Secrétaire administratif : un rôle « polyvalent » bien au-delà des missions de secrétariat

Les postes de gestionnaire financier, d’assistant de direction ou de coordination d’une équipe de proximité vous attirent ? Le concours de secrétaire administratif (catégorie B) est fait pour vous. En cas de réussite, un poste clé entre mise en œuvre des directives et « facilitateur » d’aide à la décision, bien au-delà de simples fonctions de secrétariat.

Quel niveau de recrutement ?

 

L’accès aux postes de secrétaires administratifs de la fonction publique d’État se concrétise par le passage d’un concours de catégorie B (secrétaire administratif). Les concours sont, en règle générale, organisés par le ministère de l’Éducation nationale pour l’ensemble des ministères. Au moment de l'inscription, le candidat choisit le ministère pour lequel il postule. En 2016, ce concours était commun aux ministères de l'Education nationale, de l’Enseignement supérieur et recherche, de l’Intérieur, de la Défense et de la Culture. En tout, 38 postes étaient offerts.

 

Pour s’inscrire au concours externe de secrétaire administratif, aucune condition d’âge ou d’expérience professionnelle n’est exigée des candidats mais il faut être titulaire d’un baccalauréat ou d’un titre ou diplôme classé au moins au niveau IV ou d’une qualification reconnue comme équivalente à l’un de ces titres ou diplômes.

 

Avoir en poche un Bac pro gestion-administration, un Bac technologique STMG (sciences et technologies du management et de la gestion), un BTS AM (assistant de manager), un BTS AG (assistant de gestion), un DUT GEA (gestion des entreprises et des administrations), un DUT GACO (gestion administrative et commerciale), ou encore un DUT CJ (carrières juridiques) sera un atout.

 

Quelles qualités pour être un secrétaire administratif ?

 

Ces dernières années, le rôle de secrétaire administratif a évolué. Ses missions et tâches de « rédacteur » vont bien au-delà de simples fonctions de secrétariat : rédaction, tâches de gestion des ressources humaines, logistiques, financières ou comptables... Il doit être à l’aise avec les outils informatiques, internet, les outils de communication et les logiciels de bureautique. Il doit aussi avoir une connaissance du terrain où il exerce pour faire remonter les usages et les difficultés à son supérieur. Il doit pouvoir s’appuyer sur lui pour mettre en œuvre sa stratégie d’action.

 

Le métier requiert de la rigueur, de l’organisation, une aisance rédactionnelle, de synthèse et une bonne orthographe. Le travail de bureau, quelquefois répétitif, demande de la patience et de la concentration. Afin d’être pertinent, il dispose de solides connaissances administratives et juridiques. Être secrétaire administratif, c’est aussi disposer de capacités d’analyse, connaître l’organisation et les missions des services déconcentrés, faire preuve de réactivité et d’autonomie, définir des priorités et gérer des urgences, s’adapter aux divers interlocuteurs, superviser un agenda et les prises de rendez-vous, avoir le sens du contact, assurer le reporting d’informations, respecter le devoir de réserve.

 

Quel quotidien pour le secrétaire administratif ?

 

Les missions des secrétaires administratifs sont innombrables et varient en fonction de la définition du poste et du service. Tous les services publics sont concernés : services déconcentrés (préfectures, sous-préfectures, directions locales), ministères, agences publiques, établissements de formation, ambassades, police nationale, rectorats, personnel civil des armées, etc.

 

Le secrétaire administratif a pour mission d’effectuer toutes les fonctions administratives en étroite collaboration avec son responsable de service, son chef de bureau ou son directeur.

 

Rédaction de courriers, de comptes-rendus de réunions, de notes internes, réalisation de synthèses en traduisant les textes législatifs et règlementaires dans le cadre d’intervention de son service, diffusion d’informations, de supports de communication… Positionné entre les adjoints administratifs et les attachés dans la chaîne hiérarchique, le secrétaire administratif exerce des missions visant à mettre en œuvre des directives tout en facilitant l’aide à la décision. Grâce à son travail en matière de communication et de documentation, le secrétaire administratif facilite le travail de son supérieur hiérarchique. Il le décharge des tâches administratives et joue le rôle d’interface entre son service et les divers interlocuteurs de celui-ci.

 

Le secrétaire administratif peut exercer, par exemple, des fonctions d’adjoint de bureau ou d’assistant de direction : réception et tri du courrier pour ne présenter à son service que les informations essentielles ; réception et filtre des appels téléphoniques. Ainsi, il entretient de fréquents contacts à l’intérieur et à l’extérieur de l’administration. Il gère également l’agenda de son supérieur, note les rendez-vous et les organise dans certains cas. Il gère donc deux emplois du temps : le sien et celui de son chef. Il peut également organiser les déplacements de celui-ci. Une mission qui génère beaucoup de paperasse : aussi le secrétaire administratif s’occupe de gérer le fond documentaire, d’archiver ce qui doit être conservé et de jeter le reste. Une relation de confiance entre lui et la direction est indispensable, car le secrétaire administratif prend des décisions et gère les affaires courantes en l’absence de son supérieur.

 

Il peut aussi, être investi de responsabilités particulières : être sollicité pour avis, se voir déléguer la gestion de certains dossiers (négociations, préparation d’un budget…), être chargé d’organiser et de participer à des réunions, de coordonner ou d’encadrer une ou plusieurs équipes du personnel administratif.

 

Quelle rémunération ?

 

La rémunération mensuelle nette - environ 1 500€ en début de carrière à 2 600€ au plus haut point de la grille des secrétaires administratifs de classe exceptionnelle en fin de carrière - comprend plusieurs éléments : le traitement principal, auquel peuvent s'ajouter des primes selon la technicité des postes et indemnités. Par exemple : indemnité de résidence ; remboursement forfaitaire de transport. Le cas échéant, un supplément familial, variable selon le nombre d'enfants, est alloué en plus des prestations familiales.

 

Quelles perspectives d’avenir ?

 

Depuis 2009, les effectifs du corps des secrétaires administratifs ont baissé par la double action des nombreux départs en retraite et du non-remplacement d’un agent retraité sur deux. Mais les besoins sont toujours présents dans les ministères et dans les services déconcentrés et le recrutement remonte progressivement.

 

De nombreuses possibilités d’évolution sont offertes à l’intérieur d’une même structure grâce aux changements de service. Pour évoluer dans la profession et les grades, il faut envisager très tôt de suivre des formations et d’acquérir des connaissances spécialisées.

La promotion et les concours internes permettent de gravir les échelons de secrétaire administratif de classe normale, secrétaire administratif de classe supérieure et secrétaire administratif de classe exceptionnelle. Le grade d’attaché est accessible par concours internes.