Administrateur systèmes et bases de données

Filière technique

• Ingénieur (catégorie A)

Conditions d'accès :

• Concours externe et interne avec conditions de diplôme et/ou examen d'intégration en fonction du cadre d'emplois, concours troisième voie

L'administrateur systèmes et bases de données supervise la gestion de données via un logiciel informatique dédié (patrimoine, ressources humaines, finances, transports, géomatique...). Interlocuteur privilégié sur les aspects techniques liés à l'outil, ce professionnel contribue au déploiement de nouvelles interfaces, forme les utilisateurs et exploite les données saisies au travers de requêtes statistiques ou de cartographies. Plus globalement, il assure la cohérence, la qualité et la sécurité des informations renseignées. Pour cela, il travaille en étroite collaboration avec plusieurs services de l'administration, notamment avec la direction des systèmes d'information.

Intégrer des données

La principale mission de l'administrateur systèmes et bases de données est d'assurer l'intégration et l'actualisation des informations dans un logiciel dédié. Pour chaque insertion majeure, il travaille en amont sur un scénario d'actions.

Besoins de l'administration, format des données, documents sources, opération de transfert, interface informatique, procédure de saisie... sont étudiés et établis par ses soins pour un résultat optimal. Au quotidien, le renseignement des rubriques est généralement relayé à des référents métiers, l'administrateur fonctionnel gardant la main uniquement sur l'arborescence et la structuration des modules.

Animer le projet sur l'aspect technique

Parallèlement aux opérations d'intégration, ce professionnel supervise l'ensemble des points techniques nécessaires au développement et à la configuration du logiciel. Ainsi, la réalisation des mises à jour, la gestion des comptes utilisateurs, l'assistance « hotline », l'interface avec le prestataire, l'animation des formations internes... lui incombent. Force de conseils auprès des services utilisateurs, il est également la personne-ressource en cas d'anomalie. Pour cela, il intervient généralement en lien avec la direction des systèmes d'information.

Générer des statistiques

Détenir un référentiel actualisé des données, dresser un état des lieux d'une situation, réaliser des estimations chiffrées, élaborer des tableaux de bord, sauvegarder numériquement des renseignements... tels sont les objectifs d'un centralisateur de données. À partir des informations saisies et des besoins identifiés par les services, l'administrateur fonctionnel crée des requêtes combinant plusieurs variables. Grâce à ces extractions, le suivi des éléments, des impacts financiers et des actes administratifs, devient plus aisé. Cette fonctionnalité est une réelle plus-value pour l'aide à la prise de décision.

Être administrateur fonctionnel AS-TECH consiste à :

•  maîtriser les caractéristiques techniques de l'outil ;
•  comprendre les besoins des utilisateurs ;
•  conduire et animer un projet ;
•  valoriser des données statistiques ;
•  disposer de capacités relationnelles ;
•  produire des procédures de travail synthétiques et didactiques ;
•  s'informer des évolutions techniques et réglementaires.

Côté formation

Le métier d'administrateur systèmes et bases de données est accessible via le concours d'ingénieur territorial. L'administrateur de bases de données a un profil plutôt technique avec une formation en développement - spécialisation en base de données ou une formation généraliste orientée systèmes et réseaux.

L'accès à l'emploi s'effectue minimum à bac + 3 (licence pro réseaux et télécommunications option administrateur de bases de données, licence pro systèmes informatiques et logiciels option administrateur de réseaux et de bases de données...) mais les recrutements s'opèrent plus activement à bac + 5 (master pro sciences, technologies et santé mention STIC spécialité multimédia, bases de données et systèmes, master pro sciences et technologies mention informatique spécialité systèmes et applications réparties, diplôme d'école d'ingénieurs...).

Témoignage

Juliette Cecourt est administratrice fonctionnelle d'un progiciel de gestion du patrimoine. En poste depuis 2010, elle est impliquée dans les différentes phases nécessaires au déploiement d'une nouvelle SGBD (système de gestion de bases de données). De la mise en place au développement de nouvelles fonctionnalités en passant par le renseignement quotidien d'informations, elle est la personne-ressource sur le sujet. Zoom sur cette expérience...

Vous avez intégré un poste d'administrateur fonctionnel en 2010. Quelles expériences aviez-vous auparavant ?

En premier lieu, je suis diplômée d'une école d'ingénieur avec une spécialisation en informatique. Après un passage dans le privé, j'ai intégré la fonction publique territoriale comme contractuelle sur un poste de chef de projet informatique.

Ce poste m'a permis d'accompagner la mise en place de plusieurs SGBD au sein de la collectivité, notamment en intervenant sur le choix final des outils. Mes tâches étaient plus centrées sur l'accompagnement des services, l'exploration des possibilités techniques, la rédaction des marchés publics... En parallèle de cette expérience de 4 ans, j'ai passé le concours d'ingénieur que j'ai obtenu au premier essai. Lorsque la vacance d'un poste d'administrateur fonctionnel d'un logiciel de gestion du patrimoine est parue, j'ai choisi de postuler. Je souhaitais enrichir mes compétences en découvrant la phase de « vie » d'un logiciel métier. La continuité avec mon précédent poste était toute trouvée.

Comment s'est organisée cette mobilité interne ?

Très facilement. L'avantage de pouvoir évoluer sur de nouvelles fonctions au sein de la même structure est que l'on maîtrise tous les aspects fonctionnels tout en connaissant les principaux interlocuteurs. Autre atout pour moi, lors de mon précédent poste, j'avais accompagné les décideurs dans le choix et l'achat du nouveau progiciel à mettre en place. À mon arrivée, j'avais donc toutes les cartes en main pour prendre le relais et déployer l'outil correctement et assez rapidement.

Par quoi avez-vous commencé ? Puis poursuivi ?

J'ai procédé par étapes. Une partie des données du patrimoine bâti et non-bâti étant déjà inscrite dans une base de données, j'ai travaillé à la reprise de ces éléments.Cette opération fastidieuse, mais indispensable, a pris du temps. Toutes les informations ont été vérifiées, complétées et les documents officiels numérisés. L'ajout des indications du locatif est alors intervenu avec la saisie de tous les baux et conventions. Les véhicules, les équipements mécaniques, les vélos... ont également été renseignés. Ensuite, la base du logiciel s'est enrichie d'un module énergie et d'un module travaux pour suivre les consommations et les travaux d'entretien.

Pour chaque insertion, je réalise en amont un scénario d'actions. J'apprécie les besoins de la collectivité, je répertorie le format des données et les documents sources, j'évalue les opérations de transferts et je m'occupe de l'interface informatique. Plus les procédures sont établies en amont, mieux les difficultés sont appréhendées et résolues.

Quel regard portez-vous sur votre poste actuel ?

Je ne regrette pas mon choix. J'apprécie de pouvoir suivre un projet de A à Z jusqu'à la relation avec l'utilisateur. Traiter les « bugs » du quotidien en trouvant des solutions, échanger avec le prestataire, faire parler les données via des extractions, construire des tableaux de bord, former et accompagner les utilisateurs, optimiser l'arborescence... sont autant de missions variées alliant à la fois la technique et le relationnel. Administrateur fonctionnel d'une SGBD, c'est un métier d'écoute et de service où être force de propositions a tout son sens. En somme tout ce que je recherchais !