Agent d'accueil des établissements d'enseignement

  Fonction publique territoriale

• Adjoint administratif territorial parfois adjoint technique des établissements d'enseignement
• Catégorie C

 

Conditions d'accès :

• Concours externe avec conditions de diplôme, concours interne avec ancienneté, ou concours troisième voie pour accéder au grade d'adjoint administratif ou d'adjoint technique des établissements d'enseignement de 1ere classe
• Recrutement direct, donc sans concours, sur le 1er grade du cadre d'emplois des adjoints administratifs ou adjoints techniques des établissements d'enseignement
• Un stage d'un an après nomination sur les grades de 2ème et de 1ère classe

 

L'agent d'accueil dans un college ou un lycée, le premier contact avec l'établissement scolaire ...

Ouvrir le portail, basculer  les appels téléphoniques, gérer les entrées et les sorties, renseigner les différents interlocuteurs...telles sont les principales missions de l'agent d'accueil dans un collège ou un lycée. Premier contact physique ou téléphonique, il est « LA » personne ressource pour les élèves, leurs parents ou toute autre personne susceptible d'intervenir dans l'établissement.

 

Le «visage» de l'établissement

De sa loge, l'agent d'accueil représente l'image de l'établissement. Son attitude et sa capacité à offrir un service public de qualité sont donc très importantes. Il doit s'avoir s'adapter à des publics très différents aussi bien en terme d'attentes que de tranches d'âge.

Ces agents, fonctionnaires territoriaux, sont respectivement du personnel de la Région quand ils exercent dans un lycée et du Département quand ils sont affectés dans un collège.

Auparavant personnels de l'Education Nationale, ils ont rejoints la fonction publique territoriale  suite à la loi du 13 aout 2004, dite « acte II » de la décentralisation.

Si leurs missions restent pour partie inchangées suite à ce transfert, ils restent sous la responsabilité du chef d'établissement pendant l'exercice de leurs fonctions, tout en relevant statutairement de leur employeur territorial.

 

Accueillir, renseigner, orienter

L'agent d'accueil est chargé d'accueillir, de renseigner et d'orienter les visiteurs. Fournisseurs, professeurs, agents de la Région ou du Département (selon qu'il s'agisse d'un lycée ou d'un collège), prestataire, parents d'élèves, et bien sur les élèves sont autant de publics auxquels il doit s'adapter. Il peut avoir la responsabilité de les accompagner, si nécessaire, jusqu'à leur lieu de rendez-vous ou les faire patienter en attendant qu'ils soient pris en charge par le bon interlocuteur.

En parallèle, il contrôle l'accès à l'établissement, vérifie l'identité des visiteurs et les autorisations de sortie, guide les fournisseurs... Pour répondre aux appels téléphoniques ou aux interrogations des parents, ce professionnel se tient au courant de l'actualité du collège ou du lycée. De plus, leurs missions d'accueil les positionnent à une place charnière au sein de l'établissement scolaire.

 

Maîtriser l'informatique, un plus

De plus en plus, l'agent d'accueil se diversifie en utilisant l'outil informatique : courrier électronique, conception de documents d'information ou de signalétique, usage d'un intranet, recherche de renseignements sur internet... Dans certains établissements, il peut disposer de droit lui permettant de visualiser les emplois du temps des élèves. Grâce à ces éléments d'information, il est en mesure de renseigner, les parents notamment, sur la vie de l'établissement (absence de professeur, horaire de sortie...). En parallèle, il peut seconder l'équipe administrative (agent de l'Etat) sur l'affranchissement et la distribution du courrier.

 

Côté profil...

Bonne présentation, sourire, diplomatie, qualités relationnelles, facilités d'élocution et de compréhension, gestion du stress... sont autant d'éléments incontournables pour exercer ce métier. Connaitre le fonctionnement de l'établissement ainsi que les personnes qui y travaillent s'avère nécessaire pour surveiller les flux et renseigner les visiteurs.

 

Denise Barron, agent d'accueil dans un collège de 1 000 élèves

 

En quelques mots, expliquez-nous votre parcours professionnel ?

Je suis agent d'accueil depuis 4 ans. Auparavant et durant 20 ans, j'étais cuisinière dans un collège de 800 élèves. Suite à des problèmes de santé, j'ai dû abandonner ce métier et me reclasser professionnellement. Basculer sur un poste d'accueil était l'une des solutions qui s'offraient à moi. J'ai eu la chance de pouvoir trouver un poste dans un établissement proche de mon domicile. Cette reconversion s'est faite « en douceur ».

Quel a été votre atout pour ce nouveau challenge ?

De nature communicative, j'aime le contact. Echanger, renseigner, orienter vers le bon interlocuteur... a été relativement aisé pour moi. Afin de répondre au mieux à mes nouvelles fonctions, j'ai suivi des formations «Accueil des publics» et « Accueil des publics difficiles ». Les bases en poche, j'ai «construit» mon poste au fil du temps en collaboration avec l'équipe administrative et la vie scolaire.

Quelles sont vos tâches principales ?

Tous les matins, j'ouvre les portes à 7h45. Je surveille ensuite l'arrivée des collégiens. Parallèlement, je réponds aux appels téléphoniques qui concernent principalement des parents signalant l'absence de leur enfant. Une fois le « flot » d'élèves passé, je referme tous les accès. Chaque heure, je répète cette opération tout en vérifiant les autorisations de sortie. Outre la gestion des flux et du standard, je m'occupe de la navette du courrier : distribution, affranchissement, dépôt au bureau de poste...  Etant donné que je connais bien l'établissement, son personnel et ses procédures, je réalise dorénavant un filtrage plus soutenu des appels téléphoniques en fournissant un 1er niveau d'informations. Grâce au logiciel de la vie scolaire, je peux répondre rapidement aux interrogations des parents (emploi du temps, absences...). Je pars du principe qu'il faut satisfaire l'usager sur un temps restreint.

Pour vous, être agent d'accueil dans un établissement scolaire, cela signifie quoi ?

Etre agent d'accueil, ce n'est pas uniquement appuyer sur un bouton pour l'ouverture du portail ou transférer une communication téléphonique... c'est une multitude de petites tâches qui facilitent la vie au sein de l'établissement. Je suis donc « une facilitatrice » !

Les indispensables pour exercer ce métier ?

La connaissance de l'établissement et de ses acteurs, l'adaptabilité à tout public, le sourire, la constance dans l'attitude, la polyvalence sont incontournables... sans oublier  le stylo et le bloc-notes qui eux sont indispensables !