Instructeur de dossiers MDPH (Maisons départementales des personnes handicapées)

Conditions d’accès :

• Concours externe et interne avec conditions de diplôme et/ou examen d'intégration en fonction du cadre d'emplois, concours troisième voie
• Mise en stage directe pour les cadres d’emplois de catégorie C en fonction du grade (2e classe)

Les Maisons départementales des personnes handicapées (MDPH) reçoivent et instruisent les demandes des usagers relatives aux prestations liées au handicap. A ce titre, les instructeurs de dossiers sont mobilisés pour traiter et classer l’ensemble des pièces administratives constituant chaque dossier individuel. En parallèle, ce professionnel assure un accueil téléphonique et/ou physique du public pour l’épauler dans ses démarches.

Accueil téléphonique et physique

Informer l’usager de ses droits, le cas échéant l’aiguiller vers un autre organisme, étudier une situation particulière ou l’état d’avancement d’un dossier...,  les instructeurs assurent un service qualitatif en fournissant des explications complémentaires et adaptées à la demande.

Vers l’instruction de dossiers 100 % numérique

Les MDPH ont été mises en place au 1er janvier 2006. Afin de gagner en efficacité et de réduire « l’accumulation » de papiers, la plupart de ces structures ont opté pour un dossier dématérialisé.
Tout est accessible en version numérique permettant ainsi aux professionnels de la MDPH (instructeur, coordinateur, médecin…) d’accéder aux documents composant le dossier de l’usager en temps réel et en simultané. Véritable plus-value, la GED facilite le partage d’informations et améliore les procédures de travail en générant un gain de temps et un archivage optimisé des informations.
L’instructeur de dossier scanne les documents reçus par courrier et les intègre au dossier numérique de l’usager après vérification. En cas de pièces manquantes, il en avise l’intéressé par courrier. Au fur et à mesure de l’analyse de la demande par les acteurs médico-sociaux, l’instructeur actualise les situations. Quand les propositions de la MDPH sont validées, il les notifie à l’usager.
« Premier et dernier maillon de la chaîne », l’instructeur est le garant administratif de l’avancée du dossier et travaille en étroite collaboration avec l’ensemble des corps de métiers de la MDPH.

Instructeur de dossiers MDPH, c’est :

-    disposer de rigueur et du sens de l’organisation,
-    maîtriser les logiciels de bureautique,
-    apprécier le contact et être à l’écoute des usagers,
-    savoir travailler en équipe,
-    faire preuve d’adaptabilité,
-    connaître les procédures et les partenaires relatifs au domaine du handicap,
-    s’informer de l’évolution de la législation.

Témoignage

Adeline Vasseur est instructrice de dossiers au sein d’une maison départementale des personnes handicapées (MDPH). En poste depuis la mise en place de ce groupement d’intérêt public, elle a vu ses missions évoluées notamment suite à la dématérialisation de dossier de l’usager. Zoom sur un métier administratif où le sens du contact a toute son importance.

Comment s’organise votre mission ?

Chaque jour, la MDPH reçoit des pièces administratives d’usager. Il peut s’agir d’actualiser des informations, de renouveler des demandes ou de créer un dossier. Selon le cas, j’ai à charge de répertorier ces documents dans notre outil de gestion documentaire. Au fur et à mesure du processus de traitement, je m’occupe d’actualiser le dossier et d’effectuer les démarches nécessaires pour relancer ou informer les personnes des décisions actées. Au quotidien, j’alterne opérations de saisie, de classement ou de publipostage. Outre cette gestion, je suis à l’écoute des usagers par téléphone ou sur rendez-vous.

Comment qualifieriez-vous votre rôle au sein de l’équipe pluridisciplinaire de la MDPH ?

En tant qu’instructeur de dossier, j’interviens à toutes les étapes de traitement des demandes. Je fais donc le lien avec l’ensemble des corps de métier de la MDPH : médecin, référent insertion, psychologue, ergothérapeute, coordinateur… Une fois les appréciations de chacun rendues, je mets à jour le dossier de l’usager et enclenche le reste du suivi. Mon rôle est donc essentiel car il facilite le bon déroulement des études de situation en combinant les approches de tous les professionnels. Si toutes les décisions ne sont pas renseignées dans les temps impartis, cela bloque l’avancée du dossier, et par péréquation, le travail des autres intervenants.

Selon vous, quelles qualités sont indispensables pour exercer ce métier d’instructeur de dossier au sein d’une maison départementale des personnes handicapées ?

Etre organisée et apprécier le contact avec le public sont indispensables. Le handicap étant un domaine complexe, faire preuve de « pédagogie » pour expliquer aux usagers leurs droits ou a contrario les aiguiller vers les partenaires compétents, est appréciable.
D’un point de vue global, savoir travailler en équipe et être à l’aise avec l’univers informatique sont, aujourd’hui, des atouts obligatoires sur des postes administratifs.