Secrétaire/assistant d’élu

Conditions d’accès :

• Concours externe et interne, avec conditions de diplôme et/ou examen d'intégration en fonction du cadre d'emplois, concours troisième voie.
• Possibilité de recrutement direct pour les cadres d’emplois de catégorie C en fonction

Le métier de secrétaire/assistant d’élu vise à accompagner le politique pendant la durée de sa mandature. Gestion de l’agenda, organisation des déplacements, élaboration et suivi des dossiers administratifs…, leur mission vise à faciliter le travail des élus sur le terrain mais également au sein de la collectivité. Au-delà du métier d’assistante « classique », le secrétaire/assistant d’élu connaît les rouages et le fonctionnement des collectivités locales ainsi que les délégations politiques. Bon relationnel, disponibilité, aisance rédactionnelle et discrétion sont les qualités indispensables pour exercer cette profession. Rencontre avec Marie Benedot, secrétaire de 4 vice-présidents au sein d’un Département.

Être l’interface entre les élus et les services ou les administrés

Point d’entrée des services ou des partenaires extérieurs, le secrétaire d’élu renseigne ou relaie, si nécessaire, vers l’interlocuteur compétent pour traiter la demande. Sollicité de toute part, il doit être capable d’analyser rapidement les demandes et d’évaluer leur degré d’urgence opérant ainsi un premier filtrage. En fonction de ces paramètres, un relais est assuré auprès de l’Elu. « Travailler pour un élu c’est aussi développer une relation de confiance entre les deux parties. C’est une condition sine qua none pour que la relation fonctionne au mieux. En tant qu’assistante, je suis le premier «maillon de la chaîne» pour tous les contacts. Il est important que je véhicule une « bonne image » et soit réactive aux attentes des différents interlocuteurs. En amont, c’est également mon rôle de solutionner ou de « dégrossir » certaines sollicitations pour ne laisser que les situations plus complexes au traitement de l’Elu. Mon objectif est de lui faire gagner du temps ! ».

Gérer les affaires courantes, organiser l’agenda professionnel

Prise de rendez-vous, mise en place de réunions, suivi du courrier et des parapheurs, organisation des déplacements, élaboration de dossiers de travail... toutes ces tâches composent le quotidien d’un secrétaire d’élu. Pour mener à bien ces missions, il sollicite régulièrement l'ensemble des services et les partenaires extérieurs. Habitué à jongler avec les impératifs de chacun, il organise les rendez-vous en effectuant des choix en concertation avec les priorités de l'élu dont il relève. « Pour exercer ce métier il faut avoir une bonne mémoire et être habitué à traiter plusieurs situations en même temps. Composer avec de nombreuses priorités est le quotidien, notamment pour l’élaboration de l’agenda. Les élus étant sollicités de toutes parts, il est  récurrent d’avoir plusieurs « évènements » ou réunions en même temps. Il faut donc rapidement faire des choix, gérer les réponses ou trouver d’autres représentants. Lorsqu’il s’agit de rendez-vous en dehors de la collectivité, j’organise également les déplacements ».
Bien organisé, le secrétaire d’élu a toutes les situations/dossiers en tête ; il est aussi à même de rédiger, pour chaque dossier, des synthèses permettant à l’élu de prendre rapidement connaissance des situations.

Côté aptitudes

Être secrétaire/assistant d’élu, c’est :

• connaître l’environnement territorial et les acteurs publics,
• être rigoureux, réactif et autonome,
• disposer d’une bonne expression orale et écrite,
• avoir un sens pointu de l’organisation,
• définir des priorités et gérer des urgences,
• s’adapter aux divers interlocuteurs,
• superviser un agenda et les prises de rendez-vous,
• être à l’aise avec les outils informatiques et les logiciels de bureautique,
• avoir le sens du contact,
• faire preuve de discrétion,
• respecter le devoir de réserve,
• travailler sur des plages horaires étendues

Accès à la profession

Du bac pro au BTS, plusieurs formations professionnelles permettent d’accéder au métier de secrétariat :

• bac pro gestion-administration,
• bac technologique STMG (sciences et technologies du management et de la gestion),
• BTS AM (assistant de manager),
• BTS AG (assistant de gestion),
• DUT GEA (gestion des entreprises et des administrations),
• DUT GACO (gestion administrative et commerciale),
• DUT CJ (carrières juridiques)
• …

L’accès à la fonction publique se concrétise ensuite par le passage d’un concours de catégorie C (adjoint administratif de 1ère classe) ou de catégorie B (rédacteur). Dans la FPT, le premier grade du cadre d’emploi de catégorie C est néanmoins accessible sans concours.

Les possibilités d’évolution professionnelle s’effectuent par la réussite de concours ou d’examen professionnel de catégorie supérieure.