Assistant(e)s de direction

Un soutien essentiel pour faciliter la mission de leur supérieur hiérarchique

Les assistant(e)s de direction ont en charge la gestion des affaires courantes liées aux fonctions d'un élu ou d'un directeur de service/de structure. Prise de rendez-vous, mise en place de réunions, suivi du courrier et des parapheurs, organisation des déplacements, élaboration de dossiers de travail... composent leur quotidien. Pour mener à bien ces missions, ces personnels incontournables sollicitent régulièrement l'ensemble des services et les partenaires extérieurs. Cette fonction, souvent très féminisée, est de plus en plus fréquemment assurée par des hommes, même si encore beaucoup s'en étonne !

Organiser l'agenda professionnel de l'élu ou du cadre

Les assistant(e)s de direction organisent les rendez-vous de leur responsable en jonglant avec les différentes demandes. Souvent très sollicités, ils doivent effectuer des choix en concertation avec les priorités de l'élu ou du cadre dont ils relèvent. À ce titre, une relation de confiance entre les deux parties s'avère être une condition sine qua none pour que la relation fonctionne au mieux. Les assistant(e)s de direction sont les « premiers filtres » pour tous contacts, ils véhiculent aussi une certaine image d'où l'importance de leurs capacités relationnelles.

Assurer son secrétariat

Une administration, (qu'elle soit d'État, territoriale ou hospitalière) a toujours beaucoup de documents qui transitent par le bureau d'un décideur. Parapheurs, courriers, dossiers de travail, rapports... sont envoyés par les services pour signature ou pour information. Afin d'en assurer un suivi précis, les assistant(e)s de direction peuvent tenir à jour une base de données ce qui leur permet de renseigner les services sur l'état d'avancée de leur document dans le circuit de validation.

En parallèle, leur responsable peut être émetteur d'informations. Dans ce cas, ils ont en charge de transmettre ces données aux services et aux partenaires concernés. Ils assurent également toute la correspondance de leur superviseur.

Outre le secrétariat, les assistant(e)s de direction gèrent l'accueil physique et téléphonique de l'élu ou du cadre ainsi que l'organisation de ses déplacements professionnels.

Préparer et planifier des réunions

Les assistant(e)s de direction assurent toute la logistique de l'organisation des réunions. Du blocage de la date au compte rendu final, ils interviennent sur les différentes étapes : rédaction d'ordres du jour et de comptes rendus, transmission de documents de travail, accueil des participants, prise de note lors de l'entrevue...

Pour faire face à ces situations fréquentes, le métier d'assistant(e) de direction requiert une connaissance approfondie de l'actualité et des compétences de la structure qui les emploie. Les assistant(e)s de direction doivent savoir au plus vite quel service solliciter, à qui faire appel, sur qui s'appuyer ? Etc.

Vous l'aurez compris, les missions d'assistant de direction sont très variées. Discrétion, autonomie, rigueur et capacités relationnelles sont des qualités indispensables au poste qu'ils occupent.

Issu de la filière administrative, le métier d'assistant de direction est accessible via un concours de type interne.

Les assistant(e)s de direction appartiennent à la filière administrative. Ces fonctionnaires peuvent occuper :

• soit des postes de catégorie C relevant des cadres d'emplois des adjoints administratifs accessibles soit au recrutement direct soit par concours ;
• soit des postes de catégorie B : celui des rédacteurs pour les postes de la fonction publique territoriale ou de secrétaire administratif pour ceux de l'État ou de l'hôpital. Dans ces cas, l'obtention du concours est obligatoire.