Agent de gestion comptable

Fiche métier agent de gestion comptable

Conditions d’accès :

Le métier agent de gestion comptable est accessible via le concours adjoint administratif. Vous pouvez devenir agent de gestion comptable via:

• le concours externe et interne avec conditions de diplôme et/ou examen d’intégration en fonction du cadre d’emplois, concours troisième voie
• Possibilité de recrutement direct pour les cadres d’emplois de catégorie C en fonction du grade (2e classe)

Règlement des factures d’énergie, de fournitures de bureau, de téléphonie, d’affranchissement du courrier…, achats d’outillages et de matériaux, suivi des marchés, des contrats de maintenance et de la flotte des véhicules… les missions des agents comptables couvrent de nombreux domaines d’activités. Indispensables au bon fonctionnement des administrations, ils veillent à l’acquisition optimisée des besoins tout en garantissant une gestion comptable rigoureuse des dépenses et de leur paiement. Zoom sur ce métier alliant « rythmique » des chiffres, organisation et sens du relationnel.

Agent de gestion comptable : Garantir le fonctionnement des services…

Au quotidien, les administrations (services de l’Etat, collectivités territoriales et hôpitaux) « consomment » des biens et des services pour fonctionner. A ce titre, elles reçoivent un certain nombre de factures à traiter selon les modalités de dépenses publiques. Ce travail incombe aux agents comptables. Selon la taille et l’organisation de la structure, ce dernier peut être polyvalent ou référent sur un domaine d’activités identifié.

Au vu des besoins, l’agent comptable analyse tout d’abord la demande. S’agit-il d’un achat spécifique ou habituel ? Est-il couvert par un marché ? Les fournisseurs sont-ils identifiés dans la base ? Le rapport qualité/prix est-il satisfaisant ? Une fois ces réponses en main, il active la meilleure solution d’achat, en adéquation avec la procédure de son établissement. Il édite alors un bon de commande et engage la dépense. Puis, le service demandeur est informé du traitement de sa requête.

…Payer les factures

Quand l’étape d’achat est achevée et le « service fait » accompli, interviennent alors le suivi, la liquidation et le classement des diverses factures :

• factures courantes (traiteur, outillage, gaz, chauffage, électricité, péage...) ;
• factures dans le cadre de marchés publics (fourniture de mobilier de bureau, climatisation, entretien des véhicules, téléphonie, photocopieurs, sécurité des bâtiments, nettoyage, dépannage...).

Dans les deux cas, l'ensemble des pièces comptables est centralisé, avant tout mandatement, le plus souvent dans un logiciel de gestion financière. Chaque facture est vérifiée puis « rapprochée » de son bon de commande. Dès l'émission du mandat, tous les documents sont transmis au payeur.

Sur cette opération, la réactivité et la rigueur de l’agent comptable sont des qualités importantes. Plus vite le mandatement est réalisé, plus courte sera l’attente du paiement pour les fournisseurs. A noter qu’un délai légal de 30 jours est imposé aux administrations.

En cas d’anomalie ou de service non réalisé, l’agent comptable doit entreprendre de solutionner les contretemps le plus rapidement possible.

Et suivre et analyser des données

Parallèlement aux procédures d'achat, l’agent comptable renseigne des tableaux de bord répertoriant tout nouvel élément ou changement. Ce document permet notamment l’identification des surconsommations, des fuites éventuelles, des anomalies... mais également de disposer d’informations globales à un instant déterminé. Ainsi, les agents comptables participent activement à l’alimentation de base de données. Par ce biais, ils lancent et analysent des requêtes pour une vision plus fine des lignes de dépenses.

Côté aptitude

Un agent comptable, c’est :

• être rigoureux, réactif et autonome,
• savoir définir des priorités,
• maîtriser les bases des marchés publics,
• connaître les procédures comptables et financières,
• être à l’aise avec les outils informatiques et les logiciels de bureautique,
• avoir le sens du contact,
• respecter le devoir de réserve.

Côté formation

Les diplômes professionnels sont nombreux, ils vont du bac au bac + 3 et peuvent se préparer en formation initiale ou en alternance :

• Bac pro gestion-administration
• BTS CGO (comptabilité et gestion des organisations)
• DUT GEA (gestion des entreprises et des administrations), option « gestion comptable et financière ».

Témoignage

Sandie Levacher est agent de gestion comptable au sein d’un établissement public de coopération intercommunale de 65 000 habitants. Après un contrat d’apprentissage de 2 ans, elle a intégré le service administratif et financier de sa collectivité. Mise en stage suite à un départ à la retraite, elle peaufine son expérience professionnelle en vue de passer le concours d’adjoint administratif de 1ère classe.

Comment s’organise la journée d’un agent de gestion comptable ?

Seule sur le poste, je suis tenue d’être organisée et rigoureuse. En effet, le moindre retard de paiement a des répercussions sur ma collectivité en termes « d’image » mais surtout en termes de pénalités financières. En fonction des priorités, j’organise ma journée.
Ainsi, si j’ai une demande expresse d’un service, je vais essayer d’y répondre au plus vite afin de ne pas le bloquer dans ses tâches. Tout d’abord, j’analyse son besoin : Est-ce une prestation gérée par un marché ? Dispose-t-on de fournisseurs dans ce domaine ? Une fois ces éléments en main, je prends contact avec le ou les prestataires pour disposer de devis, comparer les offres et, ainsi, établir un bon de commande. Savoir apprécier le bon rapport qualité/prix est important car la dépense s’opère avec des fonds publics ; les utiliser à bon escient est primordial. Sinon, je traite les factures en attente de paiement.

Pouvez-vous nous en dire plus à ce sujet ?

Les modalités de paiement des dépenses publiques diffèrent de celles de la comptabilité privée. Cependant, la logique reste la même. Par exemple, pour traiter les factures, « je ne détiens pas le chéquier de la collectivité » pour régler les fournisseurs. Chaque paiement passe par un mandatement auprès du trésor public (le payeur) qui verse au nom de ma collectivité les sommes dues aux prestataires.
C’est pourquoi, avant de déclencher le paiement, toute une procédure comptable doit être respectée : vérification du service fait, pièces comptables conformes, bon de commande rattaché au mandat, édition du mandat et transmission à la trésorerie…
Après vérification de tous les justificatifs, le payeur procède au virement des fonds. De mon côté, je m’assure que tout suit son cours.

Outre les commandes et les paiements, quelles autres tâches incombent à un agent de gestion comptable ?

Je suis les lignes budgétaires dont j’ai la responsabilité. Pour cela, je mets à jour des tableaux de bord qui me permettent d’avoir une vision globale de la répartition des dépenses. A partir des données chiffrées, je réalise des tableaux synthétiques et des graphiques que je présente au minimum une fois par mois à mon responsable hiérarchique.

Qu’appréciez-vous le plus dans vos missions ?

Le contact avec mes collègues et les fournisseurs. Contrairement aux idées reçues, le métier d’agent comptable engendre beaucoup de contacts et n’est pas uniquement basé sur la manipulation de « chiffres ». Sans une aisance relationnelle, il est compliqué de l’exercer. C’est une fonction support au service des services.