Acheteur / gestionnaire du patrimoine mobilier

Conditions d’accès :

Concours externe et interne avec conditions de diplôme et/ou examen d'intégration en fonction du cadre d'emplois, concours troisième voie.

Acheter du mobilier au meilleur rapport qualité/prix

A l’heure où les deniers publics se font rares, les administrations publiques et les collectivités territoriales élaborent de véritables stratégies d’achats afin de maîtriser leurs dépenses de fonctionnement. Le métier d’acheteur public se développe et se décline parfois dans certains domaines particuliers. Ainsi, l’acheteur/gestionnaire de patrimoine mobilier conseille et assiste les services prescripteurs dans l’évaluation et la définition de leurs justes besoins. Il chiffre les demandes, organise la procédure d’achat, puis s’occupe de l’affectation physique des biens. Rencontre avec Philippe Convert, acheteur/gestionnaire de patrimoine mobilier au sein d’un Département de 800 000 habitants.

Acheter et renouveler le mobilier en adéquation avec les besoins

L'acheteur/gestionnaire de patrimoine mobilier travaille en étroite collaboration avec les services pour identifier leurs besoins, déterminer la quantité de produits nécessaires ainsi que leurs fonctionnalités. Cette analyse, au plus près des usages, lui permet de concevoir des cahiers des charges précis et déclinables par domaine d’activités.
Force de conseil, il organise et planifie le renouvellement du mobilier en proposant des produits adaptés voire des nouveautés à expérimenter. Pour cela, il a une connaissance très fine des produits et des marchés dans lesquels ils évoluent. A ce titre, l'acheteur/gestionnaire de patrimoine mobilier assure une veille continue sur les normes et les actualités en matière de mobilier, participe à des salons professionnels et « entretient » des contacts avec des fournisseurs potentiels.
« Avant tout achat, il est important d’évaluer le besoin, d’estimer sa pertinence par rapport à son coût et de trouver la solution la plus appropriée pour y répondre. Si celui-ci est validé, et en fonction des montants engagés, j’active les accords-cadres ou lance une procédure de marché classique. Il s’ensuit le choix des fournisseurs, la commande des produits et le suivi des livraisons. Mon rôle est d’acheter aux meilleures conditions de prix, de qualité, de délais et de service après-vente tout en incluant des clauses environnementales et sociales. Outre l’achat, j’évalue également la satisfaction des services prescripteurs ainsi que les gains financiers et qualitatifs obtenus. En cas de dysfonctionnement ou de mauvaises appréciations du produit, je mets en place les mesures nécessaires pour y remédier ».

Mettre en place un suivi minutieux des stocks et des affectations

Bien connaître le mobilier affecté comme stocké est un paramètre indéniable pour « mobiliser » ensuite une stratégie d’achat pertinente, efficiente et source de gain. Avoir une vision globale du « parc mobilier » est une garantie de réactivité et de pertinence dans les solutions apportées en cas de demande d’achat ou de renouvellement.
« Le poste que j’occupe actuellement a fortement évolué depuis 3 ans, passant de la « fonction de guichet » à la « fonction de conseil et d’optimisation des moyens ». Pour ce faire, un important travail de diagnostic et de réflexion sur le terrain avec les services du Département mais également les établissements scolaires, les restaurants collectifs et les services aux besoins professionnels spécifiques (laboratoires, médico-sociaux…) a été mené. Cette démarche a permis à la collectivité de connaître précisément les mobiliers en place, leur état d’usage et d’apprécier au plus juste les besoins de renouvellement facilitant ainsi la mise en place de la programmation pluriannuelle. A partir de cet état des lieux, les procédures ont été revues et les bases de données étoffées. En parallèle, des cahiers des charges par activité ont été conçus ou actualisés ».
L’acheteur/gestionnaire de patrimoine mobilier organise des visites de terrain pour recenser et pour apprécier les besoins mais également pour contrôler les livraisons. « Les échanges sur le terrain sont enrichissants ; ils permettent de construire un vrai dialogue de gestion et de trouver des solutions autre que l’achat automatique. Ainsi, je « jongle » entre le stock disponible, des réaffectations éventuelles et de nouvelles commandes ».
Au-delà de la gestion de stock, ce professionnel organise également l’inventaire physique du mobilier et son suivi dans le logiciel patrimonial.

Acheteur/gestionnaire de mobilier, c’est :

• élaborer des cahiers des charges en adéquation avec les usages (scolaire, cuisine, administratif, accueil de public, espaces partagés…), les besoins et les contraintes de la collectivité,
• mettre en œuvre des procédures de marchés publics,
• piloter et suivre l’exécution des marchés,
• estimer la performance de l’achat,
• être sensibiliser aux questions d’ergonomie et de postures au travail,
• avoir des notions en finances et comptabilité publiques,
• savoir élaborer et gérer un budget,
• conseiller, orienter et arbitrer,
• négocier les prix,
• connaître le marché du mobilier,
• suivre un inventaire physique,
• utiliser des logiciels financiers, de bureautique et de gestion de bases de données,
• travailler en équipe,
• rendre compte et assurer un reporting,
• être à l’écoute des différents interlocuteurs,
• faire preuve d’autonomie, d’organisation et de capacité d’initiative.

Accès à la profession

Très courant dans l’industrie ou la grande distribution, le métier d’acheteur tend à se développer dans la fonction publique.

De bac + 2 à bac + 5, plusieurs diplômes permettent d'accéder au métier d'acheteur, en grande partie tournés vers le monde de l’entreprise :

• à bac + 3, une licence professionnelle - spécialité « achats » ou un diplôme obtenu auprès d'un Institut Supérieur des Achats et des Approvisionnements (ISAAP) ;
• à bac + 5, un diplôme d'une école supérieure de commerce ou d'une école d'ingénieurs avec une spécialisation commerciale.

Les masters pros dans le domaine commercial ou dans celui des achats ont aussi la cote.