Secrétaire administratif

Présentation

Quelles sont les missions du secrétaire administratif ?

Le Secrétaire administratif doit être capable de rédiger des notes, circulaires et courriers divers. Il doit savoir traduire en mesures particulières des textes à caractère général et les appliquer. Il peut être amené à remplir des tâches de gestion ou d'encadrement. Souvent en contact avec les usagers et les services déconcentrés de l'État, il a un pouvoir d'initiative, d'appréciation, d'interprétation. Au quotidien, il travaille en liaison étroite avec les attachés qui animent une équipe de collaborateurs au sein d'un bureau.

Ils peuvent être recrutés dans une administration centrale (ministères) ou dans un service déconcentré de l'État (préfecture, rectorat...).

Quelle est la position hiérarchique du Secrétaire administratif d'Etat ?

Le concours de Secrétaire administratif d'état relève du cadre d'emploi administratif de catégorie B. Situé entre le personnel d'encadrement représenté par la catégorie A et le personnel d'exécution classé en catégorie C, le secrétaire administratif est chargé de fonctions dites d'application.

Remplissez-vous les conditions pour participer au concours de secrétaire administratif de l'Etat ?

Les conditions générales de participation aux concours de la fonction publique

• Posséder la nationalité française ;
• Se trouver en position régulière au regard des obligations du Code du service national ;
• Jouir de ses droits civiques ;
• Ne pas avoir un casier judiciaire (bulletin n° 2) portant des mentions incompatibles avec l'exercice des fonctions ;
• Remplir les conditions d'aptitude physique exigées pour l'exercice de la fonction.

Il existe un concours externe, un concours interne et un troisième concours.

Le concours externe de Secrétaire administratif  est ouvert aux candidats titulaires de l'un des diplômes suivants :

• Baccalauréat ou titre français admis réglementairement en dispense du baccalauréat pour l'inscription dans les universités ;
• Titre ou diplôme homologué au moins au niveau IV des titres et diplômes de l'enseignement technologique ;
• Diplôme national reconnu ou visé par l'État sanctionnant une formation d'une durée totale au moins égale à une année d'études supérieures après le baccalauréat ;
• Diplôme de l'Union Européenne, ou d'un autre État partie à l'accord sur l'Espace Économique Européen, reconnu au moins équivalent aux diplômes français requis.

Comment constituer votre dossier de candidature ?

Le dossier de candidature comprend :

• Une notice individuelle d'inscription ;
• Une demande d'extrait de casier judiciaire n°2 ;
• La copie du diplôme ou du titre requis pour participer aux épreuves du concours ;
• La photocopie de la carte d'identité ou un certificat de nationalité française délivré par le tribunal d'instance.

Comme pour tous les concours, vous devez être attentif à la date limite pour retirer votre dossier d'inscription et à la date limite pour le déposer. Au moins la date limite de dépôt du dossier d'inscription figure dans notre base de données "dates de concours"

Comment sont recrutés les secrétaires administratifs de l'Etat ?

Le concours externe de secrétaire administratif d'Etat  est un concours interministériel à portée nationale organisé, en principe, une fois par an par le ministère de l'éducation nationale pour l'ensemble des ministères. Ce concours permet d'attribuer les postes dans les postes de secrétaires administratifs dans les ministères centraux, mais aussi les emplois décentralisés dans les départements.

À l'issue du concours, le jury arrête une liste d'aptitude établie par ordre de mérite. La liste d'aptitude est valable uniquement sur un ressort géographique précis, celui de présentation du concours. Le refus de poste attribué à un candidat entraîne la perte du bénéfice du concours. 

Les lauréats sont nommés secrétaires administratifs stagiaires pour une durée d'un an. L'autorité peut également décider que la période de stage est prolongée pour une durée maximale d'un an.

Épreuves

Deux épreuves d'admissibilité

1 - Une épreuve de cas pratique avec une mise en situation à partir d'un dossier documentaire remis au candidat pouvant comporter des graphiques ainsi que des données chiffrées. Le dossier doit relever d'une problématique relative aux politiques publiques et comporter plusieurs questions précédées d'une présentation détaillée des attentes du jury destinée à mettre le candidat en situation de travail. Pour cette épreuve le dossier documentaire ne peut excéder 20 pages. (durée 3 heures, coef. 3) ;

2 - Une épreuve constituée d'une série de six à neuf questions à réponse courte portant, au choix du candidat exprimé lors de l'inscription au concours, sur l'une des options suivantes :

• Gestion des ressources humaines dans les organisations ;
• Comptabilité et finance ;
• Problèmes économiques et sociaux ;
• Enjeux de la France contemporaine et l'Union européenne.

Pour chaque option, le questionnaire à réponse courte comporte des questions communes et des questions propres à l'option choisie 
(durée 3 heures, coef. 2 dont coefficient 1 pour les questions communes et de capacité de raisonnement et coefficient 1 pour les questions relatives à l'option).

A partir d'un ou plusieurs documents, les questions communes portent sur des connaissances générales permettant d'évaluer l'ouverture au monde, l'intérêt porté aux politiques publiques, aux valeurs du service public et permettant de tester la capacité de raisonnement. Un même texte peut service de support à plusieurs questions.

Pour la partie optionnelle, chaque question est accompagnée d'un ou plusieurs documents en rapport avec la question posée. Un même texte peut servir de support à plusieurs questions. Le dossier documentaire pour l'ensemble des questions ne peut excéder dix pages au total.

Une épreuve d'admission

• Entretien avec le jury à partir d'un texte court relatif à un sujet de société en rapport avec le rôle des administrations ou portant sur une politique publique comportant une ou deux questions auxquelles le candidat doit répondre, visant à apprécier les qualités personnelles du candidat, son potentiel, son comportement face à une situation concrète, le cas échéant sous forme de mise en situation (préparation 25 minutes, durée 25 minutes dont 10 minutes au plus d'exposé, coef. 4).

En vue de l'épreuve d'entretien, le candidat admissible adresse une fiche individuelle de renseignement au service gestionnaire du concours à une date fixée par le service et avant le début des épreuves d'admission. Le jury dispose de cette fiche de renseignement pour la conduite de l'entretien qui suit l'exposé. La fiche individuelle de renseignement est disponible sur le site internet du ministère ou de l'établissement chargé de l'organisation du concours.

Comment préparer le concours de secrétaire administratif externe ?

Ce concours étant de plus en plus sélectif (1 lauréat sur 10 inscrits environ), il est fortement recommandé de faire appel à une préparation professionnelle pour optimiser vos chances de succès.

Une bonne préparation doit comporter une méthodologie pour chaque épreuve et plusieurs entraînements aux épreuves. Nous vous conseillons d’opter pour un organisme de formation éprouvé qui propose des corrections personnalisées afin de suivre vos progrès.

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• Vous pouvez également visualiser toutes les autres préparations au concours de Secrétaire administratif.