Responsable du service à la population

Conditions d’accès :

• Concours externe et interne avec conditions de diplôme et/ou examen d'intégration en fonction du cadre d'emplois, concours troisième voie

Le responsable du service à la population définit et organise l’offre de son service en lien avec les besoins administratifs dédiés à la population. Etat civil, recensement et organisation des élections en sont les principales activités. Avec le développement de l’e-administration, le déploiement du système COMEDEC, les nouvelles modalités de délivrance des cartes d’identité et le transfert du PACS en Mairie…, ce service au public est en constante évolution. Rencontre avec Myriam Lanché, responsable du service population d’une Commune de 17 000 habitants.

Adapter le service aux besoins des usagers

Face aux changements de mode de vie, d’habitudes et de mœurs des habitants, les services à la population des Communes ont dû s’adapter. Aujourd’hui, une partie des demandes d’actes d’Etat civil peuvent être réalisées à distance via des formulaires en ligne, d’autres restent obligatoirement « physiques » et sur rendez-vous. « Depuis une dizaine d’années, le virage de la dématérialisation, voire de la simplification de certaines procédures, est amorcé. Le numérique prend de plus en plus de place d’années en années. Cette nouvelle approche a changé les habitudes de travail des agents qui ont dû se former aux outils informatiques et aux progiciels dédiés à leur mission. L’actualité législative est aussi plus intense (mariage pour tous, PACS, changement de sexe…) ce qui nécessite une « remise à niveau » régulière ».
Traitement des demandes via un portail dématérialisé, numérisation des actes, contrôle préalable aux demandes, rédaction de délivrance et d'apposition de mentions…, le responsable du service population veille au bon respect des procédures de son équipe. Il est aussi le garant de la qualité du service rendu.
Certaines demandes ne pouvant être dématérialisées, le service à la population reste un service dédié à l’accueil du public notamment pour la délivrance des cartes d’identités (s’il en est le guichet de délivrance) et certaines déclarations d’Etat Civil.

Recenser la population et organiser les élections

Le recensement de la population est une compétence de la Commune. Ce sont les Mairies, et donc le responsable du service de la population, qui supervise le recrutement des agents recenseurs formés par l’INSEE. Etablissement des listes des administrés, débriefing et organisation des tournées des agents recenseurs, centralisation et transmission des données à l’INSEE… tout est piloté au niveau du service à la population. « Mon rôle est de veiller à ce que tout s’enchaîne et se réalise correctement durant la campagne de recensement. Le service ayant suivi plusieurs recensements, les équipes sont rodées ! Comme pour le reste de nos missions, les habitants ont aussi la possibilité de remplir des formulaires en ligne via des codes sécurisés, ce qui limite le temps des visites à domicile ».

Côté élections, le responsable du service à la population a en charge l’établissement et l’actualisation des listes électorales, la mise en place des bureaux vote, la réalisation du dépouillement et la communication des résultats. « La Commune organise l’ensemble des scrutins électoraux, des européennes aux municipales en passant par les législatives et les présidentielles. Selon le calendrier, certaines années sont plus actives que d’autres !  Tout est régi par un protocole très strict et formalisé. Aucune place n’est laissée à l’improvisation. Justificatifs d’identité, inscription sur la liste, format des bulletins, neutralité des pièces… tout est contrôlé, recontrôlé, pour une impartialité des résultats ! ».

Travailler en relation avec d’autres acteurs institutionnels

Le service à la population est sollicité au quotidien par différents partenaires internes à la collectivité (Police Municipale, cimetières…) ou externes (Préfecture, ministère des Armées, l'INSEE (recensement), la CNIL (contrôle des données), les tribunaux, les impôts, les services hospitaliers, la CAF…. A la recherche d’informations sur des données d’Etat Civil, ils prennent attache directement avec la Commune de l’administré.  

Côté aptitudes

Être responsable du service à la population, c’est :

• connaître le code civil et les procédures administratives associées,
• être au courant des dernières actualités législatives en lien avec les thématiques du service et les appliquer,
• diriger une équipe, organiser les missions et traduire des priorités,
• garantir une éthique de service public et une qualité d'accueil des usagers,
• définir l’organisation des bureaux de vote,
• travailler avec les acteurs institutionnels du recensement (INSEE) et des élections (Préfecture),
• conduire des projets de dématérialisation des procédures,
• mobiliser des compétences managériales et logistiques,
• proposer et conseiller,
• disposer d’une aisance relationnelle et rédactionnelle,
• avoir un esprit d’analyse, de synthèse et d’anticipation.

Accès à la profession

Pour devenir responsable de service à la population, il n’y a pas de diplôme type. Selon la taille de la collectivité, et donc de l’importance du service, la fonction peut être ouverte aux cadres d’emplois des rédacteurs et des attachés territoriaux.
Une bonne connaissance des collectivités territoriales et une aisance avec les outils informatiques s’avèrent indispensable, d’autant plus, dans un contexte de développement de l’e-administration.