Secrétaire administratif de l’Etat

Conditions d’accès :

• Concours externe, accessible au niveau bac  ou diplôme équivalent
• Concours interne pour les agents publics justifiant de 4 années de service public

A l’Etat, le secrétaire administratif travaille dans les Ministères, les services déconcentrés (Préfecture, sous-préfecture, direction régionale…), l’Education Nationale, la Police Nationale, les ambassades, les agences publiques… Rattaché à un directeur ou à un responsable de service, sa mission varie d’un service à l’autre. Rédaction de notes internes, réalisation de synthèse, diffusion d’informations…, le métier requiert une aisance rédactionnelle et une bonne connaissance des dispositions législatives et règlementaires.

Synthétiser pour informer

Au quotidien, le secrétaire administratif réceptionne puis transmet aux services concernés, les diverses informations et documents relatifs à la structure. Pour cela, il rédige des synthèses thématiques et des notes internes en traduisant les textes législatifs et règlementaires au cadre d’intervention de son service.
Afin d’être pertinent et à l’aise dans ses écrits, il dispose d’une solide connaissance en administration générale. Il maîtrise également la syntaxe ainsi que les règles d’orthographe.
Le secrétaire administratif de l’Etat exerce, par exemple, des fonctions d’adjoint de bureau ou d’assistant de direction.

Coordonner et épauler

Positionné entre les adjoints administratifs et les attachés dans la chaîne hiérarchique, le secrétaire administratif exerce des missions visant à mettre en œuvre des directives tout en facilitant l’aide à la décision. Son rôle de « rédacteur » va bien au-delà de simples fonctions de secrétariat. Il guide notamment les adjoints dans leur mission tout en faisant remonter les usages et les difficultés du terrain à son supérieur. Ce dernier peut s’appuyer sur la connaissance du terrain et les capacités rédactionnelles du secrétaire administratif pour mettre en œuvre sa stratégie d’action.
Selon la taille de l’équipe, le secrétaire administratif peut assurer un encadrement intermédiaire.

Côté aptitude

Être secrétaire administratif, c’est :

• disposer de capacités d’analyse, de rédaction et de synthèse,
• avoir des connaissances administratives et juridiques,
• connaître l’organisation et les missions des services déconcentrés,
• être rigoureux et méthodique,
• faire preuve de réactivité et d’autonomie,
• définir des priorités et gérer des urgences,
• s’adapter aux divers interlocuteurs,
• superviser un agenda et les prises de rendez-vous,
• être à l’aise avec les outils informatiques et les logiciels de bureautique,
• avoir le sens du contact,
• assurer le reporting d’informations,
• respecter le devoir de réserve.

Côté formation

Du bac pro au BTS, plusieurs formations professionnelles permettent d’accéder au métier de secrétariat :

• bac pro gestion-administration,
• bac technologique STMG (sciences et technologies du management et de la gestion),
• BTS AM (assistant de manager),
• BTS AG (assistant de
• DUT GEA ( gestion des entreprises et des administrations),
• DUT GACO (gestion administrative et commerciale),
• DUT CJ (carrières juridiques)
• …

L’accès à la fonction publique d’Etat se concrétise ensuite par le passage d’un concours de de catégorie B (secrétaire administratif). Les possibilités d’évolution professionnelle s’effectuent par la réussite de concours ou d’examens professionnels de catégorie supérieure.
Les effectifs du corps des secrétaires administratifs ont baissé par la double action des nombreux départs en retraite et du non-remplacement de certains.
Actuellement, le besoin en recrutement existe mais les profils ont changé. Des compétences en bureautique, Internet, communication et informatique sont indispensables.