Responsable de formation

La formation, un maillon essentiel de la modernisation de la fonction publique territoriale.

La formation, un axe incontournable pour permettre aux agents d'acquérir et de développer leurs compétences dans le souci permanent d'assurer un service public de qualité en faveur des usagers.

Suite aux évolutions législatives et réglementaires de la formation des fonctionnaires, ainsi qu'aux évolutions des métiers et missions de la fonction publique, aussi bien d'État, que territoriale ou hospitalière, les responsables formation sont mobilisés au quotidien pour former les agents dès leur prise de fonctions et tout au long de leur carrière, ceci afin de leur permettre d'acquérir les compétences nécessaires à leur prise de fonctions, de développer leurs compétences et de favoriser leur mobilité.

Le service public évolue en permanence afin de répondre et de satisfaire les besoins des usagers. Les agents doivent donc se former afin d'assurer leurs missions dans de bonnes conditions, afin d'offrir aux administrés un service public de qualité. La formation des personnels y contribue grandement.

La loi du 2 février 2007 portant modernisation de la fonction publique et celle du 19 février 2007 relative à la fonction publique territoriale (FPT) réforment la formation en plaçant l'agent au cœur du dispositif de formation.

Responsable formation : un poste clé au sein de l'administration

Une fonction essentielle au sein de la direction des ressources humaines

 Le poste de responsable formation est généralement rattaché à une direction des ressources humaines. Le responsable formation travaille en lien avec les différents services composant cette direction (recrutement, gestion des carrières, médecine du travail, cellule reclassement des agents et prévention des risques professionnels...).

Il est le plus souvent issu de la filière administrative : agent de catégorie B (secrétaire administratif dans la FPE ou rédacteur territorial) ou A (attaché d'administration ou territorial) et ce, en fonction de la structure dans laquelle il est appelé à exercer : services centraux ou déconcentrés de l'État ou importance de la collectivité dans la sphère territoriale. Il peut alors être amené à exercer ses missions au sein d'une commune, d'un département, d'une région, d'une structure intercommunale ou de tout autre établissement public.

Une fonction d'interface avec les services de la structure

Issu de la filière administrative, le poste de responsable de formation est accessible via le concours de type 3ème voie. La formation est devenue, de par la législation, un élément stratégique de la politique des ressources humaines : en effet, l'analyse de la demande et/ou des besoins de formation peut avoir des conséquences sur l'évolution de carrière des agents et/ou la politique ressources humaines de la collectivité. Il est important que le responsable formation soit en adéquation avec les demandes des directions ou services et prenne en considération la spécificité des métiers et des missions qui sont présents dans son administration.

Le responsable formation s'en trouve être une force de proposition auprès de la direction des ressources humaines en matière de politique de formation mais également auprès de l'ensemble des directions et services de la collectivité. Il va être également garant de la pertinence et de l'efficacité des dispositifs pédagogiques par rapport aux objectifs attendus.

Cela se traduit donc par des échanges fréquents avec le directeur des ressources humaines, avec l'ensemble des directions et services, avec les agents et les prestataires de formation amenés à dispenser des formations pour la structure. La formation permet certes, aux agents d'acquérir et de développer leurs compétences, mais permet à la collectivité d'être à leur écoute tout au long de la carrière ce qui favorise le dialogue social.

Les missions du responsable formation : un métier devenu stratégique dans l'acquisition des savoirs des agents et le développement de leurs compétences

Il repère et analyse les besoins individuels et collectifs de formation, en cohérence avec la politique ressources humaines de la collectivité qu'il met en œuvre et évalue.

Ses actions vont principalement consister à :

Identifier les orientations liées aux évolutions des services

Il s'agit là de recueillir auprès des encadrants des informations sur l'évolution des services et des métiers qui s'y rattachent, d'analyser ces incidences sur les métiers existants dans la structure (direction, collectivités, établissements publics) et les impacts en terme de formation, et enfin de définir des orientations stratégiques de formation.

Conseiller les agents et les responsables de service en matière d'ingénierie des compétences et de formation, à titre individuel et/ou collectif

Cela consiste en un accompagnement des encadrants dans l'analyse des besoins de compétence d'un service, en la traduction de la problématique formation d'un agent en pistes d'action, et son orientation vers des situations de formation adaptées à son projet.

Recenser les demandes de formations individuelles (émanant des agents) et collectives (émanant des directions ou services) et élaborer le plan de formation (en lien avec les directions concernées et très souvent les représentants des personnels)

Il s'agit d'un préalable indispensable à toute politique de formation : il est nécessaire d'identifier une demande, un besoin de formation à titre individuel ou collectif, de concevoir une démarche et d'organiser un dispositif de recueil des besoins dans le but d'établir le plan de formation et d'évaluer les motivations (individuelles et collectives).

Le responsable formation est amené à répondre aux questionnements des agents, à leur donner des conseils, ce qui nécessite une bonne connaissance du cadre réglementaire de la formation, de savoir conduire des entretiens et d'apporter une ingénierie en matière de formation.

Mettre en œuvre et piloter le plan de formationrédaction de cahiers des charges, consultation d'organismes, constitution des groupes, évaluation des formations).

Le plan de formation permet de traduire les besoins de formation en objectifs de formation et objectifs pédagogiques, de planifier et coordonner les actions de formation, ce qui nécessite au préalable une négociation des arbitrages et d'apporter une argumentation sur les choix de formation.

Une fois le plan de formation établi, il convient de mettre en place les formations listées dans le plan. Pour ce faire, il convient de rédiger un cahier des charges précis de la formation, lancer des marchés publics de formation et sélectionner les intervenants et prestataires.

Évaluer le plan de formation

Il est nécessaire d'analyser l'impact de la formation sur les services et les situations de travail, de mesurer les acquis de la formation au regard des objectifs définis en amont. Ce rôle revient aussi au responsable formation en lien avec sa hiérarchie le plus souvent.

Assurer la gestion budgétaire du plan de formation

Un suivi budgétaire des actions de formation est nécessaire. Il faut traduire les actions en moyens budgétaires et hiérarchiser les priorités, élaborer un budget prévisionnel et réaliser des simulations.

Puis tout au long de la mise en place du plan, le responsable formation va suivre l'exécution budgétaire, rectifier les écarts entre prévisionnel et réalisé, et contrôler la gestion et les engagements de dépenses.

Élaborer différents documents :

modification du règlement formation en fonction des évolutions législatives, participation à l'élaboration du bilan social pour la partie formation, information des agents de la collectivité, communication auprès des élus, des agents, des directions... telles sont encore des missions incombant à cet agent.

Participer à diverses réunions au sein de la collectivité ou à l'extérieur 

(réunions avec les directions et services de la collectivité, avec le CNFPT - centre national de la fonction publique territoriale -, avec le réseau de responsables formation...).

Les compétences et les aptitudes indispensables requises pour exercer cette fonction charnière

La formation est donc devenue un outil indispensable au bon fonctionnement d'une collectivité. Il convient donc que l'agent qui mettra en œuvre cet outil de gestion de ressources humaines soit doté de compétences et d'aptitudes certaines. Le métier de responsable formation est un métier complet, transversal, passionnant, dynamique et enrichissant.

Une bonne connaissance du statut de la fonction publique et des métiers est nécessaire

Le responsable formation va devoir suivre constamment l'évolution des textes juridiques mais aussi celles des métiers, des missions de sa structure.

S'il travaille en autonomie, il apporte conseil aux agents et aux directions ou services, veille à ce que les reclassements des agents, pour lesquels la formation s'avère nécessaire, se déroulent dans de bonnes conditions en lien avec la cellule reclassement, anime des réunions, présente aux directions, aux agents et aux élus les nouveaux dispositifs de formation...

Adaptabilité et qualités relationnelles assureront une mission de qualité

Ce métier requiert une très bonne aisance relationnelle, une rigueur professionnelle, un sens de l'écoute et du conseil très prononcé (sens des relations humaines), un esprit d'initiative et d'analyse certain, ainsi qu'une grande capacité d'adaptation, de négociation et de communication...

Il peut être amené à encadrer une équipe de plusieurs agents, ce qui nécessite d'avoir des compétences en matière de management et de gestion d'équipe. Le métier de responsable formation nécessite une relative autonomie dans l'organisation du travail.

Exercer dans un service formation sera donc très valorisant tant sur le plan professionnel que personnel. Et la nouvelle réglementation en fait un métier d'avenir.

Cadre statutaire

• Catégorie: A, B
• Filière: Administrative
• Cadre d'emplois: attachés, rédacteurs