Officier d'état civil

Filière administrative

• Adjoint administratif (catégorie C)

Conditions d'accès :

• Concours externe et interne avec conditions de diplôme et/ou examen d'intégration en fonction du cadre d'emplois, concours 3evoie
• Mise en stage directe pour les cadres d'emplois de catégorie C en fonction du grade (2e classe)

Un métier incontournable dans une mairie

Naissance, mariage, adoption, décès... l'officier d'état civil instruit et réalise les actes d'état civil. Cet agent territorial délivre également les livrets de famille et assure la tenue des registres officiels. Outre la production de ces documents administratifs, ce professionnel peut assurer l'accueil téléphonique et physique du public.

Instruire et rédiger les actes d'état civil

L'officier d'état civil fait partie intégrante du personnel de la Commune. Souvent seul dans les petites communes ou intégré à un service propre d'état civil, il réceptionne les déclarations de naissance, de décès, de reconnaissance parentale... en vue d'établir les actes d'état civil correspondants.

Par ailleurs, il est sollicité pour constituer les dossiers de mariage et délivrer les livrets de famille. L'officier d'état civil communique aussi les autorisations de fermeture de cercueils, tient à jour les registres et plus rarement signale le « caractère inopportun » d'un prénom.

Garantir l'authenticité des actes

Ce professionnel est garant de la confidentialité et de l'authenticité des actes. Pour la rédaction de chacun d'entre eux, il engage sa responsabilité civile et professionnelle en cas d'erreur ou d'oubli. Afin d'être « en phase » avec l'actualité législative, il se tient au courant, grâce à une veille assidue des informations générales relatives à l'état civil (IGREC).

Accueillir et renseigner le public

L'officier d'état civil assure souvent l'accueil physique et téléphonique de la mairie sur les questions d'état civil. Au guichet d'accueil, il renseigne les usagers sur les modalités et les procédures à suivre selon leur situation.

Si la commune dispose d'une maternité ou d'un établissement d'accueil pour personnes âgées, l'officier d'état civil peut être amené à se déplacer sur site pour effectuer certaines démarches (renseignement du livret de famille, numérisation de pièces).

Dans le cadre du développement de l'e-administration, il assure une partie du traitement des demandes via des formulaires automatisés. Il peut également être sollicité par messagerie électronique. La nécessité de maîtriser les outils informatiques de gestion et de communication est donc indispensable pour exercer ce métier.

Officier d'état civil requiert des savoir-faire comme :

• maîtriser les techniques d'accueil et de régulation ;
• savoir écouter et interpréter une demande ;
• connaître la réglementation dans le domaine très spécifique qu'est le droit civil : savoir utiliser les différentes réglementations en la matière (dont le Code Civil), les lire et les interpréter si besoin ; appliquer les procédures de rédaction des actes d'état civil ;
• connaître la législation relative aux IGREC ;
• détenir des notions de généalogie ;
• être à l'aise avec l'outil informatique et les logiciels de traitement de texte ;

Côté formation

L'officier d'état civil appartient au cadre d'emplois des adjoints administratifs de la fonction publique territoriale. Il est recruté suite à sa réussite au concours d'adjoint administratif de 1re classe, qui relève de la catégorie C (diplôme sanctionnant un niveau 3e : brevet, CAP...). Même si l'accès au concours d'adjoint administratif est possible avec le diplôme national du brevet ou un CAP, il faut avoir à l'esprit que de nombreux candidats sont titulaires a minima du bac.

Issu de la filière administrative et accessible via le concours d'adjoint administratif, une évolution peut ensuite être envisagée sur un poste de catégorie B, sanctionné par le concours de rédacteur territorial.

Témoignage

Nathalie Bertand est officière d'état civil dans une ville périurbaine de 15 000 habitants. En poste depuis 23 ans, elle instruit les demandes d'actes d'état civil des usagers pour le compte d'une commune en pleine extension.

En quelques mots, pouvez-vous nous expliquer comment s'organise votre mission ?

Je suis rattachée au service de la population. Au sein d'une équipe de 3 personnes, je traite toutes les demandes et les dossiers relatifs aux questions d'état civil. Pour cela, je suis en contact permanent avec le public qui afflue au rythme de la journée. Après une première appréciation du besoin, j'informe l'usager des justificatifs nécessaires puis je réalise l'extraction du document à partir de notre progiciel. Les demandes peuvent également arriver par voie électronique. Étant donné que la Commune compte une maternité et plusieurs établissements d'accueil des personnes âgées, je me déplace sur site pour enregistrer les naissances et les décès. Dans le dernier cas, si la personne ne réside pas sur le territoire communal, l'acte est transmis à la commune concernée afin qu'elle puisse mettre à jour ses registres d'état Civil.

L'autre volet de mon métier s'articule autour de la constitution des dossiers de mariage. Selon la complexité de la situation (nationalité des époux, nécessité d'un traducteur, contrat de mariage, suspicion de mariage « forcé », « blanc »...), la procédure est plus ou moins rapide à traiter.

Qu'appréciez-vous le plus dans votre métier ?

Si mes missions peuvent sembler relativement identiques, chaque situation individuelle est particulière. J'apprécie ce contact avec les usagers. Moments joyeux ou tristes, l'état civil demeure un passage obligatoire pour les habitants. En 23 ans de carrière, des « liens » se sont tissés avec certains. Je les ai souvent auditionnés pour leur mariage, puis revus lors des déclarations de naissance de leurs enfants.

Lors des déclarations de décès, mon rôle va au-delà de la formalité d'état civil. Souvent déboussolées, les familles nous questionnent sur les autres démarches qu'elles ont à accomplir. Avec l'expérience, on les guide au mieux vers les organismes concernés en leur fournissant notamment un certain nombre de contacts. Intervenir dans une ville de 15 000 habitants me permet de garder cette approche « humaine » moins standardisée que dans les grandes villes.

Avec le recul, quelles sont les principales évolutions de votre métier ?

Les « règles » ont peu changé, c'est la manière de les appliquer ou de les réaliser qui est différente. Ces 10 dernières années, l'effort a été porté sur la simplification des procédures, notamment en développant l'e-administration et les formulaires automatisés. L'objectif est de faciliter la prise en charge des demandes et d'améliorer la prise de contact à distance avec le citoyen.

Ma commune a aussi beaucoup évolué. En plein « boom » démographique, l'augmentation de la population génère obligatoirement plus de demandes d'actes d'état civil. En parallèle, le nombre d'agents affecté à cette compétence a été réduit, compensé par la généralisation de l'outil informatique. Contrairement aux idées reçues, le métier d'officier d'état civil est en grande partie un métier de contact, et pas uniquement d'agent administratif !