Adjoint chef de Bureau de l’appui territorial

Corps

Secrétaires administratifs (catégorie B)

Conditions d’accès :

Concours externe et interne avec conditions de diplôme et/ou examen d'intégration en fonction du cadre d'emplois, concours troisième voie

Le poste de secrétaire administratif est varié. Au sein d’un service de la Préfecture, ce professionnel peut exercer plusieurs métiers comme celui de gestionnaire ressources humaines, d’assistant comptable ou budgétaire, de gestionnaire administratif, d’adjoint au chef de pôle… Quel que soit le métier occupé, le secrétaire administratif maîtrise l’outil informatique, dispose de capacités rédactionnelles et est une personne « ressource » dans son domaine de compétences. Rencontre avec Marlène Rivat, adjointe au chef de Bureau de l’appui territorial dans une Préfecture.

Cordonner et animer le suivi des politiques publiques sur le territoire

Au sein des Préfectures, le Bureau d’appui territorial est l’interlocuteur direct des collectivités territoriales. Il organise et coordonne la politique en faveur de la ruralité et de l’accès aux services publics, il suit les opérations d’aménagement stratégiques pour le département (plan local de redynamisation, contrat de plan État-Région...). Il est également impliqué sur les projets locaux nécessitant de la coordination ou de l’ingénierie locale (fonds de soutien à l’investissement public local, contrats de ruralité…).
« Au quotidien, je travaille en étroite collaboration avec les communes, les intercommunalités et le Département mais également les chambres consulaires et l’ensemble des administrations publiques (CAF, CPAM, La Poste, CARSAT, Trésor public...). Je m’occupe notamment du suivi des contrats de ruralité, du dispositif France services et du schéma départemental d’amélioration de l’accessibilité des services au public (SDAASP). Une partie de mon travail est purement administratif : je traite le courrier et je réponds aux sollicitations des collectivités territoriales, je les renseigne et leur explique les différents dispositifs. Pour chaque thématique, je réalise le suivi du projet étape par étape. Je m’appuie également sur les directives données par ma responsable et Monsieur le Sous-Préfet. En somme, je suis un interlocuteur privilégié pour l’échelon local sur les questions en lien avec les politiques publiques d’aménagement portées par l’Etat. L’autre partie de mon poste consiste à animer les différents temps de rencontre liés à ces projets. A ce titre, je m’occupe de l’aspect logistique (programmation, réservation de salle, invitations, accueil des partenaires…) ainsi que de la rédaction des supports et des comptes rendus associés. Pour cela, disposer de capacités rédactionnelles et de synthèses est primordiale. Il faut également être à l’aise avec la prise de parole et savoir conduire un projet ».

Mettre en place un travail partenarial

Le suivi des missions du Bureau de l’appui territorial nécessite une relation partenariale avec l’ensemble des acteurs des différents projets menés. « Mon rôle est d’informer, de renseigner, de solliciter et d’animer un réseau de partenaires. Les projets en lien avec le développement de l’accès au service public m’amène à mobiliser régulièrement les mêmes partenaires. Au fil du temps une relation de confiance s’est installée ; je dispose également d’une bonne connaissance de leur domaine d’actions et de leurs « innovations » en cours. Bien connaître les interlocuteurs,  leurs compétences et leurs champs d’actions est une réelle plus-value pour faciliter l’aboutissement et la réussite des projets. Il est également important de compléter cette connaissance du territoire local par du benchmark à plus grande échelle. Ainsi, je me tiens aussi au courant des actions menées dans d’autres départements ».
Curiosité, rigueur et organisation sont indispensables pour exercer le métier de secrétaire administratif. L'adaptabilité et l'aisance relationnelle sont également de mises.

Secrétaire administratif, c’est :

• avoir des connaissances administratives et juridiques,
• connaître l'organisation et les missions de la Préfecture et des services déconcentrés de l'État,
• travailler en concertation avec les différents acteurs du territoire : communes, département, région, EPCI, chambres consulaires, administrations publiques…
• conduire des projets,
• renseigner les collectivités territoriales sur les politiques publiques,
• organiser des réunions et des comités de pilotage,
• disposer de capacités d'analyse et de synthèse,
• rédiger des courriers et des comptes rendus,
• synthétiser et organiser des informations,
• maîtriser l'outil informatique et les logiciels bureautiques,
• faire preuve de discrétion,
• être réactif,
• s’adapter aux situations et aux interlocuteurs,
• être autonome et rigoureux dans l’organisation du travail.

Accès à la profession

Les secrétaires administratifs sont recrutés sur concours ou exercent en tant que contractuels. Ils sont fonctionnaires de catégorie B de la fonction publique d’Etat. Le concours de secrétaire administratif est ouvert aux titulaires du baccalauréat.

Le concours de secrétaire administratif ouvre différentes opportunités de poste selon le service d’affectation. Ainsi, le titulaire de ce concours peut travailler au sein du ministère de la justice, au  Rectorat, dans une Préfecture ou une sous-préfecture, dans une direction départementale ou régionale…
En fonction de son poste, le secrétaire administratif peut participer à la gestion économique, financière ou administrative de son lieu d’affectation. Il est susceptible d’encadrer le personnel d’exécution. Gestionnaire RH, gestionnaire administratif et juridique, responsable d'un secrétariat, assistant de gestion, gestionnaire / assistant comptable et budgétaire,  responsable de greffe pénitentiaire,  régisseur des comptes nominatifs,  rédacteur, adjoint au chef d'un pôle dans un service d'administration centrale... sont des métiers qui relèvent du concours de secrétaire administratif.

Disposer d’une formation initiale en lien avec la comptabilité et les finances publiques, le droit constitutionnel, la gestion des ressources humaines dans les organisations est un plus pour faciliter la réussite au concours.
Même si le concours est ouvert au niveau BAC, la plupart des postulants ont a minima une licence.

Les formations pouvant être envisagées :

• DUT carrières juridiques, gestion administrative et commerciale des organisations, gestion des entreprises et des administrations…
• Licence en droit, administration économique et sociale, économie, gestion, sciences humaines, administration publique…

A l’issue de la formation initiale, suivre une préparation au concours via un organisme spécialisé ou à distance  permet d’optimiser ses chances de réussite.