Administrateur système informatique

Les «experts» des systèmes d'exploitation et des bases de données Ministère, administration ou collectivité territoriale ... tous les organismes publics possèdent des systèmes d'exploitation et des bases de données qui leur sont propres. Ressources humaines, finances, marchés publics, gestion de prestations, de subventions..., les domaines concernés sont variés. Pour gérer et améliorer l'efficacité de ces outils, des administrateurs systèmes mènent, en « backoffice »,autrement dit en arrière plan, un ajustement complexe peu perceptible par les utilisateurs, mais simplifiant grandement leurs démarches au quotidien. 

Maintenance et évolution des systèmes d'exploitation et des bases de données

« Noyau » central dans chaque organisme pour l'exploitation et la gestion fonctionnelle des données, l'administrateur système travaille en lien direct avec la plateforme technique du prestataire. Il possède une connaissance pointue des fonctionnalités et du potentiel de l'outil informatique dont il a la charge. Cette expertise lui permet d'intervenir rapidement sur un premier niveau de difficultés rencontrées par les utilisateurs.

Erreur de saisie, regroupement d'informations, transfert de données, mise à jour de version... relèvent ainsi de sa compétence. Pour les situations plus complexes, il peut solliciter une intervention extérieure du prestataire qui a conçu l'outil.

Ce professionnel participe pleinement au perfectionnement du dispositif. Son travail facilite l'accès et le traitement des informations auprès des utilisateurs.

Traitement des données

Toutes les informations saisies dans les logiciels ou progiciels alimentent, en parallèle, des bases de données indépendantes. Pour les combiner entre elles et approfondir certaines thématiques, les administrateurs systèmes conçoivent des instruments de recherche.

Des requêtes, plus ou moins complexes, sont construites en concertation avec les utilisateurs afin de bien identifier leurs besoins. Ce « montage » requiert beaucoup de technicité. Pour mettre en place des extractions pertinentes, l'administrateur système doit maîtriser les données et conceptualiser l'ensemble des arborescences. Requêtes, tableaux de bord, documents réglementaires... constituent des supports de travail indispensables pour mener un suivi d'activités précis. Ils sont également une aide précieuse permettant d'orienter des choix stratégiques en lien avec les politiques publiques.

Accompagnement des utilisateurs

Appui technique, évolution du logiciel, renseignement spécifique... l'administrateur système anime le réseau des utilisateurs. Il est à leur écoute pour les guider dans leur démarche et les épauler sur des demandes particulières. Activation des droits d'accès, formation, familiarisation rapide avec l'outil, sensibilisation à la gestion des données (droits d'auteurs, droits de diffusion, protection...) ... sont menées par ses soins.

Côté profil

Disposer d'un esprit logique, manipuler aisément l'outil informatique ainsi que les bases de données, connaître le fonctionnement de l'action publique (principalement dans le domaine d'intervention de l'outil : ressources humaines, finances, gestion de trésorerie, marches publics ....) sont des qualités essentielles pour exercer ce métier.Pour être informé des évolutions et des informations techniques, l'administrateur système doit assurer une veille technologique et constituer, en parallèle, un réseau professionnel d'informations. Le métier d'administrateur système est accessible via le concours d'ingénieur territorial.

S'il est encore possible d'accéder à ce métier avec un bac + 2 en informatique, complété par une année de spécialisation en base de données, les titulaires d'un bac + 5 (diplômes d'ingénieur) sont les plus recherchés par les employeurs publics.

L'administrateur système voit son rôle prendre de l'ampleur dans les administrations, la gestion et l'exploitation des données informatiques devenant incontournables, ce métier a un bel avenir devant lui !

Gabrielle Petit

Florent Châtelet

Depuis 2004, Florent Châtelet est administrateur système d'un progiciel de gestion financière au sein d'un Département. Il assure au quotidien l'administration fonctionnelle de cet outil et de la gestion de sa base de données. A l'écoute des utilisateurs, il assure un premier niveau d'intervention technique.

Comment s'organise votre travail ?

Je suis le référent, au sein de la collectivité qui m'emploie, pour toutes les questions ou les incidents relatifs à l'outil de gestion financière. J'interviens tout au long de la chaine : de la création d'un code d'accès à l'établissement de requêtes en passant par la formation des utilisateurs et la mise à jour du logiciel..., mon rôle est très hétéroclite.

Quels en sont les grands axes ?

Grosso modo, ma mission se décline en trois axes :

• la maintenance et l'évolution du progiciel avec notamment la gestion de l'interface technique avec le prestataire (mise à jour, bug ...),
• le traitement de données et l'élaboration des requêtes,
• l'accompagnement des utilisateurs (création de code d'accès, formation, appui technique...).

Selon les périodes, le temps imparti à chacun de ces axes de travail peut évoluer. Par exemple, en période de préparation budgétaire, l'élaboration de requête spécifique peut être plus demandée par les services. Le besoin de combiner des données sous des angles différents se fait sentir pour effectuer des choix stratégiques lors de l'élaboration du budget de la collectivité.

Quelle est la plus value de votre intervention pour les services de votre collectivité ?

Tout d'abord, mon travail leur permet de disposer d'un outil de travail fiable et opérationnel. S'ils rencontrent des incidents techniques ou s'ils veulent corriger une saisie erronée, ils me sollicitent. La réponse à leur problème est ainsi très rapide.

L'autre aspect porte sur le traitement des données. J'accompagne les services dans l'élaboration de requêtes permettant d'alimenter des tableaux de bord et de remplir des documents réglementaires présentant le budget de ma structure. Le traitement des données sous différentes formes devient alors un appui considérable bien évidemment pour les  élus de ma collectivité lors des choix budgétaires qu'ils font et de leurs prises de décisions, mais aussi pour les services : suivi des activités, de leurs engagements et de leur budget. Ce travail leur permet d'avoir non seulement une vision globale mais également une approche transversale des actions menées dans la collectivité.

En somme, avoir un interlocuteur direct, « expert » sur les problématiques rencontrées par les utilisateurs, est, me semble-t-il pour eux un véritable plus.

Quelles évolutions pourraient poindre dans votre métier ?

Le changement d'outil est la plus importante. Dans mon cas, il s'est opéré en 2011. Tout un travail en amont a été mené pour réaliser un basculement des données, d'un système l'autre,  le moins préjudiciable possible pour les utilisateurs. L'accompagnement des personnels lors d'un tel changement a également été un axe fort de ce chantier important.

Au quotidien, les évolutions sont plus anodines. Il faut cependant se tenir au courant de l'actualité du logiciel en assurant une veille technologique. Pour ma part, je fais également partie d'un réseau de professionnels d'information en lien avec les logiciels existants dans les autres collectivités.