions : une première partie d’analyse, une deuxième partie de propositions. 

Ayez à l’esprit que votre écrit doit répondre aux consignes ou orientations du sujet, et donner, au lecteur, la réponse aux questions formulées dans l’intitulé. Il est important de pouvoir organiser le devoir. 

Le premier axe du plan provisoire dégagera le contexte, le cadre légal, c’est-à-dire les enjeux essentiels de la problématique (organisationnels, RH, budgétaires, réglementaires, bénéfices attendus de la réforme ou du dispositif que l’on vous demande de présenter) avec deux sous-parties. Dans la deuxième partie vous allez présenter des points sensibles, des points de vigilance, des difficultés (ex. un planning serré) susceptibles d’être rencontrées par la collectivité ou qu’elle va rencontrer (ex. multiplicité des acteurs), des écueils (ex. des objectifs larges), mais aussi, des enseignements tirés des bonnes pratiques. Le cas échéant, cette partie va vous permettre, dans votre posture de conseiller votre supérieur hiérarchique, de faire des propositions adaptées au contexte. 

En général, dans le cas du rapport technique avec propositions, une des caractéristiques de votre écrit est qu’il doit contenir un plan d’actions, vous pourrez donc reprendre, par exemple, les phases d’une démarche de projet (avec trois phases du type : diagnostic, propositions opérationnelles, évaluation).

Commencer ce travail avant même d'avoir parcouru le dossier. Couchez sur le papier votre plan et, si vous devez proposer un plan d’actions, vos connaissances personnelles avec les éléments permettant de formuler des propositions. L’avantage : cela vous permettra de ne pas vous laisser emporter le dossier et sa masse d’informations, au risque d'oublier des idées.

5. La prise de notes lors de l’épreuve du rapport technique est-elle différente des autres épreuves ? 

Un des autres avantages d’avoir le plan type est que vous allez avancer dans l’épreuve avec un cadre, des points de passage obligés. Vous savez ce que vous cherchez. Exit des lectures du dossier où vous passerez trop de temps. 

Dans vos prises des notes, notez bien en marge d’un passage qui vous semble particulièrement intéressant pour répondre à la commande, à quelle rubrique de votre plan type cet élément correspond : Est-ce que c’est un enjeu ? Est-ce que c’est un point de vigilance ? un élément qui pourrait vous permettre d’envisager une action ? de faire une proposition ?

En suivant cette méthode, vous serez… plus efficace ! A la fin de votre lecture, vous n’aurez plus qu’à rassembler les différents éléments pour construire votre plan, pour éventuellement vous éloigner du plan type, ou pour l’adapter mais en gardant toujours une base structurée. 

6. Sur la forme, un rapport structuré et achevé vous rapportera des points 

Ensuite, vient la phase de rédaction du rapport. Si viser une copie parfaite est impossible, vous pouvez envisager de rendre la meilleure copie. 

En 3 ou 4 heures d’épreuve, vous n'aurez pas le temps de rédiger au brouillon. Donc rédigez directement sur la copie. Seule exception : l'introduction. Les premières phrases de votre copie doivent être préparées soigneusement au brouillon. Le rapport se formalise par une entrée en matière, une reformulation du sujet, la présentation de la problématique dans son contexte et l’annonce de plan. 

Le plan doit être matérialisé et découpé en sous-parties et paragraphes (type I. A. 1. et 2.). Côté rédaction, il faut soigner les intitulés, être concis et précis. Les membres du jury déplorent trop fréquemment un manque de titres qualifiants ou de structuration. Pensez par exemple, aux phrases de transition.

Le correcteur sera sensible à la forme de votre écrit. La lecture de votre rapport doit être facile : les titres et sous-titres doivent être en quelque sorte la synthèse de la note, aérez la présentation, utilisez un vocabulaire précis et simple mais évitez le style télégraphique.

Votre rapport doit adopter un formalisme précis et reprendre les informations que vous trouvez en première page du sujet dans la commande et la liste signalétique des documents au dossier.

Veillez à lier les éléments d’analyse (première partie) à vos propositions. Le plan d’action ne doit pas arriver comme un cheveu sur la soupe. Une bonne transition entre la première et votre seconde partie vous facilitera le travail.

Pour présenter votre plan d’action, pensez également à systématiquement, hiérarchiser vos arguments. 

Par exemple, en mettant en avant : 

• les idées importantes, des mots clés, des principes (d’adaptabilité, de continuité de service public,…) ; ou encore, 
• en première partie, des points de vigilance, puis, en seconde partie, des indicateurs d’évaluation prenant en compte ces points. 

Votre écrit se transformera en véritable document à caractère stratégique.  

Et la conclusion ? Le rapport est un exercice opérationnel, elle n’est donc pas strictement nécessaire, même si les avis divergent. Elle présente l’avantage de montrer au jury que vous rendez un devoir achevé. Un bon moyen de lui prouver que vous allez toujours au bout de la commande qui vous a été faite.

7. Savoir utiliser ses connaissances, son expérience…Comment répondre brillamment ? 

Pour réussir l’épreuve, vous devez d’une part, être en capacité de repérer les informations essentielles, de les synthétiser de manière à informer un destinataire n’ayant pas connaissance du dossier ; d’autre part, de mobiliser vos connaissances des missions, compétences et si besoin, des moyens d’action d’une administration, des collectivités territoriales, etc. Pour cela vous allez devoir vous projeter en tant que futur technicien ou attaché chargé de conseiller votre lecteur. 

La partie « propositions » va servir au jury à vérifier que vous savez valoriser des informations du dossier, comme par exemple : des expériences éclairantes conduites par différents établissements, administrations, ministères, collectivités, mobiliser vos connaissances et donc, que vous serez capable une fois en poste, au final, d’assurer sur le terrain, par exemple, la direction d’un service, d’exercer des missions d’études, de participer à l’élaboration de projets, de programmation ou encore, d’être un bon manager…

Par ailleurs, le ton de votre rapport est important. Vous devez être capable de faire comprendre à votre destinataire que vous avez compris que, vous n’avez pas le pouvoir de décider, mais que, vous êtes capable de proposer, de suggérer, d’orienter en fonction des éléments présentés. Utiliser des expressions comme « je vous propose de… », « il est souhaitable de… », vous aidera à démontrer que vous avez bien compris votre positionnement. 

Enfin, pour formuler des propositions marquantes, vous pouvez aussi faire appel à votre propre expérience, à votre bon sens. Cela ne veut pas dire être original pour être original, mais cela veut dire que vous devez être capable de sortir des plans d’action classiques que vous aurez trouvés dans les manuels. Autrement dit, votre plan d’action, pour être bon, vous demande d’avoir une vision large, de voir les différentes facettes, différents points de vue…

Mettre toutes les chances de votre côté : Vous préparer avec l’aide d’un organisme

En ayant en tête toutes ces spécifiés et en respectant ces points, cela ne veut pas dire que tout sera résolu. Bien sûr il y a toute une méthodologie sur la forme et sur le fond pour réussir cette épreuve de rapport. Cela vous demandera de l’entrainement (encore et encore). Sans tenir compte de la durée de l’épreuve au début, puis en respectant le temps imparti des 3 ou 4 heures. 

Se préparer en solo avec les annales corrigées est bien sûr possible et donne de bons résultats. Toutefois, cette méthode suppose d’être capable de travailler à la maison, de s’autoévaluer, sans aucun cadre, ni contrôle. Chaque année, plus d’un candidat sur 3 abandonne en cours de route la préparation aux concours de technicien territorial. 

Pour mettre toutes vos chances de votre côté et arrivé bien préparé le jour J, plusieurs méthodologies : une préparation avec l’aide d’amis ou d’anciens candidats ou encore… l’accompagnement d'un organisme de préparation qui offre un suivi rapproché et vous permettra de demander des conseils en direct aux intervenants.

Retrouvez les préparations aux concours de catégorie A (ex. attaché territorial) ou B (ex. technicien territorial) de Carrières Publiques.